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合同履行的标准作业程序包

一、适用范围与业务场景

本标准作业程序（SOP）适用于企业各类经济合同（如采购合同、服务合同、工程合同、销售合同等）的履行管理环节，覆盖合同签订后至权利义务终止的全过程。具体场景包括：

供应商交付货物或提供服务时的进度与质量管控；

客户接收产品或服务后的验收与确认流程；

合同履行过程中的变更、争议处理；

合同款项支付、发票开具等财务协同环节；

合同履行完毕后的资料归档与总结评估。

二、合同履行全流程操作指引

（一）履行准备阶段

目标：明确合同要求，落实责任分工，保证资源到位，为顺利履行奠定基础。

合同交底会议

由合同管理部门牵头，组织业务部门、财务部门、法务部门（如涉及）及具体执行人（如采购专员、项目经理）召开合同交底会。

交底内容：合同核心条款（标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等）、双方权利义务、关键时间节点、潜在风险点及应对预案。

输出：《合同交底记录》（需参会人员签字确认，明确各方职责）。

责任分工与资源确认

业务部门根据合同内容，制定《合同履行责任分工表》，明确具体执行人、配合部门及职责（如“采购部负责供应商催交，质检部负责货物验收”）。

确认履行所需资源（如资金、人力、场地、技术支持等）是否到位，资源不足时及时协调解决。

履行计划编制

对于复杂合同（如工程合同、长期服务合同），业务部门需编制《合同履行进度计划》，明确阶段性目标、时间节点、交付成果及负责人（示例：第1-30天完成原材料采购，第31-60天完成生产加工）。

计划需经合同管理部门审核备案，保证与合同约定一致。

（二）履行执行阶段

目标：严格按照合同约定推进履行，实时监控进度与质量，及时处理异常情况。

进度跟踪与汇报

执行人按《合同履行进度计划》开展工作，每周/每两周填写《合同履行进度跟踪表》，反馈已完成工作、未完成原因（如“供应商延迟交货，已发函催促”）、下一步计划及需协调事项。

业务部门负责人定期审核进度表，对滞后项组织分析（如是否因资源不足、外部环境变化），制定赶工措施并跟踪落实。

质量与合规监控

质量标准：严格按照合同约定的质量条款执行（如国家标准、行业标准、双方约定的技术参数）。

货物类：执行人需在交付前通知质检部*进行抽样检验，合格后方可交付；

服务类：按服务方案阶段性输出成果，由客户方指定联系人*确认阶段性成果。

合规性检查：法务部门（或指定合规专员）定期抽查履行过程，保证操作符合法律法规及合同约定（如知识产权、保密条款等）。

沟通与协调

与合同相对方保持定期沟通，履行进展通过邮件、函件等书面形式确认（避免口头约定）。

履行过程中出现可能影响合同履行的因素（如不可抗力、对方违约），执行人需在24小时内向业务部门负责人汇报，启动应急响应流程。

（三）变更管理阶段

目标：规范合同履行过程中的变更行为，保证变更合法、合理，降低履约风险。

变更申请

因市场变化、需求调整、不可抗力等原因需变更合同时由原合同执行人填写《合同变更申请表》，说明变更内容（如履行期限延长、数量增减、质量标准调整）、变更原因、对双方权利义务的影响及变更后方案。

申请表需附相关支撑材料（如客户书面需求确认函、供应商延期交货说明、不可抗力证明等）。

变更评估与审批

业务部门组织相关部门（财务、法务、技术）对变更申请进行评估，重点分析变更的必要性、可行性、成本影响及法律风险。

评估通过后，按合同约定的审批流程逐级报批（如金额≤5万元由业务负责人审批，＞5万元需分管副总审批）。

对于重大变更（如标的物变更、核心条款调整），需经法务部门审核并签订《合同变更补充协议》后生效，原合同相关条款相应调整。

变更执行与记录

审批通过后，执行人按变更后的方案推进履行，及时更新《合同履行进度计划》并通知合同相对方。

所有变更文件（申请表、审批表、补充协议）需与原合同合并存档，保证履约痕迹完整。

（四）验收与结算阶段

目标：规范验收流程，确认合同成果完成，保证款项支付合规。

验收准备

履行完成后，执行人向合同相对方发出《验收通知书》，明确验收时间、地点、需提交的资料（如货物合格证、服务成果报告、检测报告等）及验收标准。

同时内部组织验收小组（由业务、质检、财务人员组成），准备验收工具（如检测设备、评审表）。

验收实施

验收小组按合同约定的验收标准和流程开展工作：

货物类：核对数量、规格、外观，抽样检测质量指标；

服务类：审查服务成果是否满足约定要求，检查服务过程记录（如培训签到表、维护日志）。

验收合格后，双方签署《合同验收报告》，明确验收结论、完成时间及遗留问题（如有）处理期限。

款项结算

财务部门凭《合同验收报告》、发票（需与合同约定名称、税号一致）、付款申请单等资料，按合同约定的付款方式（如分期付款、验收后一次性付款）办理付款。

涉及质保金的，需在质保期届