合同管理文档模板及电子签名功能.docVIP

合同管理及电子签名功能使用指南

一、适用业务场景

企业合作场景：甲乙双方签订项目合作协议、代理协议等，明确合作范围、权责划分及收益分配；

服务采购场景：企业向供应商购买技术服务、咨询服务、外包服务等，约定服务内容、验收标准及付款节点；

员工管理场景：企业与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，规范劳动关系及双方权利义务；

业务授权场景：企业向合作方出具授权委托书、经销协议等，界定授权范围及有效期。

二、操作流程指引

（一）合同模板创建与选择

进入合同管理系统：登录企业内部管理系统，选择“合同管理”模块，“新建合同”；

选择合同类型：根据业务场景选择对应模板（如《服务采购合同》《项目外包合同》《劳动合同》等），系统将自动填充基础条款框架；

自定义模板调整：如需修改模板，可“编辑条款”，对合同标的、履行期限、违约责任等核心内容进行增删或调整，保证条款符合业务需求。

（二）合同基础信息填写

双方主体信息：

甲方（委托方）：填写单位全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系人及联系方式（电话示例：888）；

乙方（服务方/合作方）：同上要求填写，保证信息与营业执照、证件号码等证件一致；

若涉及授权代理人，需填写代理人姓名、证件号码号及授权委托书编号。

合同核心要素：

合同名称：明确合同类型及业务内容（如“项目技术开发服务合同”）；

合同编号：按企业规则编写（如“HT-2024-X”，其中X为流水号）；

签订日期：填写双方实际签署日期；

合同金额：大小写金额需一致，明确币种及计价单位（如人民币/元）；

履行期限：约定开始日期、截止日期或里程碑节点（如“自合同生效之日起90日内完成交付”）。

（三）合同条款细化与审核

核心条款完善：

标的物/服务内容：详细描述合同涉及的产品、服务或项目范围（如“为甲方开发系统，包含模块设计、代码开发、测试部署及3个月运维支持”）；

质量标准与验收：明确验收标准、流程及责任方（如“按GB/T25000.51-2016标准验收，乙方提交验收申请后5个工作日内完成”）；

付款方式：约定支付节点（如“预付款30%、到货款40%、验收合格后尾款30%”）、账户信息及发票要求（如“乙方提供6%增值税专用发票”）；

违约责任：明确违约情形及赔偿标准（如“逾期交付按日万分之五支付违约金，单方违约需赔偿实际损失30%”）；

争议解决：约定协商、仲裁或诉讼管辖地（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”）。

内部审核流程：

填写完成后，“提交审核”，系统将按预设流程（如经办人→部门负责人→法务→总经理）依次流转；

审核人需在2个工作日内完成意见反馈，对修改条款需注明具体调整内容，审核通过后进入下一环节。

（四）电子签名发起与签署

发送签名邀请：审核通过后，“发起电子签名”，系统自动签名，通过短信或邮件发送给乙方指定联系人（短信示例：“【公司】您有1份待签署合同（编号：HT-2024-X），请完成签署，有效期7天”）；

身份验证：乙方接收后，需完成实名认证（如人脸识别、银行卡验证等），保证签署人身份真实有效；

在线签署：验证通过后，乙方可在合同指定签署位置（如法定代表人签字、公司盖章处）进行电子签名，支持手写签名、公章盖章等多种形式；

甲方签署：乙方签署完成后，系统自动回传至甲方，由甲方指定人员完成电子签署，双方签署时间自动记录并不可篡改。

（五）合同归档与管理

签署完成确认：双方签署完成后，系统自动带电子签章的PDF合同正本，同步发送至双方预留邮箱；

归档存储：合同正本及附件自动归档至“合同管理库”，支持按合同编号、名称、签署日期等条件检索，可打印或导出为PDF格式；

履约跟踪：系统根据合同约定设置履约提醒（如付款节点、验收期限），提前3天通过系统消息提醒相关负责人跟进履约情况。

三、合同基本信息模板

项目

填写说明

示例

合同编号

企业唯一编码规则，如“HT-年份-部门代码-流水号”

HT-2024-SF-001

合同名称

?体现合同类型及核心业务

市科技有限公司-软件开发服务合同

甲方信息

单位全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系人、电话

单位全称：市科技有限公司；统一信用代码A0567；联系人：*经理；电话：888

乙方信息

同甲方信息格式

单位全称：市信息技术有限公司；统一信用代码联系人：*总；电话：139999

合同金额

大小写一致，注明币种

人民币：伍万元整（￥50,000.00）

签订日期

年-月-日格式

2024年5月20日

生效日期

合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）或具体生效日期

自双方电子签署完成之日起生效

合同期限

起始至终止时间，或“长期合作，每年一签”

自2024年6月1日至2025年5月31日止

主要条款