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采购合同审核流程表规范合同管理工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及其他组织的采购合同管理场景，旨在通过标准化审核流程降低合同风险、提升管理效率。具体应用场景包括但不限于：

常规采购：如办公设备、原材料、服务外包等标准化采购合同的审核；

重大项目采购：如工程承包、大型设备采购、战略合作协议等复杂合同的审核；

跨部门协作：采购部、需求部、法务部、财务部等多部门联合参与的合同审核流程；

合规管控：需满足《民法典》《招标投标法》等法律法规及企业内部管理制度的合同审核。

二、审核流程全步骤详解

采购合同审核流程需遵循“需求导向、风险前置、权责清晰”原则，分为以下7个核心步骤，各环节责任部门及操作要求

步骤1：采购需求发起与确认

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、预算金额、交付时间、质量要求等核心信息；

采购部门对需求的合理性、预算可行性进行初审，重点核查需求是否符合年度采购计划、是否存在重复采购或超预算情况；

需求与采购部门确认无误后，提交至合同起草环节。

输出成果：《采购需求申请表》（需需求部门负责人、采购部负责人签字确认）。

步骤2：合同草案起草

责任部门：采购部

操作说明：

采购部根据确认的采购需求，参考企业标准合同模板，起草合同草案，内容需包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、采购标的详情、价格条款（含税费、支付方式）、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等；

对于复杂采购（如定制化服务、大型设备），需邀请需求部门或技术专家参与技术条款的起草，保证标的描述准确；

起草完成后，内部初步检查合同条款完整性，避免遗漏关键要素。

输出成果：《采购合同（草案）》（采购部经办人*签字）。

步骤3：业务部门审核

责任部门：需求部门、技术部门（如涉及技术指标）、使用部门

操作说明：

需求部门重点审核采购标的与需求的一致性（如规格、数量、交付时间），保证满足业务目标；

技术部门（如适用）审核技术条款的可行性、参数标准的合理性，必要时可组织专家论证；

使用部门（如适用）从实际操作角度审核交付验收流程、售后服务条款的可执行性。

审核要求：各部门需在2个工作日内完成审核，通过则签字确认；不通过需注明具体修改意见并退回采购部调整。

输出成果：《业务部门审核意见表》（各部门负责人*签字）。

步骤4：法务部门审核

责任部门：法务部

操作说明：

法务部重点审核合同的合法性、合规性及风险点，包括：

合同主体资格（如对方营业执照、授权委托书是否有效）；

条款是否符合法律法规（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）；

知识产权、保密义务、争议解决方式等特殊条款的完整性；

潜在法律风险（如不可抗力、解除条件约定是否清晰）。

审核通过则签字确认；不通过需出具《法律审核意见书》，列明修改建议及法律依据，采购部据此调整合同。

输出成果：《法律审核意见书》（法务部负责人*签字）。

步骤5：财务部门审核

责任部门：财务部

操作说明：

财务部重点审核合同中的财务条款及资金风险，包括：

价格条款是否合理（如市场价格对比、成本构成分析）；

支付方式、节点是否与企业资金政策匹配（如预付款比例、进度款条件）；

涉及的税费计算、发票类型（如适用）是否符合财税规定；

履约保证金、质保金等条款的设置是否合理。

审核通过则签字确认；不通过需反馈财务风险点，要求采购部与对方协商调整。

输出成果：《财务审核意见表》（财务部负责人*签字）。

步骤6：管理层审批

责任部门：分管领导、总经理/董事会（根据合同金额及重要性确定审批权限）

操作说明：

采购部汇总各部门审核意见及最终版合同，按审批权限提交管理层：

金额≤10万元：分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元：董事会审批。

管理层从战略目标、成本效益、风险控制等角度综合审核，审批通过后加盖合同专用章；审批不通过则退回采购部重新调整。

输出成果：《合同审批单》（审批领导*签字）、盖章生效的合同文本。

步骤7：合同签订与归档

责任部门：采购部、档案管理部门

操作说明：

采购部根据审批通过后的合同文本，与对方正式签订合同，保证双方签字盖章齐全（如为电子合同，需符合电子签名法规定）；

签订后5个工作日内，采购部将合同原件、附件（如技术协议、审批文件）移交档案管理部门，统一编号、登记归档；

建立合同台账，动态跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），直至合同终止。

输出成果：归档合同文本、电子台账记录。

三、流程配套表格模板

模板1：采购需求申请表

项目

内容

填写部门

负责人签字

日期

采购需求名称

如“2024年Q3办公电脑采购”

需求部

*

YYYY-MM-DD

采购标