采购管理供应商选择及评估工具.docVIP

一、工具应用背景与适用情境

在采购管理实践中，供应商作为供应链的重要环节，其选择质量与评估效果直接影响采购成本、物料供应稳定性、产品质量及企业运营风险。本工具适用于以下典型场景：

新供应商引入场景：企业首次开发某类物料/服务供应商时，需通过系统化流程筛选合格供应商；

现有供应商年度审核场景：对合作满1年的供应商进行年度绩效评估，决定是否续约或调整合作等级；

项目专项供应商筛选场景：针对特定项目（如新产品开发、大型工程采购）的临时性或高要求供应商，需快速完成资质与能力匹配评估；

多供应商比价场景：当某类物料需引入2家以上供应商以分散风险时，通过量化对比选择最优合作方。

二、供应商选择与评估操作流程

（一）第一步：明确采购需求与评估标准

操作内容：

需求梳理：根据采购计划明确物料/服务的技术参数（如规格、质量标准）、交付要求（如周期、地点）、数量、预算上限及特殊要求（如环保认证、定制化能力）。

制定评估标准：结合采购需求，从“硬性资质”与“软功能力”两个维度设定量化指标，形成《供应商评估指标体系》。

硬性资质（一票否决项）：营业执照、行业许可证（如食品供应商需SC认证）、ISO质量体系认证、相关资质证书（如医疗器械需ISO13485）；

软功能力（评分项）：价格竞争力（占20%）、交付及时率（占25%）、质量合格率（占30%）、技术支持能力（占15%）、财务状况（占10%）。

输出成果：《采购需求说明书》《供应商评估指标体系》。

（二）第二步：供应商寻源与初步筛选

操作内容：

寻源渠道：通过行业展会、企业自建供应商库、第三方平台（如1688）、行业协会推荐等渠道收集潜在供应商名单，初步筛选数量控制在5-8家。

信息收集：向潜在供应商发放《供应商基本信息调查表》，内容包括：公司成立时间、主营业务、产能规模、主要客户案例、联系人及联系方式等。

初步筛选：剔除不符合硬性资质（如无相关认证、产能不足）或基本信息不全的供应商，剩余3-5家进入下一环节。

输出成果》：《潜在供应商名单》《供应商基本信息调查表》。

（三）第三步：供应商资格预审

操作内容：

文件审核：要求供应商提供营业执照副本、资质证书复印件、财务报表（近1年）、产品检测报告、客户推荐函等材料，审核其真实性、有效性及有效期。

背景调查：通过行业口碑查询（如是否有重大质量、法律纠纷）、过往合作客户回访（可委托采购部*经理或第三方机构进行），核实供应商的商业信誉与履约能力。

预审结论：对通过审核的供应商，标记“合格”；未通过的，书面说明原因并终止流程。

输出成果》：《供应商资格预审表》《背景调查记录》。

（四）第四步：现场考察与风险核查

操作内容：

考察准备：制定《供应商现场考察清单》，明确考察内容（生产环境、设备状况、工艺流程、仓储管理、质量控制体系、员工操作规范等）及考察人员（采购部主管、质量部工程师、技术部*专员）。

现场实施：实地查看生产车间、质检实验室、仓库等区域，重点核查：

设备是否满足产能与精度要求；

质检流程是否规范（如关键工序是否有检验记录）；

库存管理是否先进先出、账实相符；

安全生产与环保措施是否到位。

风险识别：记录考察中发觉的问题（如设备老化、质检记录不全），评估其对后续合作的风险等级（高/中/低）。

输出成果》：《供应商现场考察记录表》《风险评估报告》。

（五）第五步：综合评估与供应商排序

操作内容：

量化评分：组织评估小组（由采购、质量、技术、财务部门代表组成），根据《供应商评估指标体系》对剩余供应商逐项打分（满分100分），计算加权平均分。

示例：A供应商价格得分18分（20分×90%）、交付得分22分（25分×88%）、质量得分28分（30分×93%）、技术得分13分（15分×87%）、财务得分9分（10分×90%），总分90分。

综合评议：结合评分结果、现场考察问题、背景调查情况，对供应商进行综合排名，重点关注“高风险否决项”（如质量合格率低于95%）。

确定候选供应商：选择排名前2-3家作为候选供应商，提交采购决策委员会审议。

输出成果》：《供应商综合评分表》《供应商候选名单》。

（六）第六步：确定合作与合同签订

操作内容：

商务谈判：与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《合作意向书》。

合同审批：根据企业合同管理流程，组织法务部、财务部审核采购合同，保证条款合规、权责清晰。

正式签约：确定最终合作供应商，双方签订正式采购合同，明确合作期限、评估周期（如每季度/年度绩效评估）及改进要求。

输出成果》：《合作意向书》《采购合同》。

（七）第七步：供应商绩效监控与改进

操作内容：

数据跟踪：按合同约定定期（如每月/每季度）收集供应商绩效数据，包括交付及时率、质量合格率、价格波动幅度、售后服务响应速度等。

绩效