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人事档案标准化管理系统模板

一、适用管理场景

二、标准化操作流程

（一）档案收集与材料核验

材料收集：员工入职时，需按要求提交以下基础材料（原件核验后留存复印件）：

证件号码复印件（正反面）；

学历/学位证书复印件（附学信网验证报告ifrequired）；

劳动合同原件及复印件；

近期免冠证件照（1寸/2寸）；

紧急联系人信息表（含姓名、关系、联系方式）。

材料核验：人力资源专员对照原件检查复印件清晰度与完整性，保证材料无涂改、关键信息（如姓名*、证件号码号、出生日期）与原件一致，核验后双方签字确认。

（二）档案分类与编号

档案分类：按员工在职状态分为“在职档案”“离职档案”两大类，每类下按材料类型细分：

在职档案：基础信息类（个人登记表、证件号码/学历复印件）、合同类（劳动合同、变更协议）、异动类（调岗通知、晋升审批表）、考核类（年度考核表、奖惩记录）、其他类（培训证书、体检报告）；

离职档案：基础信息类、合同类、离职交接表、离职证明复印件。

档案编号：采用“部门代码-入职年份-流水号”规则（示例：HR-2023-001），部门代码可自定义（如HR-人力资源部，SA-销售部），流水号按当年入职顺序从001开始编制，编号标注于档案袋封面及内页目录。

（三）信息录入与系统建档

信息录入：将核验后的材料信息录入人事管理系统，字段包括：员工编号、姓名、性别、出生日期、证件号码号、学历、学位、专业、入职日期、合同期限、转正日期、所属部门、岗位名称、联系方式、紧急联系人、档案编号、建档日期等，保证系统信息与纸质材料一致。

审核与归档：人力资源部负责人对系统录入信息进行二次审核，确认无误后《人事档案登记表》，打印并随纸质材料一并装入档案袋，档案袋外标注“姓名*、档案编号、材料清单”，密封后存放至指定档案柜。

（四）档案动态维护

信息更新触发条件：员工出现以下情况时需更新档案：

个人信息变更（如联系方式*、学历提升、婚姻状况变更）；

岗位/部门异动（含晋升、调岗、降职）；

合同续签或变更；

奖惩记录（如表彰、合规培训完成）；

体检结果更新（年度体检报告）。

更新操作流程：员工提交书面变更申请及相关证明材料（如学历证书、异动通知单），人力资源专员核验材料后，在系统中更新对应信息，补充纸质材料至档案袋，并在《人事档案目录表》中新增材料条目（注明更新日期与材料名称）。

（五）档案查阅与权限管理

查阅权限：仅人力资源部负责人、档案管理员及员工本人（经申请）可查阅人事档案，部门负责人因工作需要查阅时，需经人力资源部负责人书面批准。

查阅流程：申请人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、档案编号、查阅内容，经审批后由档案管理员陪同查阅，查阅后需在《档案查阅登记表》中记录（含查阅日期、归还日期、双方签字），严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

（六）档案归档与备份

定期归档：每月末对当月新增/更新档案进行统一整理，核对档案袋内材料与目录一致性，按档案编号顺序存放至档案室，档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗设施。

数据备份：人事管理系统数据每月进行本地备份（如UPE备份）及云端备份，保证系统故障时数据可恢复，备份文件需加密存储并定期（每季度）测试恢复有效性。

三、核心档案模板清单

（一）员工基本信息表

字段名称

填写说明

示例

员工编号

公司统一分配

HR-2023-001

姓名*

与证件号码一致

张*

性别

男/女

男

出生日期

YYYY-MM-DD

1990-05-15

证件号码号*

18位号码

110*123X

学历

高中/大专/本科/硕士等

本科

学位

学士/硕士/博士等

学士

专业

毕业专业名称

人力资源管理

入职日期

办理入职手续日期

2023-01-10

合同期限

起止日期（YYYY-MM至YYYY-MM）

2023-01-10至2026-01-09

转正日期

试用期转正日期

2023-04-10

所属部门

当前部门

人力资源部

岗位名称

当前岗位

招聘专员

联系方式*

本人联系方式

*

紧急联系人*

姓名与关系、联系方式

李（配偶）1395678

档案编号

档案袋编号

HR-2023-001

建档日期

档案完成归档日期

2023-01-15

（二）人事档案目录表

档案编号

材料名称

形成日期

页数

存放位置（柜/层/格）

备注（如更新类型）

HR-2023-001

员工基本信息表

2023-01-15

1

1号柜/第1层/03格

新建

HR-2023-001

证件号码复印件

2023-01-10

2

1号柜/第1层/03格

入职提交

HR-2023-001

劳动合同复印件

2023-01-10

3

1号柜/第1层/03格

入职提交

HR-2023-001

学历证书复印件

2023-01-10

1

1号柜/第1层/03格

入职提交