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采购流程透明化操作手册

一、手册目的与适用范围

本手册旨在通过标准化、规范化的操作流程，保证公司采购活动的全过程公开、可追溯、可监督，有效提升采购效率与资金使用效益，防范采购风险。本手册适用于公司各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等类型，涉及需求提出、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等全环节。特殊采购项目（如战略采购、单一来源采购）需在本手册基础上结合专项管理规定执行。

二、采购全流程操作详解

（一）需求提报与审批

操作内容：

需求发起：采购需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息，并附相关支撑材料（如技术图纸、项目方案等）。

部门审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字。

跨部门复核：对于预算金额超过[具体金额，如5万元]的项目，需提交财务部复核预算；涉及技术参数的，需由技术部/使用部门确认参数的准确性。

最终审批：根据采购金额分级审批（例如：5万元以下由部门负责人审批；5万-20万元由分管副总审批；20万元以上由总经理审批），审批通过后流转至采购部。

责任部门/人：需求部门、需求部门负责人、财务部、技术部（如需）、采购部

输出成果：《采购需求申请表》（含各环节审批意见）

（二）供应商寻源与选择

操作内容：

供应商信息收集：

优先从公司《合格供应商名录》中筛选供应商；

名录中无合适供应商的，通过公开渠道（如行业网站、招标平台、行业协会推荐）进行寻源，收集至少3家潜在供应商信息。

供应商资质审核：

采购部对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、财务状况、供货能力、质量保证体系、过往合作业绩等进行审核，填写《供应商资质审核表》。

对于关键物料或大型项目，可组织技术部、需求部门对供应商进行现场考察。

询价/招标：

小额采购（如5万元以下）：采用询价方式，向至少3家合格供应商发出《询价单》，要求其在规定时间内提供书面报价（加盖公章）。

大额采购（如5万元以上）：采用公开招标或邀请招标方式，编制招标文件（含采购需求、评标标准、投标要求等），通过指定平台发布招标公告或向邀请供应商发出投标邀请函。

供应商确定：

成立评标小组（成员包括采购部、需求部门、财务部、技术部代表及外部专家（如需）），根据“质量优先、价格合理、服务保障”原则，对供应商报价、技术方案、资质、信誉等进行综合评审，填写《评标/比价报告》，确定中标/成交供应商。

结果需按审批权限报批（如10万元以上项目需总经理审批），审批通过后通知供应商。

责任部门/人：采购部、需求部门、财务部、技术部、评标小组

输出成果：《供应商资质审核表》、《询价单及报价记录》、《招标文件》、《评标/比价报告》、《供应商确定通知》

（三）采购合同拟定与审批

操作内容：

合同拟定：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，使用公司标准《采购合同模板》拟定合同，明确以下条款：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系方式，公司名称、地址）；

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点、方式及运输费用承担；

付款方式、时间及条件；

合同生效条件、争议解决方式；

其他约定事项（如保密条款、知识产权等）。

合同评审：

采购部对合同条款的完整性、准确性进行初审；

法务部对合同的合法性、合规性进行评审；

财务部对付款方式、税务条款进行评审；

需求部门/技术部对技术参数、验收标准进行评审。

合同签订：

评审通过后，按公司合同审批权限逐级报批（如20万元以上合同需董事会审批）；

审批通过后，由授权代表（总经理或其授权人）与供应商签订合同，双方各执正本一份，采购部留存复印件扫描存档。

责任部门/人：采购部、法务部、财务部、需求部门、技术部、授权代表

输出成果：《采购合同》（正本及扫描件）、《合同评审记录》

（四）订单下达与交付跟踪

操作内容：

订单下达：采购部根据审批通过的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、交付时间、交付地点、联系人等，并要求供应商确认回传。

交付跟踪：

采购部定期与供应商沟通，确认生产/备货进度，保证按期交付；

如遇可能延期情况，供应商需提前[如3个工作日]书面通知，采购部及时与需求部门沟通，协调解决方案（如调整交付时间、更换供应商等）。

到货准备：需求部门/仓储部提前确认收货场地、人员及验收工具，做好到货准备。

责任部门/人：采购部、供应商、需求部门、仓储部

输出成果：《采购订单》（供应商确认回传）、《交付进度跟踪记录》

（五）验收与入库

操作内容：

现场验收：

供应商按《采购订单》交付物品/服务后，由需