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减免租金协商函

一、协商函的核心构成要素

一封规范的减免租金协商函应包含以下关键部分，以确保信息的完整性和沟通的有效性：

（一）明确的称谓与基本信息

函件的开头应清晰注明发函方（承租人）与收函方（出租方）的全称或法定代表人/负责人姓名、职务。若是公司间往来，需写明公司全称、统一社会信用代码（如有必要）及联系方式；若是个人，则为姓名及有效联系方式。同时，需准确提及租赁物业的具体地址，以便出租方快速对应租赁关系。

（二）阐述协商背景与原因

在函件正文开篇，应简明扼要地说明提出租金减免协商的背景情况。这部分内容需客观、诚恳，避免主观臆断或过度渲染。例如，可提及当前面临的宏观经济环境变化、特定行业政策调整、突发公共卫生事件影响，或承租人自身经营所遭遇的实际困难（如客流量锐减、收入大幅下滑等），从而引出协商租金事宜的必要性。

（三）具体的减免请求与期限

在清晰阐述背景后，应明确、具体地提出租金减免的请求方案。这包括：希望减免租金的具体时间段（精确到月份）、该时间段内希望减免的租金金额或比例（是全部减免、部分减免，还是延期支付等）。请求应基于实际困难和双方的合作基础，力求合理可行，为对方留出考虑和协商的空间。避免提出不切实际或模糊不清的要求。

（四）辅助说明与承诺

为增强协商的说服力，可适当补充说明自身为改善经营或应对困难所采取的积极措施，以及对未来经营状况的预期。同时，应表达对双方长期合作关系的珍视，并承诺在困难缓解后将积极履行租赁义务，以打消出租方对承租人履约能力的顾虑。例如，可强调“我方一贯珍视与贵方的合作关系，过往均按时足额支付租金。此次实属特殊情况，恳请贵方理解与支持。若能获得贵方的租金减免支持，我方将更有信心渡过难关，继续稳定经营，确保租赁关系的持续稳定。”

（五）礼貌的结尾与规范落款

函件的结尾应再次表达感谢与期待，例如“恳请贵方对我方的请求予以审慎考虑，并期待能与贵方就此事进行友好协商，共同寻求双方均能接受的解决方案。盼复。”落款处需有发函方的亲笔签名（个人）或加盖公章（公司），并注明发函日期。

二、撰写时的注意事项

1.客观真实，有据可依：阐述困难时应基于事实，必要时可准备相关证明材料（如财务报表摘要、营收下滑数据等）作为附件或在面谈时出示，以增强可信度。

2.语气诚恳，尊重对方：协商函的目的是寻求理解与合作，而非单方面施压。因此，措辞应谦逊、礼貌，充分尊重出租方的权益和立场。

3.条理清晰，逻辑严谨：函件内容应层次分明，从背景原因到具体请求，再到承诺与展望，逻辑链条应清晰连贯，便于对方快速理解核心诉求。

4.请求合理，留有余地：提出的减免方案应基于自身实际困难和市场行情，不宜狮子大开口。同时，应表明愿意进一步协商的态度。

5.书面形式，留存凭证：建议采用书面形式（打印并签名/盖章）送达，并保留好发送凭证（如快递签收记录、邮件发送成功截图等），以备后续查证。

6.提前沟通，函件跟进：在发送正式函件前，如条件允许，可先与出租方进行口头沟通，表达协商意愿。函件可作为口头沟通的书面确认和后续协商的正式依据。

三、减免租金协商函（范本）

关于[租赁物业具体地址]租金减免事宜的协商函

[出租方全称/负责人姓名]：

您好！

我方为[租赁物业具体地址，如：XX市XX区XX路XX号XX商铺/写字楼XX单元]的承租人[你的公司全称或个人姓名]（以下简称“我方”）。双方于[签约年份]年[签约月份]月[签约日期]日签订了《房屋租赁合同》（合同编号：[合同编号，如有]），租赁期限自[起始年份]年[起始月份]月[起始日期]日至[结束年份]年[结束月份]月[结束日期]日。

自[阐述困难开始的大致时间]以来，受[具体阐述原因，如：宏观经济下行压力、所属行业整体不景气、突发公共卫生事件反复等客观因素]的持续影响，我方[具体描述经营困境或生活困难，如：经营收入出现显著下滑，日常运营面临较大资金压力/个人收入来源不稳定，生活负担加重]。尽管我方已积极采取[简述已采取的应对措施，如：调整经营策略、控制成本支出等]措施，但目前仍面临[简述当前最直接的困难，如：现金流紧张/支付能力受限]的实际挑战。

我方一贯珍视与贵方的良好合作关系，在过往的租赁期间，均严格遵守合同约定，按时足额支付租金及各项费用，致力于维护租赁物业的良好状态。

鉴于当前面临的实际困难，为确保双方租赁合同的持续有效履行，保障租赁物业的稳定使用，我方恳请贵方能够体谅我方的暂时困境，考虑给予我方租金方面的适当支持。具体请求如下：

1.请求贵方同意将[请求减免的起始月份]年[起始月份]月至[请求减免的结束月份]年[结束月份]月期间的租金进行[明确减免方式，如：部分减免，减免比例为XX%/减免至每月XX元；或全部减免；或延期至XX年XX月支付]。

2.[如有其他请求