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- 2026-02-05 发布于江苏
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企业文档格式与规范手册
引言
在企业运营过程中，文档是信息传递、决策支持、合规管理的重要载体。统一的文档格式与规范能够保证内容表达清晰、传递高效、管理有序，降低沟通成本，提升专业形象。本手册旨在为企业各部门提供标准化的文档管理指引，涵盖文档分类、格式要求、流程规范等内容，适用于行政、人事、财务、技术等所有涉及正式文件编制的岗位，助力企业实现文档管理的标准化、规范化与高效化。
第一章企业文档分类与层级划分
1.1文档核心类型
根据企业职能与使用场景，文档可分为四大类，每类下设具体子类，保证分类无遗漏、无交叉：
大类
子类
典型示例
管理类文档
制度文件、流程文件、会议纪要、工作报告
《员工考勤管理制度》《年度工作总结报告》《项目周例会纪要》
业务类文档
合同协议、投标书、客户方案、市场调研报告
《产品采购合同》《项目投标文件》《客户需求分析报告》
技术类文档
产品说明书、技术方案、测试报告、API文档
《设备操作手册》《系统架构设计方案》《软件功能测试报告》
合规类文档
审计报告、法律意见书、资质证书、合规检查清单
《年度财务审计报告》《劳动合同合规性审查意见》《高新技术企业资质证书》
1.2文档层级说明
一级分类：按核心职能划分（管理、业务、技术、合规），便于部门归档与检索；
二级分类：按具体用途划分（如管理类下的“制度文件”“会议纪要”），细化管理颗粒度；
特殊标识：涉密文档需标注“内部机密”“绝密”等字样，非涉密文档默认为“普通”级别。
第二章文档格式核心参数规范
2.1基础排版要求
2.1.1字体与字号
位置
字体
字号
特殊要求
标题（一级）
黑体
小二号
居中，段前段后间距1行
标题（二级）
黑体
三号
左对齐，段前间距0.5行
标题（三级）
黑体
四号
左对齐，段前间距0.3行
宋体（英文TimesNewRoman）
小四号
行距1.5倍，首行缩进2字符
表格文字
宋体
五号
表头加粗，内容居中对齐
页眉/页脚
宋体
五号
页眉居中为“公司名称+文档名称”，页脚居中为页码（如“第X页共Y页”）
2.1.2页面设置
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合A4标准打印要求）；
页码：从开始编号，封面、目录不编号，页码位于页脚居中；
封面要素：文档名称（二号黑体，居中）、编制部门、编制人（）、审核人（）、批准人（**）、编制日期（年月日），要素间距1行。
2.2图表与公式规范
2.2.1图表要求
编号规则：按章节顺序编号，如图1-1（第一章第一图）、表2-3（第二章第三表）；
标题位置：图标题位于图下方（宋体五号，居中），表标题位于表上方（宋体五号，居中）；
格式统一：图表边框使用1.5磅黑色实线，内部分隔线使用0.75磅黑色细线，图片分辨率不低于300dpi。
2.2.2公式要求
公式需使用MicrosoftWord公式编辑器录入，不得使用截图；
公式编号右对齐，格式为“（式X-Y）”，X为章节号，Y为本章公式序号。
第三章文档命名逻辑与存储路径管理
3.1文档命名规则
文档名称需包含“类型-部门-主题-版本-日期”五大要素，保证唯一性与可追溯性，格式为：
[文档类型]-[部门简称]-[主题关键词]-V[版本号]-[YYYYMMDD]
示例：
制度类：《制度-行政部-员工考勤管理-V1.0
合同类：《合同-销售部-项目采购-V2.1
说明：
部门简称：行政部（XZB）、人事部（RSB）、财务部（CWB）、技术部（JSB）；
版本号：V1.0为初版，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）；
日期：文档定稿日期，格式为YYYYMMDD。
3.2存储路径规范
文档需存储至企业指定的文档管理系统（如OA系统/企业网盘），路径层级为：
/公司总部/部门/文档类型/年份/月份/
示例：
《制度-行政部-员工考勤管理-V1.0存储路径：
/公司总部/行政部/制度文件/2024/03/
权限管理：
普通文档：部门内全员可读，编制人可编辑；
涉密文档：仅部门负责人、指定审批人可读，经批准后方可查阅。
第四章从创建到归档：文档全流程操作指引
4.1文档创建流程
步骤1：明确需求与模板选择
根据文档类型（如制度、合同）从企业模板库中选用对应模板（模板路径：OA系统“”模块）；
若无模板，需向行政部申请创建新模板，经审核后方可使用。
步骤2：内容编制与格式调整
按模板要求填写内容，保证逻辑清晰、数据准确；
严格遵循第二章格式规范（字体、字号、行距等），使用“样式”功能统一标题格式。
步骤3：初步校对与修订
编制人完成初稿后，需自查错别字、数据一致性、格式规范性；
修订后保存为“草稿”版本，不得直接提交审批。
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