企业资产采购申请与审批表单.docVIP

一、适用场景与发起时机

本表单适用于企业内部各类资产采购需求的管理与规范，具体包括但不限于：

固定资产购置：如办公设备（电脑、打印机）、生产设备、运输工具等；

办公耗材采购：如文具、纸张、清洁用品等常规消耗性物资；

IT资产更新：服务器、软件系统授权、网络设备等；

其他资产需求：如办公家具、安防设备等非生产类资产。

当部门因业务拓展、设备更新或日常运营需要新增、替换资产时，需通过本表单发起申请，保证采购流程合规、资源合理配置。

二、全流程操作指引

第一步：需求发起与表单填写

申请人确认：由资产实际使用部门指定申请人（需为部门正式员工），明确采购资产的必要性及规格参数。

填写表单信息：登录企业OA系统或采购管理模块，选择“资产采购申请”表单，依次填写以下内容：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

资产详情：资产名称（需具体，如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”而非“笔记本”）、规格型号、数量、单位、预估单价、预算金额（需符合部门年度预算）；

采购说明：资产用途（如“用于市场部客户数据分析”）、采购理由（如“现有设备老化无法满足新项目需求”）、期望到货日期；

附件：需提供至少1份报价单（需加盖供应商公章或电子签章）、资产技术参数说明（如为设备），特殊资产（如进口设备）需提供合规性证明文件。

提交表单：填写完成后检查信息完整性，确认无误后提交至部门负责人审批。

第二步：部门负责人初审

审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面审核：

采购需求是否符合部门年度工作计划；

资产规格、数量是否匹配实际工作需求，是否存在过度配置；

预算金额是否在部门可控范围内。

审批动作：

审核通过：在“部门审批意见”栏签字（电子签章或手写扫描件），提交至财务部门；

审核不通过：注明驳回理由（如“预算超支，建议调整数量”），退回申请人修改后重新提交。

第三步：财务部门复核

审核重点：财务部门聚焦“预算合规性”与成本效益：

采购预算是否已纳入年度预算计划，若超预算需说明资金来源（如专项申请）；

报价单价格是否符合市场行情，有无更优替代方案；

大额采购（如金额超过5万元）需提供至少3家供应商比价说明。

审批动作：

复核通过：在“财务审核意见”栏签字，提交至分管领导；

复核不通过：注明问题（如“报价高于市场均价20%，建议重新询价”），退回申请人或部门调整。

第四步：分级审批与决策

根据采购金额分级审批，保证审批效率与风险控制：

小额采购（金额≤2万元）：由分管领导审批，通过后流转至采购部门；

中额采购（2万元＜金额≤10万元）：分管领导审核后，提交至总经理审批；

大额采购（金额＞10万元）：需经总经理办公会集体审议，形成会议纪要后方可进入下一环节。

审批人需在“审批意见”栏明确“同意”“不同意”或“需补充说明”，并签字确认。

第五步：采购执行与跟进

采购部门实施：审批通过后，采购部门根据表单信息执行采购：

小额采购：从合格供应商库中选择合作方，签订采购合同；

大额采购：需通过招标或竞争性谈判方式确定供应商，合同需经法务部门审核。

进度反馈：采购过程中，若遇供应商延迟交货、规格变更等异常情况，需及时通知申请人及审批人，协商解决方案。

第六步：资产入库与登记

验收确认：资产到货后，申请人联合行政/资产管理部门共同验收：

核对资产名称、规格、数量、功能是否与申请一致；

设备类资产需通电测试，出具《资产验收单》。

信息登记：验收通过后，行政/资产管理部门将信息录入企业资产管理系统，唯一资产编码，粘贴资产标签，完成入库登记。

三、表单模板与填写规范

企业资产采购申请与审批表

申请编号

（系统自动，格式：CG-年份-部门简称-序号，如CG-2024-SC-001）

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

资产名称

规格型号

数量

单位

预估单价

预算金额

（大写：）元整（小写：￥）

期望到货日期

年月日

资产用途

（详细说明使用场景及部门，如“财务部用于月度财务报表核算”）

采购理由

（说明采购必要性，如“现有打印机故障率超30%，影响工作效率”）

附件清单

□报价单□技术参数说明□比价表□其他：

部门审批意见

负责人签字：日期：年月日

财务审核意见

负责人签字：日期：年月日

分管领导审批

签字：日期：年月日

总经理审批

签字：日期：年月日

采购执行记录

供应商名称：合同编号：到货日期：年月日

资产验收意见

验收人签字：日期：年月日

四、使用规范与常见问题

填写规范

信息真实准确：资产名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，严禁虚报、瞒报；

附件齐全有效：报价单需包含供应商联系方式、报价有效期及盖章，技术参数需明确核心指标（如电脑的CPU型号、内存容量）；