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企业合同管理台账范本

一、合同管理台账的核心价值与基本原则

合同管理台账并非简单的合同文件堆砌，而是通过系统化的数据记录与动态跟踪，实现对合同全生命周期的有效管控。其核心价值体现在：风险预警、履约监控、成本控制、决策支持及合规审计。在构建和维护台账时，应遵循以下基本原则：

*全面性原则：确保合同信息记录的完整性，避免关键信息缺失。

*准确性原则：数据录入务必真实、精确，杜绝错漏。

*及时性原则：合同信息发生变动或履行进展时，应及时更新台账。

*保密性原则：合同信息多涉及商业秘密，台账管理需严格遵守保密规定。

*可追溯性原则：台账记录应清晰反映合同的流转、审批及变更过程。

二、合同管理台账核心信息模块与字段说明

一份完善的合同管理台账应至少包含以下核心信息模块。企业可根据自身规模、业务特点及管理需求进行适当调整与细化。

（一）合同基本信息模块

此模块旨在快速识别合同的基础属性。

序号

字段名称

说明与示例

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1.1

合同编号

采用企业统一编码规则，如：HT-年份-部门-流水号（示例：HT-2023-SC-001）

1.2

合同名称

完整、准确的合同全称

1.3

合同类别

如：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等

1.4

合同版本

V1.0,V2.0等，尤其针对有修订过程的合同

1.5

签订日期

YYYY年MM月DD日

1.6

合同期限

起始日期（YYYY年MM月DD日）至终止日期（YYYY年MM月DD日），或长期/无固定期限

1.7

合同状态

如：草稿、待审批、已签订、履行中、暂停履行、已终止、已归档、纠纷中、已解除等

1.8

合同重要性等级

可根据金额、影响范围等设定，如：一般、重要、重大

（二）合同主体信息模块

清晰记录合同各方的基本情况，是追溯责任主体的基础。

序号

字段名称

说明与示例

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2.1

我方单位名称

填写企业全称

2.2

我方签约代表

姓名、职务

2.3

对方单位名称

填写对方企业/机构全称，确保与公章一致

2.4

对方单位类型

如：有限公司、股份公司、事业单位、个体工商户等

2.5

对方统一社会信用代码/身份证号

对方为企业填写统一社会信用代码，为个人填写身份证号（注意脱敏处理）

2.6

对方签约代表

姓名、职务、联系方式

2.7

对方联系人及联系方式

负责合同履行对接的人员姓名、电话、邮箱

2.8

对方单位地址

注册地址或实际经营地址

（三）合同核心内容模块

合同的核心权利义务在此体现，应简明扼要。

序号

字段名称

说明与示例

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3.1

合同标的

简述合同指向的goods、service或othermatters

3.2

合同金额

总金额（大写及小写），币种

3.3

付款方式

如：电汇、承兑汇票、现金等；分期支付需注明每期金额、比例及支付条件

3.4

付款进度

已付款金额、未付款金额、付款节点描述

3.5

主要权利义务摘要

简要概括我方与对方的核心权利与义务

3.6

违约责任

简述主要违约情形及对应的违约责任

3.7

争议解决方式

如：协商、仲裁（仲裁机构名称）、诉讼（管辖法院名称）

3.8

合同附件

附件名称、数量，可注明附件是否齐全

（四）合同履行跟踪模块

动态记录合同履行过程，是台账“管理”属性的核心体现。

序号

字段名称

说明与示例

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4.1

我方履行责任人

部门、姓名、联系方式

4.2

履行进度

如：未开始、进行中（XX%）、已完成、逾期未完成

4.3

关键节点完成情况

如：发货、验收、付款、服务提供等关键节点的完成时间、情况描述

4.4

逾期情况记录

如有逾期，记录逾期事项、逾期天数、原因分析、处理措施

4.5

合同变更记录

变更日期、变更内容摘要、变更协议编号、变更审批情况

4.6

合同解除/终止记录

解除/终止日期、原因、方式、审批情况

4.7

纠纷记录

纠纷发生时