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公司文件审阅流程标准化指导书

一、适用范围与文件类型

本指导书适用于公司各部门、各分支机构在各类文件审阅过程中的标准化操作，涵盖但不限于以下文件类型：

管理制度类：公司层面及部门内部的管理规定、操作规范、流程细则等；

合同协议类：业务合同、服务协议、合作意向书、保密协议等具有法律效力的文件；

报告方案类：年度/季度工作报告、项目立项报告、可行性分析报告、市场调研报告等；

审批类文件：费用报销申请、采购申请、人事任免申请、资源调配申请等需跨部门确认的文件；

其他重要文件：根据公司规定需纳入审阅流程的外部文件、上级单位下发文件等。

二、标准化审阅流程步骤

文件审阅流程遵循“发起-初审-复审-终审-归档”的闭环管理，各环节责任人需严格按照时限和要求完成操作，保证审阅效率与质量。

（一）文件发起与提交

责任人：文件发起部门（或岗位）

操作内容：

材料准备：发起人需保证文件内容完整、逻辑清晰，包含必要的附件（如数据支撑、相关制度依据、法律条款对照表等），并对文件基础信息（如文件名称、编号、版本号、适用范围等）进行核对。

填写发起表：通过公司OA系统或指定审阅平台，填写《文件审阅发起表》（详见第三部分模板1），明确以下信息：

文件基本信息（名称、编号、版本、密级等）；

审阅部门/人员清单（根据文件类型确定，如合同需法务审阅，费用报销需财务审阅）；

审阅重点（如“合同条款合规性”“费用预算合理性”等，避免审阅方向模糊）；

计划完成时限（根据文件紧急程度及审阅环节复杂度合理设定，一般文件不超过5个工作日，紧急文件不超过2个工作日）。

提交至指定负责人：发起人将填写完整的《文件审阅发起表》及文件附件提交至本部门负责人（或流程发起授权人）进行初步审核。

输出物：《文件审阅发起表》（含文件附件）

（二）初审环节

责任人：文件发起部门负责人

操作内容：

内容完整性核查：检查文件是否覆盖核心要素，如制度类文件需明确“目的、适用范围、职责、操作流程、奖惩措施”等；合同类文件需包含“双方主体信息、标的、权利义务、违约责任、争议解决方式”等关键条款。

部门内部合规性审阅：对照部门现有工作规范及公司基本制度，核查文件内容是否与部门职责冲突、是否符合公司战略导向，重点关注数据准确性（如预算金额、时间节点）、流程可行性（如跨部门协作节点是否明确）。

反馈处理：

若初审通过，在《文件审阅发起表》“初审意见”栏签字确认，并流转至下一审阅部门/人员；

若初审不通过，需在表格中明确修改意见（如“第3章流程需增加部门会签环节”“合同违约责任条款需补充依据”），退回发起人修改后重新提交。

时限要求：收到发起材料后2个工作日内完成。

输出物：《文件审阅发起表》（含初审意见）

（三）复审环节

责任人：跨部门专业审阅人员（如法务专员、财务专员、人力资源专员等）

操作内容：

专业领域审阅：根据文件类型及发起表明确的审阅重点，开展针对性审核：

法务审阅：重点核查合同/协议类文件的合法性（如主体资格、条款是否符合法律法规）、风险点（如免责条款是否公平、争议解决约定是否明确）；制度类文件是否符合《公司法》《劳动法》等外部法规及公司内部章程。

财务审阅：重点核查费用报销、采购申请等文件的预算合规性（是否超预算、科目使用是否正确）、数据准确性（金额计算、票据合规性）；合同类文件中的付款方式、税费承担等财务条款是否合理。

人力资源审阅：重点核查人事制度、任免申请等文件是否符合公司薪酬体系、绩效考核制度，劳动用工条款（如试用期、考勤、离职流程）是否符合劳动法规。

跨部门协调：若文件涉及多部门职责，需主动沟通确认协作细节（如项目方案中各部门资源投入计划），必要时组织专题会议讨论，避免职责推诿。

反馈处理：

若复审通过，在《文件审阅发起表》“复审意见”栏签字确认，流转至终审人；

若复审不通过，需附详细专业意见（如“合同第5条付款时间约定违反《公司合同管理办法》第X条”“费用报销缺少部门审批签字”），并注明修改建议，退回发起人或初审部门协调修改。

时限要求：收到初审通过材料后3个工作日内完成（紧急文件可缩短至1个工作日）。

输出物：《文件审阅发起表》（含复审意见）、《文件审阅意见表》（详见第三部分模板2，需附专业审阅依据）

（四）终审环节

责任人：分管领导/总经理/决策委员会（根据文件重要性及审批权限确定）

操作内容：

战略与决策性审阅：从公司整体战略、资源匹配、风险管控角度出发，重点审核：

文件是否符合公司年度经营目标及长期发展规划（如新制度是否支持业务转型）；

重大决策类文件（如投资方案、组织架构调整）的可行性、资源保障是否到位；

跨部门争议问题是否已协调一致（如复审中未解决的部门职责分歧）。

最终审批：

若终审通过，在《文件审阅发起表》“终审意见”栏签字确认，文件正式生效；

若终审不通过，需明确否