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会议组织与记录标准化模板及会议纪要撰写

一、适用范围：会议类型与覆盖场景

战略决策类会议：年度规划、季度目标研讨、重大事项决策等；

项目推进类会议：项目启动会、周/月度进度会、阶段复盘会等；

部门协作类会议：跨部门协调会、资源对接会、流程优化会等；

例行沟通类会议：部门周例会、晨会/夕会、专题工作小组会等。

通过标准化流程，旨在统一会议组织形式、提升会议效率、保证会议成果可追溯，同时规范会议纪要的撰写与分发，实现“会前有准备、会中有聚焦、会后有跟进”的闭环管理。

二、会议组织标准化流程：从筹备到收尾的规范步骤

（一）会议筹备：明确目标与资源保障

确定会议核心要素

会议目的：明确本次会议需解决的问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门协作流程卡点”）；

会议类型：根据目的选择决策型、讨论型或告知型会议；

参会人员：确定必参人员（决策层、执行负责人、相关方）、可选人员（列席专家、支持人员），避免无关人员参会；

时间与时长：优先选择多数人方便的时间，单次会议时长建议控制在1-2小时（复杂议题可分阶段召开）。

准备会议材料

提前3天收集与议题相关的背景资料、数据报表、方案初稿等，整理成《会议材料包》；

预制会议议程模板（含议题顺序、讨论要点、每项议题预计时长），明确各议题负责人。

发出会议通知

提前1-3天通过企业内部系统/邮件发送通知，内容需包含：

会议主题、时间（起止时刻+时区）、地点（线下会议室/线上会议）；

参会人员（部门/姓名）、会议议程及对应负责人；

会议材料包（可附或附件）、需参会者提前准备的反馈内容（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”）；

联系人及联系方式（如需协调临时变更）。

（二）会议召开：聚焦议题与高效决策

会议开场（5-10分钟）

主持人（通常为会议发起部门负责人）开场，明确会议目的、议程及时长规则；

确认参会人员到齐情况，缺席者需提前说明原因，重要议题缺席人员需安排后续补会或同步意见。

按议程推进讨论

各议题负责人依次汇报，控制单次发言时长（建议每人不超过5分钟，复杂议题可延长至10分钟）；

主持人引导聚焦核心问题，避免跑题或陷入细节争议，对分歧点及时记录（如“关于A方案成本问题，需财务部*会后补充测算”）；

关键决策需当场明确（如“一致同意采用B方案，由技术部*YY牵头3天内输出细化计划”）。

会议记录要点

指定专人（通常是会议记录人）实时记录，重点捕捉：

各议题讨论的核心观点、不同意见及最终结论；

决议事项（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）；

待办事项（含责任人、完成时间、所需资源）；

悬而未决的问题（需后续跟进的议题）。

（三）会议收尾：总结成果与明确跟进

会议总结（5分钟）

主持人简要回顾会议成果：已达成共识的决议、明确的待办事项、需后续跟进的问题；

确认会议纪要的记录人及提交时限（通常会后24小时内初稿完成）。

收集反馈（可选）

可简短征求参会者对会议组织形式的意见（如“本次会议时长是否合理？”“议题设置是否清晰？”），为后续会议优化提供参考。

三、会议纪要撰写规范：高效记录与精准呈现的实操指南

（一）纪要准备：提前熟悉，精准记录

会前：记录人需熟悉会议议程、材料包及关键议题背景，明确需重点记录的内容（如决策点、待办项）；

会中：采用“关键词+结论”记录法，避免逐字记录（重点记录“谁说了什么”“决定了什么”“需要做什么”），对存疑点及时向主持人确认。

（二）内容整理：结构清晰，突出重点

会议纪需按“基本信息-核心内容-跟进事项”的逻辑结构撰写，保证客观、简洁、可执行，避免主观评价或无关细节。

（三）审核定稿：多方确认，保证准确

初稿完成后，需发送给会议主持人审核，确认决议事项、待办责任人及时间无误；

涉及多部门协作的待办事项，需同步抄送相关责任人确认；

最终定稿后，按分发范围（参会人员、相关领导、存档部门）在48小时内完成分发。

四、核心模板工具：标准化表格与填写示例

（一）会议通知模板

会议主题

关于Q3产品上线方案决策的专项会议

会议时间

2023年X月X日（周三）14:00-16:00

会议地点

公司总部A栋3楼会议室301/线上会议

参会人员

产品部、技术部YY、市场部ZZ、财务部WW（负责人）

会议议程

序号议题时长负责人1.产品Q3需求优先级汇报20分钟2.技术实现方案可行性分析30分钟YY3.上线成本测算与资源投入20分钟*WW4.方案决策与分工20分钟主持人

会议材料

《Q3产品需求文档》《技术实现方案初稿》《成本测算表》

联系人及联系方式

行政部*AAA（分机8888）

备注

请参会人员提前阅读材料包，准备3分钟口头汇报要点

（二）会议签到表模板

序号

部门

姓名

联系方式（*-）

签到时间（月/日时:分）

备注（迟到/请假）

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