行政办公用品采购申请及审批模板提高采购效率.docVIP

行政办公用品采购申请及审批工具指南

一、适用情境与范围

本工具适用于企业、事业单位及各类组织内部行政办公用品的常规采购管理，涵盖笔、纸、文件夹、办公耗材等低值易耗品，以及打印机墨盒、办公设备配件等非固定资产类物品。适用于日常计划性采购、临时紧急采购及批量集中采购场景，旨在规范采购流程、缩短审批周期、提升采购透明度与效率。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与申请填写

需求提报：申请人根据部门实际办公需求，梳理所需物品名称、规格、数量及用途，保证采购内容符合工作必要性原则。

填写申请表：通过内部办公系统或纸质《行政办公用品采购申请及审批表》提交申请，需完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

物品清单（名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价）；

采购用途（注明具体使用场景，如“日常行政文件打印”“部门会议用品”等）；

紧急程度（勾选“常规/紧急”，紧急采购需说明原因）。

（二）部门审核与必要性确认

部门负责人审核：部门负责人*对申请的必要性及数量合理性进行把关，重点审核是否为必备办公物品、数量是否与部门规模匹配，审核通过后在审批表中签字确认。

预算匹配检查：对于有年度预算的部门，需同步确认采购项目是否在预算额度内；超预算采购需额外说明原因，并提交上级分管领导*预审。

（三）行政部门审批与采购执行

行政部门汇总：行政部门*定期（如每日/每两日）收集各部门采购申请，按物品类别、紧急程度进行分类汇总，避免重复采购。

库存核查：行政部门核对现有库存，确认是否需采购或可从库存调配，对于可复用物品（如文件夹、计算器等）优先建议内部调拨。

审批流转：

常规采购：由行政部门负责人审批后，交由采购专员执行采购；

紧急采购：经行政部门负责人*审批后，可先行采购，后续补全手续；

大额采购（单笔超元）：需额外提交分管领导及财务部门*会签。

（四）采购实施与物品验收

供应商选择：采购专员根据物品特性，优先从合格供应商库中选择（如长期合作的办公用品供应商），保证价格合理、质量达标，小额采购可对比2-3家报价后确定。

物品验收：物品送达后，由申请人所在部门指定人员与行政部门*共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与申请一致，检查质量是否完好，验收合格后在《物品验收单》上签字确认。

（五）费用结算与档案归档

费用结算：采购专员凭审批通过的申请表、验收单及供应商提供的有效凭证（如采购清单），按财务流程办理费用结算，保证票据信息与实际采购内容一致。

档案归档：行政部门将采购申请表、审批表、验收单、采购凭证等资料整理归档，保存期限不少于2年，便于后续查询与审计。

三、采购申请及审批表单模板

行政办公用品采购申请及审批表

申请信息

内容

申请人

*

所属部门

*

联系方式

*

申请日期

年月*日

采购信息

物品名称

紧急程度

□常规□紧急（紧急原因：*）

部门审核

部门负责人签字：审核日期：年月日

行政部门审核

□同意采购□建议调拨库存□驳回原因：审核人：日期：年月*日

财务审核（大额）

□预算合规□超预算说明：审核人：日期：年月*日

分管领导审批

□同意□备注：签字：日期：年月*日

采购执行情况

采购人：供应商名称：实际采购金额：元验收人：日期：年月*日

验收意见

□合格□不合格（不合格说明：）验收签字：日期：年月*日

四、执行要点与风险提示

申请规范性：物品名称需准确规范（如使用“A4复印纸”而非“纸”），数量需合理预估，避免过度采购造成浪费；紧急采购需在申请表中注明具体原因及期望到货时间。

审批时效性：各部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核；行政部门对常规采购应在2个工作日内完成审批与供应商对接，紧急采购需优先处理，保证24小时内启动采购流程。

库存与预算控制：行政部门每月更新库存清单，定期发布可调配物品信息，减少重复采购；各部门需严格控制采购预算，超预算采购需提前履行报批程序。

质量与验收：采购物品需符合国家质量标准，验收时需仔细核对物品与申请信息一致，存在质量问题及时退换并记录供应商履约情况。

廉洁与合规：采购过程需遵循公平、公正、公开原则，禁止指定供应商或收受回扣；所有采购流程需留痕存档，保证可追溯性。