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供应商信息管理及评估标准手册

前言

本手册旨在规范企业供应商信息的全生命周期管理，建立科学、客观的供应商评估体系，保证供应链的稳定性、高效性与合规性。通过标准化管理流程，明确各环节职责与要求，帮助企业优化供应商结构，降低运营风险，提升整体供应链竞争力。本手册适用于企业采购、供应链、质量等相关部门，以及参与供应商管理的各类人员。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册涵盖供应商从引入到退出的全流程管理，包括但不限于：供应商资质审核、信息建档、日常维护、定期评估、分级管理及风险预警等环节。适用于所有与企业存在业务合作的外部供应商（含原材料、服务、工程等各类供应商）。

（二）典型应用场景

新供应商引入：当企业有新的采购需求或现有供应商无法满足业务要求时，需通过本手册流程完成新供应商的准入审核与信息建档。

现有供应商年度评估：每年定期对合作中的供应商从质量、交期、服务等多维度进行综合评估，确定后续合作策略。

供应商信息动态更新：当供应商联系方式、经营范围、资质证书等关键信息发生变更时，需及时更新供应商档案。

供应商分级管理：根据评估结果对供应商进行分级（如战略级、优先级、合格级、观察级），实施差异化管理策略。

供应商风险预警与退出：对出现重大质量、交期延误或违规行为的供应商，启动风险预警或退出机制。

二、供应商全生命周期管理流程

（一）供应商准入管理

需求提报

业务部门（如生产部、项目部）根据采购需求，填写《供应商引入申请表》，明确采购品类、技术标准、预估用量及合作要求。

需求经部门负责人*审批后，提交至采购部。

供应商寻源与初选

采购部通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商清单》。

对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无相关资质、产能不足等）。

资质审核

采购部向初选通过的供应商发放《供应商资质文件清单》，要求其提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、生产许可证、产品检测报告等文件。

质量部、法务部联合审核资质文件的真实性、有效性与合规性，形成《资质审核记录表》。对资质不达标供应商，通知其限期整改；整改后仍不达标者，终止准入流程。

现场考察（必要时）

对关键物料或高价值服务的供应商，由采购部、质量部、技术部组成考察小组，赴供应商现场进行实地考察，内容包括生产环境、设备能力、工艺流程、质量管控体系、仓储物流等，形成《现场考察报告》。

样品测试与小批量试用

供应商按要求提供样品，由质量部进行全项检测，出具《样品测试报告》。

测试合格后，安排小批量试用，试用部门需填写《小批量试用评价表》，反馈产品使用情况。

合同签订与信息建档

审核通过后，由法务部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务、合作期限、质量标准、违约责任等条款。

采购部将供应商基本信息、资质文件、合同等资料整理归档，录入供应商管理系统，唯一供应商编码，完成正式建档。

（二）供应商信息维护

日常信息更新

供应商如发生名称变更、地址迁移、联系人调整、经营范围扩大/缩小等信息变更，需提前10个工作日向采购部提交《供应商信息变更申请表》，并附相关证明文件（如工商变更通知书等）。

采购部审核通过后，更新供应商管理系统中的相关信息，并通知相关部门（如财务部、仓库等）。

定期信息核查

每年6月，采购部组织对所有供应商资质文件进行集中核查，保证营业执照、行业资质证书等在有效期内。对即将到期的资质，提前3个月提醒供应商续期，未续期或续期审核未通过的供应商，暂停合作直至资质恢复。

档案管理

供应商档案分为电子档案与纸质档案，电子档案存储于供应商管理系统，纸质档案由采购部专人保管，借阅需经采购经理*审批，并登记《档案借阅记录表》。

（三）供应商评估管理

评估周期

年度评估：每年12月对所有合作供应商进行一次全面评估。

季度跟踪：对战略级、优先级供应商，每季度进行一次关键指标（如质量合格率、准时交货率）跟踪评估。

专项评估：当供应商发生重大质量、交期延误或客户投诉时，启动专项评估。

评估组织与流程

成立评估小组：由采购部牵头，成员包括质量部、生产部、技术部、财务部相关负责人*。

数据收集：各相关部门在评估周期内收集供应商的绩效数据（如质量部提供批次合格率、退货率；生产部提供交期达成率等）。

指标评分：评估小组根据《供应商评估打分表》（详见第四章模板），对各项指标进行量化打分，计算总分。

等级判定：根据总分确定供应商评估等级（A级≥90分，B级80-89分，C级70-79分，D级＜70分），形成《供应商评估报告》。

评估结果应用

A级（优秀供应商）：优先分配订单，纳入战略供应商名单，给予付款周期优惠、联合研发等激励。

B级（良好供应商）：维持现有合作规模，鼓励其持续改进。

C级（合格供应商）：发出《改