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企业合同审批流程管理手册标准版

一、流程适用范围与业务场景

本手册适用于企业各类对外合同的审批管理，涵盖业务合作、采购服务、资产购置、知识产权授权、工程承包等场景。具体包括但不限于：

与客户/供应商签订的销售合同、采购合同、服务协议；

与合作伙伴的战略合作协议、联营合同；

涉及企业资产处置、租赁、抵押的合同；

员工劳动合同、保密协议及竞业限制协议（人力资源专项流程可参照简化）；

其他对外具有法律约束力的书面协议。

二、合同审批全流程操作指引

（一）需求发起与合同申请

责任主体：业务部门经办人（经办人）

操作步骤：

明确需求：业务部门根据合作事项，确定合同对方主体、合作内容、核心条款（如金额、期限、履行方式等），并收集对方主体资质文件（营业执照、授权委托书等）。

填写申请：通过企业OA系统或书面形式《合同审批申请表》（见模板1），注明合同名称、对方单位、金额、期限、核心需求及附件清单，经部门负责人（部门负责人）签字确认后提交至法务部。

输出材料：《合同审批申请表》、对方主体资质复印件、合作需求说明（如技术参数、服务标准等）。

（二）合同拟定与初步审核

责任主体：法务部（法务专员）、业务部门（经办人）

操作步骤：

合同起草：法务部根据《合同审批申请表》及需求说明，使用企业标准合同模板拟定合同文本；无标准模板的，需保证条款完整（主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等）。

内容核对：业务部门会同法务部核对合同内容是否与需求一致，重点检查技术参数、服务标准、验收条件等业务条款，保证无遗漏或歧义。

输出材料：合同草案（加盖“草案”章）、业务条款核对确认记录。

（三）部门协同审核

责任主体：业务部门（部门负责人）、财务部（财务经理）、法务部（法务主管）

操作步骤：

业务部门审核：部门负责人确认合同业务条款的可行性、资源匹配度及对企业战略目标的支撑性，签署审核意见。

财务部审核：财务经理重点审核合同金额的合理性、付款方式（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）、税务处理（发票类型、税率）及资金支付风险，签署审核意见。

法务部审核：法务主管重点审核合同合法性、合规性（如是否违反法律法规、行业监管规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性及争议解决条款（如管辖法院、仲裁机构），出具《法律风险评估意见书》（见模板2）。

输出材料：各部门签署的《合同审批申请表》、《法律风险评估意见书》（如需）。

（四）管理层审批

责任主体：分管副总（分管副总）、总经理（总经理）/决策委员会

审批权限划分（根据企业金额分级标准示例）：

合同金额≤50万元：由分管副总审批；

50万元＜合同金额≤200万元：由分管副总审核后，报总经理审批；

合同金额＞200万元：由分管副总、总经理审核后，提交决策委员会审批。

操作步骤：

法务部汇总各部门审核意见及合同终稿，按权限提交管理层审批；

管理层重点审核合同的商业价值、风险可控性及对企业整体运营的影响，签署审批意见。

输出材料：管理层签署的《合同审批申请表》、决策委员会会议纪要（如需）。

（五）用印与合同签署

责任主体：行政部（印章管理员）、法务部（法务专员）、业务部门（经办人）

操作步骤：

用印申请：审批通过后，经办人填写《合同用印申请表》（见模板3），附最终版合同文本及完整审批流程记录，提交至行政部。

用印审核：印章管理员核对审批手续是否齐全、合同文本是否与管理层审批版本一致，确认无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

合同签署：经办人携带盖印合同与对方签署，保证双方签字/盖章清晰、签署日期完整；签署后原件交法务部留存1份，业务部门、财务部、行政部分别留存1份。

输出材料：签署完成的合同原件（多份）、《合同用印申请表》复印件。

（六）履行跟踪与归档管理

责任主体：业务部门（经办人）、财务部（会计）、法务部（档案管理员）

操作步骤：

履行跟踪：经办人建立《合同履行跟踪表》（见模板4），实时记录合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款申请），对异常情况（如违约、延迟）及时上报并处理。

付款管理：财务部根据合同约定及履行进度，审核付款申请，完成资金支付并同步更新《合同履行跟踪表》。

归档管理：合同履行完毕或终止后，经办人将合同文本、审批记录、履行凭证（如验收单、发票）等整理成册，移交法务部归档；电子版合同同步存入企业档案管理系统，保存期限不少于[企业规定年限，如10年]。

输出材料：《合同履行跟踪表》、合同履行全套资料、归档目录。

三、常用配套表单模板

模板1：合同审批申请表

申请部门

申请日期

合同名称

对方单位

合同金额

合同期限

拟签订日期

核心需求与条款摘要（可附页）：

附件清单：□对方营业执照□授权委托书□需求说明□其他

部门负责人审核意见：

签字：日期：

财务部审核意见：