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- 2026-02-05 发布于江苏
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企业公文行文规范通用模板
一、适用范围与应用场景
制度发布：如《公司考勤管理制度》的正式颁布；
工作部署：如关于开展2024年度安全生产大检查的通知；
事项请示：如关于申请采购办公设备的请示；
跨部门协调：如关于市场部与研发部联合开展产品推广活动的函；
会议记录：如公司2024年第X次总经理办公会议纪要。
二、标准化操作流程
公文处理需遵循“拟稿—审核—签发—印制—分发—归档”的闭环流程，各环节操作要点
1.公文拟稿
操作要点：
标题规范：采用“发文机关+事由+文种”三要素结构，如“人力资源部关于2024年春季员工招聘的通知”；标题应简洁明了，字数一般不超过30字，不使用标点符号（除法规、规章名称加书名号外）。
主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；多个主送机关之间用逗号分隔，同类机关用顿号，如“各部门、各子公司：”。
结构：
开头：说明发文依据或目的，如“为规范公司财务管理，根据《公司财务管理办法》规定，现就差旅费报销事宜通知”；
主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、（一）1.（1）”层级序号，每条内容聚焦单一事项，逻辑清晰；
结尾：提出执行要求或联系方式，如“请各部门于X月X日前将落实情况报送至部，联系人：*，联系方式：-X”。
附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.《差旅费报销标准表》”；附件名称后不加标点，多个附件用阿拉伯数字标注序号。
发文机关署名：使用公司全称或规范化简称，如“有限公司”或“公司”；联合行文时，主办机关在前，其他机关按发文顺序排列。
成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2024年3月15日”，不编虚位（如）。
2.公文审核
操作要点：
审核层级：实行“拟稿部门负责人—分管领导—综合管理部”三级审核机制；涉及重大事项或跨部门内容的，需增加相关业务部门会签环节。
审核重点：
内容是否符合国家法律法规、公司规章制度及上级要求；
格式是否规范（标题、主送机关、附件等要素是否齐全）；
数据、事例是否准确，有无错别字、语病；
主送机关、抄送机关是否恰当，有无多头主送或遗漏。
审核意见：审核人需在公文稿纸“审核意见栏”明确签署“同意”“修改后印发”或“不同意”及具体修改理由，并签名、标注日期。
3.公文签发
操作要点：
签发权限：
一般事务性公文：由分管领导签发；
重要事项公文（如年度计划、制度修订、重大资金申请等）：由总经理签发；
涉及公司战略、重大决策的公文：需提交总经理办公会集体审议后，由总经理签发。
签发规范：签发人在“签发栏”签署姓名及完整日期（如“2024年3月16日”），不得只签名不签日期，不得代签。
4.公文印制与分发
操作要点：
印制要求：
纸张：采用A4型纸张（210mm×297mm），页码位于页脚外侧，页码数字为四号宋体阿拉伯数字；
字体与排版：一般用三号仿宋_GB2312字体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体_GB2312，行距设置为28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；
装订：左侧装订，两个订钉，订钉距页边1cm-1.5cm。
分发范围：根据主送机关、抄送机关确定分发名单，涉密公文需标注“秘密★年”及保密期限，并通过机要渠道传递；非涉密公文由综合管理部统一编号、登记后分发，并做好分发记录。
5.公文归档
操作要点：
归档范围：包括公文正本、定稿、附件、审核签发单、电子版文件等；
归档时间：公文办理完毕后10个工作日内，由综合管理部整理归档；
归档要求：电子版文件按“年份+文种+序号”命名（如“2024-通知-001”），存储于公司指定服务器；纸质文件按“件”装订，归档目录清晰，便于检索。
三、公文格式规范模板
1.公文各要素格式规范表
要素名称
位置
字体字号
行距/字符间距
备注
公文标题
版头红色分隔线下居中
二号小标宋体
单倍行距
2行以内，超过时分行排列，词意完整
主送机关
标题下空一行顶格
三号仿宋_GB2312
行距28磅
多个机关间用逗号/顿号分隔
主送机关下空一行
三号仿宋_GB2312
行距28磅
段首缩进2字符，一级标题用黑体，二级用楷体
附件说明
下空一行左空二字
三号仿宋_GB2312
行距28磅
附件名称后不加标点，多个附件标序号
发文机关署名
成文日期上方居中
二号小标宋体（加盖公章后）
单倍行距
联合行文时主办机关在前
成文日期
发文机关署名下方
三号仿宋_GB2312阿拉伯数字
行距28磅
年月日齐全，不编虚位
页码
页脚外侧
四号宋体阿拉伯数字
单倍行距
“-1-”“-2-”格式
2.公文必备要素清单表
要素类别
要素名称
填写要求
示例
必备要素
标题
发文机关+事由+文种，结构完整
《公司关于2024
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