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企业会议管理制度与记录工具

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业内部会议管理场景，包括但不限于部门例会、项目推进会、专题研讨会、季度总结会、跨部门协调会等。核心价值在于通过标准化流程规范会议筹备、执行及后续跟进，保证会议目标明确、过程高效、决议可追溯，同时减少时间浪费与信息偏差，提升团队协作效率与组织决策执行力。

二、操作流程详解

（一）会前筹备：精准规划，夯实基础

明确会议目标与议题

会议发起人（通常为部门负责人或项目主持人）需提前明确会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”），并梳理具体议题（建议不超过5个，避免发散），形成《会议议题清单》。

示例议题清单：①项目A当前进度汇报；②难点B解决方案讨论；③C任务责任分工确认；④下次会议时间预选。

确定参会人员与分工

根据议题内容，确定必要参会人员（决策人、执行人、相关领域专家），避免无关人员参会；明确主持人（控场、引导议题）、记录人（记录关键内容、决议及待办）、材料准备人（提前分发背景资料）。

人员分工示例：主持人经理（部门负责人），记录人助理（行政专员），材料准备人*主管（项目负责人）。

发布会议通知

提前1-3个工作日通过企业内部系统（如钉钉、企业）或邮件发送通知，包含以下信息：

会议名称（如“项目A进度推进会”）

时间（年/月/日上/下午时分，时长预估）

地点（会议室编号/线上会议）

议题及会前准备要求（如“请*主管提前准备进度PPT”）

参会人员名单（相关人员）

准备会议材料与设备

材料准备人需提前将议程表、背景资料、数据报表等整理成册（电子版/纸质版），保证参会人提前熟悉；检查会议室设备（投影仪、麦克风、视频会议软件），保证正常运行。

（二）会中执行：高效控场，聚焦成果

签到与开场（5分钟内）

记录人负责组织签到（可通过线上工具或纸质签到表），统计实到/缺席人员（缺席需注明原因，如“出差”“紧急任务”）；主持人按开场时间宣布会议开始，重申会议目标与议程，明确时间分配（每个议题建议不超过30分钟）。

议题讨论与决策

主持人按议程引导发言，保证每人发言紧扣议题，避免跑题；鼓励不同观点碰撞，但需快速聚焦至解决方案；对关键讨论点（如争议点、共识点）记录人需详细记录，标注“决议”“待办”“疑问”等标签。

示例记录：主管提出“任务C需延期3天”，经理回应“同意，需同步调整客户交付时间，由*助理负责沟通”。

确认决议与待办事项

每个议题讨论结束后，主持人需总结决议内容，明确“做什么（What）”“谁负责（Who）”“何时完成（When）”；记录人当场复述决议与待办，保证参会人无异议。

示例待办：①负责：8月15日前完成客户沟通，反馈结果；②主管：8月10日前提交任务C调整计划。

会议总结与收尾

主持人总结会议成果（决议数量、待办事项），明确下次会议时间（如有）；提醒记录人24小时内整理纪要，并发送给参会人确认。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理会议纪要

记录人需在会后24小时内完成纪要整理，内容包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人）

议程及讨论要点（简明扼要，突出关键分歧与共识）

决议事项（逐条列出，明确内容）

待办事项（表格形式，包含任务描述、负责人、完成时限）

纪需完成后发送给主持人审核，确认无误后分发至所有参会人员及相关部门。

跟踪待办落实

记录人建立《会议决议跟踪表》（见模板部分），每周更新待办进度（如“进行中”“已完成”“延期”）；对逾期未完成的任务，及时提醒负责人并同步至主持人，必要时启动二次沟通。

资料归档

行政专员将会议通知、议程表、签到表、纪要、跟踪表等资料统一归档（电子档存共享文件夹，纸质档存档至会议室文件柜），保存期限不少于1年，便于后续查阅与追溯。

三、标准化记录模板

模板一：会议基本信息表

会议名称

会议编号

时间

地点/

主持人

记录人

应到人数

实到人数

缺席人员及原因

会议主题

模板二：会议议程表

序号

议题名称

汇报人

预计时长

实际时长

讨论要点简述

1

项目A进度汇报

*主管

20分钟

当前完成80%，风险点：资源不足

2

任务C责任分工确认

*经理

15分钟

明确负责前端开发，负责测试

3

下次会议时间预选

全体

5分钟

暂定8月20日14:00

模板三：会议签到表

序号

部门

姓名

职务

签到时间

备注（请假/迟到）

1

市场部

*

主管

13:55

2

技术部

*

经理

14:02

迟到2分钟

3

运营部

*

助理

13:50

请假（客户接待）

模板四：会议决议跟踪表

序号

决议/待办事项描述

负责人

协助人

完成时限

当前状态

更新时间

备注

1

与客户沟通任务C延期事宜，反馈结果

*助理

-

8月15日前

进行中

8月10日

客户已同意

2

提交任务C调整计划（含资源