质量管理体系自检表与整改计划.docVIP

质量管理体系自检表与整改计划工具指南

一、适用场景与应用情境

本工具适用于各类组织在质量管理体系运行过程中的常态化管理与持续改进，具体包括但不限于以下情境：

体系认证前准备：在ISO9001等质量管理体系认证前，全面梳理体系运行现状，识别与标准要求的差距；

内部审核后改进：结合内部审核结果，对发觉的不符合项制定整改措施，验证整改有效性；

日常管理监控：定期（如每季度/每半年）对体系关键过程、管理职责、资源保障等进行系统性检查，保证体系持续有效运行；

外部审核迎检：在迎接客户审核、监管机构检查前，自查体系文件执行情况，降低不符合风险；

问题发生后复盘：当出现质量、客户投诉等事件后，通过自检分析体系漏洞，制定预防与纠正措施。

二、操作流程与实施步骤

本工具的实施需遵循“策划-实施-检查-改进”（PDCA）循环，保证自检工作规范、整改措施落地，具体步骤

步骤一：自检准备阶段

成立自检小组

由组织最高管理者或管理者代表牵头，成员包括质量管理部门负责人、各业务部门骨干（如生产、技术、采购等），保证覆盖体系涉及的所有职能领域；

明确小组职责：制定自检计划、组织实施检查、汇总分析问题、跟踪整改进度。

收集与梳理依据

收集质量管理体系相关文件，包括：质量手册、程序文件、作业指导书、质量目标、法律法规及行业标准等；

确认自检依据（如ISO9001标准、组织内部体系文件、客户特定要求等），避免检查标准模糊或遗漏。

制定自检计划

明确自检范围：覆盖体系全部条款或重点模块（如管理职责、生产过程控制、监视测量资源等）；

确定自检时间：避开业务高峰期，保证各环节配合；

分配检查任务：按部门/过程划分检查区域，指定检查人与记录人。

步骤二：自检实施阶段

召开自检启动会

向各部门负责人说明自检目的、范围、流程及时间安排，明确配合要求（如提供文件、记录，安排现场访谈等）。

现场检查与记录

文件检查：查阅体系文件是否现行有效、记录是否完整规范（如质量目标考核记录、培训记录、设备校准记录等）；

现场核查：到生产车间、实验室、仓库等现场，观察过程是否按文件执行（如作业指导书遵守情况、标识张贴规范性、不合格品处置流程等）；

人员访谈：与关键岗位人员（如操作工、检验员、班组长）交流，知晓其对质量职责、操作流程的掌握情况；

问题记录：对发觉的不符合项，详细记录“问题描述、违反条款、证据记录（如文件编号、记录编号、现场照片等）”，保证信息可追溯。

汇总检查结果

自检小组汇总各检查区域结果，区分“一般不符合”和“严重不符合”（如严重不符合：导致体系失效、产品批量不合格、违反法规等）；

初步分析问题趋势，如是否集中在某个部门、某类过程或重复发生。

步骤三：整改计划制定阶段

原因分析

对不符合项组织责任部门进行原因分析，可采用“鱼骨图”“5Why分析法”等工具，从“人、机、料、法、环、测”等维度查找根本原因（如“员工培训不足”“设备参数设置错误”“文件规定不明确”等）。

制定整改措施

措施需具体、可操作，明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”，避免笼统表述（如“加强培训”改为“组织《作业指导书》专项培训，覆盖所有操作工，培训后考核合格率100%”）；

区分“纠正措施”（针对已发生的不符合）和“预防措施”（针对潜在风险），保证整改彻底。

审批与发布整改计划

整改计划经责任部门负责人确认、自检小组审核、管理者代表批准后正式发布，明确“问题描述、整改措施、责任部门/人、完成时限、验证方式”。

步骤四：整改跟踪与验证阶段

实施整改

责任部门按计划落实整改措施，过程中如有调整需及时报自检小组备案。

跟踪进度

自检小组通过定期例会、现场检查等方式跟踪整改进度，对逾期未完成的部门进行督促。

验证有效性

整改完成后，责任部门提交整改报告（附相关证据，如培训记录、修订后的文件、检验报告等）；

自检小组对整改结果进行验证，重点检查：

不符合项是否已消除；

原因分析是否准确，措施是否针对根本原因；

是否引入新风险或产生其他不符合项。

验证结果记录为“有效”或“无效”，无效则重新制定整改措施。

步骤五：总结与归档阶段

编写自检报告

汇总自检过程、结果、整改情况及体系运行有效性评价，提出体系改进建议（如优化流程、修订文件、加强培训等）。

管理评审输入

将自检报告作为管理评审的输入材料，向最高管理者汇报体系运行状况及改进需求。

资料归档

自检计划、检查记录、不符合项报告、整改计划、整改报告、验证记录等资料整理归档，保存期限不少于3年（或按体系文件规定）。

三、模板工具与表单设计

表1：质量管理体系自检表（模板）

自检范围：[如：管理职责、资源管理、产品实现、测量分析改进等]

自检日期：____年__月__日至__月__日

自检小组：组长：经理；成员：主管、工程师、专员

序号

检查项目

检查内容