跨部门协作沟通会议记录及决策执行表.docVIP

一、适用工作情境

当企业内部需要推动跨部门协作项目、解决涉及多部门的复杂问题、或需对跨领域事项达成共识并明确执行责任时，该工具可系统化记录会议过程、固化决策结果，并跟踪执行进度，避免因信息传递不畅或责任模糊导致协作低效。典型场景包括：新产品上市前多部门（研发、市场、销售、生产）协同筹备、客户投诉引发的跨部门（客服、产品、技术、法务）问题处理、年度预算分配涉及的部门（财务、业务、人力）资源协调等。

二、标准化操作流程

（一）会前：充分准备，明确目标

确定会议必要性：发起部门（如项目组）需明确需协作的核心目标（如“确定Q3产品上市推广方案”），判断是否必须通过跨部门会议达成共识，避免无效沟通。

制定会议议程：列出需讨论的关键议题（如“推广渠道分工”“预算分配”“时间节点”），明确每个议题的讨论目标和预期输出（如“明确各渠道负责人及预算额度”）。

邀请参会人员：根据议题内容，确定必须参会部门及人员（如市场部经理、销售部主管、研发部代表*），提前3个工作日发送会议通知（含议程、时间、地点、会前需准备的资料，如“各部门现有推广资源清单”）。

收集背景资料：发起部门汇总与议题相关的背景信息（如项目背景、历史问题、初步方案），提前1天分发至参会人，保证各方对讨论基础有统一认知。

（二）会中：聚焦讨论，精准记录

开场同步目标：主持人（通常为发起部门负责人）开场重申会议目标、议程及时限（如“本次会议需在2小时内确定推广方案分工”），提醒参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。

逐项议题讨论：按议程顺序，每个议题由提出部门简要说明背景后，参会部门依次发言，记录人需实时记录：

讨论要点：各部门的核心观点、建议、分歧（如“市场部建议优先线上渠道，销售部认为线下渠道需同步推进”）；

关键信息：数据、事实依据（如“线上渠道历史转化率15%，线下渠道为8%”）；

决策过程：最终达成共识的依据（如“结合预算上限，决定线上渠道占比60%，线下40%”）。

明确决策与执行：对每个议题形成明确决策后，当场确认：

决策内容：清晰描述“做什么”（如“由市场部负责线上渠道内容策划，销售部负责线下渠户邀约”）；

执行负责人：落实到具体人（如“市场部经理为线上渠道负责人，销售部主管为线下渠道负责人”）；

时间节点：明确起止时间（如“内容策划需在8月15日前完成，客户邀约需在8月20日前启动”）；

所需资源：明确需其他部门配合的支持（如“研发部需在8月10日前提供产品测试版用于宣传物料制作”）。

确认记录准确性：讨论结束后，主持人带领参会人员快速回顾会议记录（特别是决策事项和执行计划），确认无遗漏或歧义后，参会人员签字确认（如为线上会议，可截图确认）。

（三）会后：整理分发，跟踪执行

整理会议记录：记录人会在24小时内整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策事项列表、执行计划表（含负责人、时间、资源等），保证语言简洁、数据准确。

分发与存档：将会议记录（PDF版）发送至所有参会人员及相关部门负责人抄送，并在企业共享平台（如OA系统、企业文档）存档，方便随时查阅。

建立执行台账：根据执行计划表，在项目管理工具（如钉钉项目、飞书多维表格）中创建“跨部门决策执行跟踪表”，实时更新进度（如“8月16日：市场部完成80%内容策划”）。

定期跟踪反馈：执行负责人每周更新进度至跟踪表，遇到需协调的问题及时标记（如“研发部测试版延迟，需调整内容策划时间”）；发起部门每周组织简短进度会（15-30分钟），聚焦未完成事项及风险，推动解决。

三、模板表格示例

跨部门协作沟通会议记录及决策执行表

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

Q3新产品上市推广方案跨部门协调会

会议日期

2023年8月5日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议号*-）

主持人

市场部*经理

记录人

市场部*专员

参会部门及人员

市场部（经理、专员）、销售部（主管、代表）、研发部（工程师）、财务部（主管）

缺席人员及原因

研发部*总监（出差，已提前提交书面意见）

（二）会议议题及讨论记录

议题编号

议题名称

提出部门

讨论内容摘要

关键结论/决策

1

推广渠道分工

市场部

市场部建议优先线上社交媒体（抖音），销售部建议增加线下门店体验活动；双方就预算分配存在分歧（市场部希望线上占比70%，销售部认为需50%）。

最终确定线上渠道占比60%（抖音各30%），线下渠道占比40%（门店体验+区域地推），由市场部统筹线上，销售部统筹线下。

2

宣传物料制作周期

研发部

研发部需8月10日前提供产品测试版用于宣传物料（海报、视频）制作，当前测试版进度滞后，可能影响物料上线时间（原定8月20日）。

市场部协调设计部优先处理核心物料，研发部承诺8月8日前提供测试版，物料制作延