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机关单位档案管理与文件归档规范

机关单位档案管理与文件归档工作是机关日常运转中不可或缺的基础性工作，是维护机关历史真实面貌、保障工作连续性、促进决策科学化的重要环节。其规范化程度直接关系到机关行政效能的发挥和历史文化遗产的传承。本文旨在结合工作实际，对机关单位档案管理与文件归档的核心要点进行梳理，以期为相关工作提供有益参考。

一、归档范围的精准界定

归档范围的明确是做好文件归档工作的首要前提，其核心在于区分文件的保存价值，确保应归尽归、应收尽收，同时避免不必要的资源浪费。

机关单位在界定归档范围时，应以国家相关档案法规为依据，结合本单位职能特点和工作实际，制定具体的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。通常而言，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应列入归档范围。这包括但不限于：本单位制定的各类政策性、规范性文件；上级机关针对本单位工作的重要指示、批复；本单位在行政管理、业务开展、对外交往、人事管理、财务管理等活动中形成的具有保存价值的文件、会议纪要、记录、报表、图纸、声像资料等。

值得注意的是，对于一些临时性、事务性、重复性且无长远查考价值的文件材料，如一般性通知、便函、复印件（有特殊规定除外）等，则应明确排除在归档范围之外，以保证归档文件的质量和归档工作的效率。

二、文件材料的规范整理

文件材料收集齐全后，需进行系统整理，使其条理化、有序化，为后续的保管和利用奠定基础。这一过程是档案管理专业性的直接体现。

分类体系的构建是整理工作的核心。机关单位应根据自身规模、业务特点和档案数量，选择适宜的分类方法。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或上述方法的组合运用。无论采用何种方法，均应保持分类体系的统一性和稳定性，避免频繁变动。

文件的排列与编号应遵循一定规则。通常按事由结合时间、重要程度等顺序排列。在同一分类项下，文件排列应条理清晰，便于查找。编号则应根据分类方案和排列顺序，赋予每份归档文件唯一的标识符，如档号，以固定其在档案体系中的位置。

编目与装订是整理工作的最后环节。应逐件编制归档文件目录，目录项目应完整规范，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。文件材料的装订应牢固、整齐，便于翻阅，同时注意保护文件原貌，避免对原始文件造成损害。对于破损、褪色的文件，应先进行修复或复制。

三、归档文件的质量要求

归档文件的质量是决定档案价值和利用效果的关键因素。高质量的归档文件应具备真实性、完整性、规范性和有效性。

真实性是档案的生命线。归档文件必须是办理完毕的正式文件材料，其内容、形式、印章等均应真实可靠，杜绝虚假文件或非正式、不规范的材料混入。

完整性要求归档文件的各个组成部分齐全，如文件的正本、定稿、附件、批复、请示等应配套归档，确保文件内容的连续性和逻辑的完整性。

规范性体现在文件格式、用纸规格、书写材料、字迹清晰程度等方面。应符合国家及本单位关于公文处理的相关规定，使用符合档案保管要求的纸张和字迹材料，避免使用易褪色、易变质的材料。电子文件的归档还应符合电子档案管理的特殊要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

有效性则强调文件材料必须是履行完毕且具有查考利用价值的。手续不完备的文件，应在归档前补齐相关手续。

四、归档程序的有序执行

规范的归档程序是确保归档工作顺利进行的制度保障。机关单位应建立健全文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等环节的工作制度和流程。

收集工作应贯穿于文件形成和办理的全过程，做到及时、完整。各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集和初步整理，定期向单位档案管理部门移交。

鉴定工作主要包括对文件材料保存价值的鉴定和保管期限的划定。应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，准确判定每份文件的保管期限，确保长短期档案的科学划分。

移交归档是归档程序的关键节点。应明确移交的时间、手续和要求。各部门形成的文件材料，一般应在次年规定时间内整理完毕并向档案管理部门移交。交接双方应认真核对，履行签字手续，确保责任明确。

五、档案的科学管理与有效利用

档案的最终目的在于利用。科学的管理是有效利用的前提，而有效的利用则能充分发挥档案的价值。

库房管理应符合“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体）要求，配备必要的设施设备，确保档案实体安全。

日常管理包括档案的接收、登记、著录、编目、排架、清点等工作，应做到规范有序，账物相符。

利用服务应在严格遵守档案保密规定和利用制度的前提下，简化利用手续，提高服务效率。积极开发档案信息资源，通过编制检索工具、专题汇编、参考资料等方式，为机关工作和社会需求提供优质服务。同时，要加强档案利用过程中的保护和管理，防止档案