合同管理标准化工具.docVIP

一、适用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同起草、审核、审批、签署、归档、履约跟踪、变更/终止等环节。具体使用场景包括：企业法务部门统一管理合同模板、业务部门发起合同审批流程、财务部门依据合同进行付款管理、行政部门规范合同档案存储等，旨在通过标准化流程降低合同风险、提升管理效率、保证合同合规性。

二、标准化操作流程

1.合同需求提出与立项

责任主体：业务部门经办人（经办人）

操作内容：

（1）业务部门根据合作需求，明确合同相对方、合作内容、核心条款（如金额、履行期限、违约责任等）；

（2）填写《合同立项申请表》，说明项目背景、合作必要性、预算金额及预期效益，附相关合作方资质文件（如营业执照复印件、授权书等）；

（3）部门负责人（经理）对立项申请进行初审，确认需求合理性与合规性后提交至法务部门。

输出成果：《合同立项申请表》（含部门负责人签字）、合作方基础资质材料。

2.合同起草

责任主体：业务部门经办人（经办人）、法务专员（法务专员）

操作内容：

（1）业务部门根据立项结果，选择对应的《合同标准模板》（如采购合同、服务合同、销售合同等），结合具体合作内容调整条款；

（2）法务部门对合同条款进行合规性审核，重点检查主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式等是否符合法律法规及企业制度；

（3）双方就修改意见达成一致后，形成合同终稿，由业务部门经办人录入合同管理系统（或填写《合同文本审批表》）。

输出成果：合同终稿（加盖合同章前版本）、《合同条款审核意见表》（法务部门出具）。

3.合同审批

责任主体：业务部门负责人（经理）、法务部门负责人（法务总监）、财务部门负责人（财务总监）、分管领导（副总/总经理）

操作内容：

（1）业务部门经办人将合同终稿及《合同审批流程表》提交至业务部门负责人，审核业务逻辑、金额准确性及资源匹配情况；

（2）业务部门审批通过后，流转至法务部门，审核条款合法性与风险点；

（3）法务审批通过后，提交财务部门，审核付款方式、税务条款及资金安排合理性；

（4）涉及重大金额（如超过万元）或重要业务的合同，需报分管领导/总经理最终审批。

（5）各审批节点需在1-3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过。

输出成果：《合同审批流程表》（含各审批人签字）、审批完成版合同文本。

4.合同签署与用印

责任主体：行政部门（行政专员）、法定代表人/授权代表

操作内容：

（1）业务部门将审批完成的合同文本提交至行政部门，核对审批流程完整性及合同文本一致性；

（2）行政部门根据《合同用印申请单》安排用印，保证用印文件与审批版本一致，严禁在空白合同或未审批合同上用印；

（3）法定代表人或授权代表签字并加盖企业合同专用章（或公章），合同签署一式X份（如正本2份、副本X份），双方各执正本，副本由企业法务、业务、财务部门存档。

输出成果：签署完成的有效合同文本（正本+副本）、《合同用印申请单》（行政部门留存）。

5.合同归档

责任主体：法务部门（档案管理员）、业务部门

操作内容：

（1）合同签署后10个工作日内，业务部门将合同正本及附件材料（如立项申请、审批表、补充协议等）移交至法务部门；

（2）法务部门对合同材料进行分类、编号、登记，录入合同管理系统，建立“一合同一档案”，档案信息包括合同编号、名称、签署日期、金额、相对方、履行期限、归档人等；

（3）档案存储采用“电子+纸质”双备份模式，电子档案存储于企业指定服务器，纸质档案存放于专用档案柜，保证防潮、防火、防虫。

输出成果：合同电子档案（系统录入记录）、合同纸质档案（编号归档）。

6.履约跟踪与监控

责任主体：业务部门（履约专员）、法务部门

操作内容

（1）业务部门根据合同约定制定《履约计划表》，明确各阶段履约节点、责任人及交付成果；

（2）履约专员定期跟踪履约进展（如按月/季度），记录履约情况（如付款进度、交付验收结果等），对逾期履约或违约情况及时上报；

（3）法务部门对履约过程中的法律风险（如对方违约、条款争议）进行评估，协助业务部门制定应对方案；

（4）合同履行完毕后，业务部门收集验收证明、付款凭证等材料，提交至法务部门归档。

输出成果：《履约计划表》、《履约跟踪记录表》、验收/付款凭证材料。

7.合同变更与终止管理

责任主体：业务部门、法务部门、审批领导

操作内容：

（1）合同履行过程中需变更的（如金额、期限、履行方式等），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因及新条款内容；

（2）法务部门审核变更条款的合法性，审批流程参照原合同审批权限；

（3）合同需提前终止的，由业务部门提出终止申请（附终止原因证明材料，如对方违约函、协商记录等），经审批后签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已付款项结