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行政事务采购与分配操作指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业、事业单位及各类组织内部行政事务中物资的采购申请、审批、执行、入库、分配及全流程管理操作，旨在规范行政物资流转，提升资源使用效率。典型应用场景包括：

日常办公物资采购：如纸张、笔、文件夹等易耗品的批量采购与部门分配；

固定资产添置：如电脑、打印机、办公家具等设备的申购与领用；

会议与活动物资保障：如大型会议所需的物料、宣传品、设备租赁等采购与临时分配；

部门专项物资支持：如研发部门所需实验耗材、行政部门保洁用品等定向采购与发放；

应急物资调配：如突发情况下的防疫物资、维修工具等紧急采购与分配。

二、操作流程与步骤详解

（一）需求提报

发起主体：各部门根据实际工作需要，指定专人（如部门专员*）作为需求提报人。

提报要求：

填写《行政物资需求申请表》（详见第三部分表格模板），明确物资名称、规格型号、预估数量、用途说明、期望到货日期及预算金额；

对物资规格进行详细描述（如“A4纸”需注明“70g白色打印纸”），避免模糊表述；

部门负责人*对需求的必要性及合理性进行初审后，提交至行政部。

（二）需求审核

审核主体：行政部专员负责形式审核（需求完整性、预算合规性），行政主管负责实质审核（需求合理性、库存匹配度）。

审核要点：

检查申请表信息是否完整（如缺失规格或用途说明，退回补充）；

核对现有库存，优先从库存物资中调配，避免重复采购；

审核预算是否在部门年度行政预算额度内，超预算需求需报请分管领导*审批。

（三）采购执行

采购方式确定：

单次采购金额≤1000元：由行政部专员*从合格供应商库中选择供应商进行询价，对比后直接采购；

1000元＜单次采购金额≤5000元：需由行政部牵头，需求部门代表、财务部专员共同参与，至少获取3家供应商报价，综合性价比后确定供应商；

单次采购金额＞5000元：需启动公开招标或竞争性谈判流程，由行政部制定采购方案，报请分管领导*审批后执行。

供应商选择：优先选择与单位有长期合作资质、信誉良好的供应商，签订采购合同（明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任）。

订单跟踪：行政部专员*负责跟进订单进度，保证供应商按时交付，如遇延迟需及时与供应商沟通并反馈需求部门。

（四）物资入库

验收主体：行政部专员、需求部门代表共同到场验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与采购合同一致。

验收处理：

合格物资：填写《物资入库登记表》（详见第三部分表格模板），录入库存台账，分类存放至指定区域（如办公用品区、固定资产区），并在台账中标注“入库日期”“存放位置”；

不合格物资（如型号错误、有破损）：当场拒收，由行政部专员与供应商协商退换货或重新采购，同时记录问题原因并报行政主管。

（五）分配发放

分配依据：根据《需求申请表》中的用途及部门需求，结合库存数量进行分配。

发放流程：

需求部门指定领用人携带经部门负责人签字的《领用发放登记表》（详见第三部分表格模板）至行政部领用；

行政部专员核对领用信息与需求申请一致性，确认无误后发放物资，领用人在登记表上签字确认；

固定资产类物资需额外粘贴资产标签，并在《固定资产台账》中登记“领用部门”“领用人”“领用日期”。

（六）登记备案

信息更新：行政部专员*在物资发放后1个工作日内更新《库存台账》，保证“入库-出库-库存”数据实时准确；

资料归档：将《需求申请表》《采购审批表》《采购合同》《入库登记表》《领用发放登记表》等资料按月整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅。

三、常用表格模板与填写说明

（一）《行政物资需求申请表》

申请部门

申请日期

年月日

需求编号

（行政部填写）

物资信息

规格型号

预估数量

单位

用途说明

附件说明

（如需提供产品图片、参数表等，请在此注明）

部门审核

负责人签字：日期：年月日

行政部审核

审核意见：签字：日期：年月日

填写说明：

“需求编号”由行政部按“年份-部门代码-序号”规则编制（如2024-01-001，01代表行政部）；

“规格型号”需具体明确，避免填写“一批”“若干”等模糊词汇；

“用途说明”需简述物资用于具体工作场景（如“用于部门日常文件打印”）。

（二）《物资入库登记表》

入库日期

物资名称

规格型号

数量

单位

供应商

生产日期/批号

验收人

存放位置

备注

填写说明：

“供应商”填写采购合同中的供应商全称；

“生产日期/批号”仅针对有保质期要求的物资（如防疫物资、清洁剂）；

“存放位置”需明确具体货架或区域（如“1号货架-3层-办公用品区”）。

（三）《领用发放登记表》

领用日期

物资名称

规格型号

数量

单位

领用部门

领用人

领用事由

发放人

签字确认

填写说明：

“领用事由”需与《需求申请表》中的用途一致；

“签字