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采购流程合规管理手册

前言

在现代企业治理结构中，采购管理作为企业运营的关键环节，其合规性直接关系到企业的成本控制、运营效率、资产安全乃至整体声誉。建立并严格执行规范的采购流程，不仅是防范舞弊风险、确保交易公平公正的基本要求，更是提升企业核心竞争力的重要保障。本手册旨在为企业采购活动提供一套系统、清晰且具有实操性的合规指引，帮助相关从业人员明确各环节的职责、标准与风险控制点，确保每一笔采购业务都在阳光下运行，经得起检验。

一、采购需求的提出与审批

采购活动的起点在于真实、合理的需求。任何采购行为都应源于明确的业务需要，而非主观臆断或形式主义。

1.1需求提出

需求部门应根据实际业务发展、生产运营或项目推进的需要，准确、详细地填写采购需求单。需求单应至少包含以下核心信息：所需物资或服务的具体名称、规格型号、技术参数（如适用）、预估数量、质量标准、建议品牌（如有且合理）、期望交付时间、预算金额（或预估单价及总价）以及需求的紧急程度等。填写过程中，需求部门应对各项信息的真实性、准确性和必要性负责，避免模糊不清或超出实际需求的采购申请。

1.2需求审批

需求单填写完毕后，须按照企业既定的审批权限和流程进行逐级审批。审批人在审阅需求时，应重点关注需求的合理性、必要性、预算匹配度以及是否符合企业整体规划。对于超出常规或预算金额达到一定标准的采购需求，可能需要更高层级管理人员或相关委员会的审议。审批过程应形成书面记录，确保可追溯。未经有效审批的采购需求，不得进入后续采购环节。

二、供应商的寻源与管理

合格的供应商是优质采购的基础。对供应商的选择与管理，应秉持公平、公正、公开及优胜劣汰的原则。

2.1供应商信息收集与初步筛选

采购部门应广泛收集潜在供应商的信息，可通过行业协会、专业展会、网络平台、同行推荐或供应商主动接洽等多种渠道。收集的信息应包括供应商的基本资质（如营业执照、相关生产或经营许可证）、生产能力、技术水平、质量体系认证、商业信誉、财务状况、供货周期、售后服务能力及价格水平等。初步筛选时，应剔除明显不符合基本要求或存在不良记录的供应商。

2.2供应商资格审查与评估

对于通过初步筛选的供应商，应进行更为严格的资格审查。审查内容应至少涵盖其法人资格的有效性、经营范围的符合性、生产或服务能力的匹配性、质量保障体系的健全性、财务状况的稳健性以及是否存在重大违法违规记录或不良诉讼等。必要时，可要求供应商提供相关证明文件的原件或加盖公章的复印件。对于重要或大额采购的供应商，建议进行实地考察，以直观了解其生产经营状况。建立科学的供应商评估体系，对供应商进行多维度打分，评估结果将作为选择合作供应商的重要依据。

2.3合格供应商名录建立与动态管理

通过资格审查并评估合格的供应商，应纳入企业的合格供应商名录进行统一管理。名录信息应定期更新，确保准确有效。同时，应建立供应商动态管理制度，定期对合作供应商的表现进行复评，包括其产品或服务质量、履约能力、价格竞争力、售后服务等方面。对于表现不佳或出现重大问题的供应商，应及时暂停合作或从名录中清除。

三、采购方式的选择与执行

根据采购金额、物资特性、市场竞争状况及相关法规政策要求，选择适宜的采购方式，是确保采购效率与合规性的关键。

3.1采购方式的种类与适用范围

企业应明确各类采购方式的适用条件。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。一般而言，金额较大、市场竞争充分的通用物资或服务，宜采用公开招标方式，以确保最大限度的竞争和成本控制。对于金额较小、技术规格相对简单的采购，可采用询价等更快捷的方式。单一来源采购应严格控制，仅在特定情况下（如只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购等）方可采用，并需提供充分的证明材料。

3.2采购过程的组织与实施

无论采用何种采购方式，均应制定详细的采购实施计划，并严格按照既定流程执行。

招标采购：应规范编制招标文件，明确招标需求、投标人资格条件、评标标准与方法等核心内容。招标文件应经过内部审核。发布招标公告应符合法定或企业规定的时限和媒介要求。开标、评标过程应遵循公开、公平、公正的原则，评标委员会的组建应符合规定，评标过程应有详细记录。

竞争性谈判/询价：应向不少于规定数量的合格供应商发出邀请，明确谈判或询价的条件、需求和响应截止时间。谈判或询价过程应有记录，确保透明。

在采购执行过程中，应确保所有参与方享有平等的竞争机会，不得设置不合理的门槛或歧视性条款，严禁泄露保密信息。

四、合同的签订与管理

采购合同是规范供需双方权利义务、保障采购活动顺利完成的法律文件，必须严谨对待。

4.1合同的起草与评审

采购合同一般应基于采购结果（如中标通知书、谈判纪要等）起草。合同文本应尽可能采用企业标准合同范本