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行政日常办公流程管理模板

一、适用办公场景

二、核心流程操作步骤

（一）办公用品申领流程

提交申请

申请人根据工作需求，通过OA系统或行政部指定渠道填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、用途及预计领取时间。

示例：行政专员*需采购A4纸（500张/包）10包用于部门日常打印，需在系统中提交申请并部门负责人签字的纸质扫描件（若要求）。

部门审核

申请人直接上级（部门负责人）在1个工作日内审核申请的必要性与合理性，确认是否符合部门预算及使用规范，审批通过后流转至行政部。

行政部审批

行政部专员核对库存情况：若库存充足，直接审批通过；若库存不足，需确认采购周期与紧急程度，必要时与申请人沟通调整数量或领取时间。

审批通过后，系统自动更新库存台账，并通知申请人领取。

领用与登记

申请人携带有效工牌或审批单至行政部仓库，由仓管员核对物品信息无误后发放，申请人在《办公用品领用登记表》签字确认，保证账实一致。

反馈与优化

领用后3个工作日内，申请人可反馈物品使用情况（如质量问题、数量偏差等），行政部定期分析申领数据，优化采购品类与库存标准。

（二）会议室使用申请流程

提交预订

申请人需提前1个工作日（大型会议需提前3个工作日）通过会议室预订系统或行政部邮箱填写《会议室预订申请表》，注明使用日期、时间段、会议主题、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶水、横幅布置）。

行政部核对

行政部专员在2小时内审核会议室可用性：若时间或设备冲突，及时与申请人沟通调整（如更换会议室、调整时间或设备替代方案）；若无冲突，确认预订并反馈申请结果。

使用前确认

会议开始前1小时，申请人或指定人员至行政部领取会议室钥匙（或通过门禁系统授权），检查设备是否正常运行，如有问题联系行政部技术人员支持。

使用与维护

使用期间，申请人需保持会议室整洁，爱护设备；会议结束后关闭所有电器、整理桌椅，锁好门并将钥匙归还行政部，同时在《会议室使用登记表》中记录使用情况。

反馈与归档

行政部定期统计会议室使用率（如每周/每月），根据需求优化会议室配置（如增设小型洽谈室、升级设备）；申请人可提交使用反馈（如设备故障、环境问题），用于服务改进。

（三）内部文件审批流程

发起审批

文件起草人根据业务需求撰写文件（如通知、报告、制度等），明确文件标题、主送/抄送部门、核心内容及审批层级（如部门负责人→分管领导→总经理）。

逐级审核

部门负责人：审核文件内容与本部门工作的关联性、数据准确性及可行性，1个工作日内反馈意见。

分管领导：审核文件是否符合公司战略、跨部门协作是否顺畅，必要时组织相关部门会签，2个工作日内反馈意见。

总经理（如需）：对重大事项进行最终审批，1个工作日内反馈意见。

修改与重新提交

起草人根据审批意见修改文件，标注修改内容并说明原因，重新提交至审批人；若意见存在分歧，由牵头部门组织协调，达成一致后继续审批。

发布与归档

审批通过后，由行政部统一编号、排版（如公司LOGO、字体格式），通过OA系统或公告栏发布，同时纸质版加盖公章存档（涉密文件按保密流程管理）。

执行与跟踪

各部门收到文件后需在规定时间内落实，执行情况反馈至行政部；行政部定期跟踪文件执行效果，对未落实事项进行督办。

（四）员工差旅申请流程

填写申请

员工因公出差需提前3个工作日填写《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排（交通、住宿）、预算明细（参考公司差旅标准）及审批人（部门负责人→分管领导→总经理）。

部门与行政部审批

部门负责人：审核出差必要性及工作计划，1个工作日内审批。

分管领导：审核出差任务与部门目标的匹配度，1个工作日内审批。

行政部：核对差旅标准（如交通舱位、住宿酒店等级），确认预算合规性，审批通过后备案。

出行准备

审批通过后，员工凭《差旅申请表》至行政部领取差旅预支款（如需），或自行预订符合标准的交通/住宿（需保留凭证）。

出差与记录

出差期间，员工需按计划推进工作，每日记录工作进展；如行程有变，需提前1天向部门负责人报备。

报销与结算

出差结束后5个工作日内，员工提交《差旅报销表》及原始凭证（发票、行程单等），财务部审核金额与标准是否一致；行政部更新差旅台账，分析差旅成本，优化差旅政策。

三、常用流程模板示例

表1：办公用品申领表

序号

申请人

部门

申请日期

物品名称

规格型号

单位

数量

用途

预计领取时间

审批人

审批意见

领用日期

领用人签字

备注

1

*

行政部

2023-10-08

A4纸

80g

包

10

部门日常打印

2023-10-10

*

同意

2023-10-10

*

表2：会议室预订申请表

预订编号

申请人

部门

预订日期

使用日期

开始时间

结束时间

会议主题

参会人数

所需设备

特殊需求

审批人

审批状态

使