行政办公物资申请审批流程表.docVIP

行政办公物资申请审批流程表通用工具模板

一、适用范围与常见应用场景

本流程表适用于企业、事业单位及各类组织内部行政办公物资的申领与审批管理，涵盖日常办公所需各类物资的规范化管理需求。常见应用场景包括：

新员工入职所需办公物资（如文具、文件夹、办公设备配件等）的申领；

日常办公物资消耗后的补充申领（如纸张、墨盒、清洁用品等）；

部门临时活动、会议所需专项物资（如宣传物料、会议用品等）的申请；

办公设备维修、更换所需配件（如键盘、鼠标、电源适配器等）的申购。

二、全流程操作指引

（一）第一步：发起申请——填写物资需求信息

申请人操作：

登录办公管理系统（或填写纸质《行政办公物资申请审批表》），准确填写以下信息：

申请人基本信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；

物资明细：名称、规格型号、单位（个/箱/台等）、数量（需注明预估使用周期或用途）、申请理由（如“新入职员工办公用”“部门月度耗材补充”等）；

期望领用时间（如“X月X日前”）。

如涉及高价值物资（如电脑、打印机等），需额外附上《设备申购说明》（注明用途、配置需求、预算来源等）。

提交要求：

纸质申请需经申请人签字确认后，提交至部门负责人；线上申请需确认信息无误后提交审批流程。

（二）第二步：部门审批——审核需求合理性

部门负责人操作：

核查申请人填写的物资信息是否完整、数量是否与部门实际需求匹配（如避免过量申领、重复申领）；

审批意见分为“同意”“不同意”“需补充说明”三类：

同意：在审批表中签字（或线上确认），流转至行政部；

不同意：注明原因（如“该物资现有库存充足，无需申领”），退回申请人；

需补充说明：要求申请人补充物资用途、规格等细节后重新提交。

时限要求：

部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审批，紧急物资（如会议当天急需）可加急处理，需备注“紧急”标识。

（三）第三步：行政部审核——核对库存与采购计划

行政部操作：

登录物资管理系统，核对申请物资的现有库存数量（如“现有库存≥申领数量，可直接发放”“库存不足，需启动采购流程”）；

审核物资是否符合公司《行政办公物资管理规范》（如禁止申领非工作相关物资、高价值物资是否符合采购预算等）；

审批意见分为“同意发放”“同意采购”“退回调整”：

同意发放：库存充足时，直接安排物资发放，并在系统中更新库存信息；

同意采购：库存不足时，《采购申请单》，同步提交至采购部门（或按采购流程流转）；

退回调整：如物资不符合规范（如申领超范围、规格不明确），联系申请人修改后重新提交。

时限要求：

常规物资审核需在1个工作日内完成；采购类物资需在2个工作日内反馈采购周期（如“预计X个工作日内到货”）。

（四）第四步：分级审批——按权限审批高价值/专项物资

审批权限划分（示例）：

单次申请金额≤500元：由行政部负责人审批；

500元＜单次申请金额≤2000元：由行政部负责人+分管领导审批；

单次申请金额＞2000元：由行政部负责人+分管领导+总经理审批。

审批人操作：

核查物资预算是否充足、是否符合公司资产管理制度（如办公设备需标注“部门编号”“使用人”等信息）；

审批通过后，在审批表中签字确认，流程流转至下一环节（采购或发放）；审批不通过的，注明原因退回。

时限要求：

分管领导/总经理需在2个工作日内完成审批，超时未审批视为默认同意。

（五）第五步：物资发放与领用——确认签收

行政部操作：

审批通过后，通知申请人领用物资（线上系统发送通知或电话告知）；

核对申请人身份信息，发放物资并要求当场检查物资数量、规格是否与申请一致；

纸质流程需领申请人在《物资发放登记表》上签字确认；线上流程需在系统中确认“已领用”。

申请人操作：

领用物资时仔细核对，如有问题当场提出（如数量错误、型号不符等），由行政部及时调整；

领用后妥善保管物资，禁止挪作他用或损坏。

三、行政办公物资申请审批表（模板）

申请单号

申请日期

年月日

申请人信息

姓名：*工号：*部门：*联系方式：*

期望领用时间

年月日前

申请事由

（如：新员工入职、部门月度耗材补充等）

物资明细

序号

物资名称

规格型号

1

2

3

部门审批

意见：□同意□不同意□需补充说明理由：_________________________签字：*日期：年月日

行政部审核

意见：□同意发放□同意采购□退回调整理由：_________________________签字：*日期：年月日

分管领导审批

意见：□同意□不同意理由：_________________________签字：*日期：年月日

总经理审批

意见：□同意□不同意理由：_________________________签字：*日期：年月日

发放信息

实际发放数量：_________领