标准化采购流程工具集.docVIP

标准化采购流程工具集

一、适用范围与应用场景

本工具集适用于各类企业（含生产型、服务型、事业单位等）的日常采购及项目专项采购管理，涵盖从需求提报到款项结算的全流程标准化操作。具体场景包括：

常规物资采购：如办公耗材、生产原料、设备配件等计划内采购；

项目专项采购：如新建项目所需设备、工程材料、技术服务等一次性采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速响应的采购；

服务类采购：如咨询服务、运维服务、外包服务等非物资类采购。

二、标准化采购流程操作步骤

（一）需求发起与提报

需求部门发起：采购需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，并附相关技术参数或需求说明（如技术图纸、服务方案等）。

部门负责人审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

关键输出：《采购需求申请表》（含附件）

（二）需求审批与立项

采购管理部门初审：采购管理部门核对需求的完整性、合规性（是否符合采购政策、预算是否在额度内），并判断采购类型（公开招标、询比价、单一来源、竞争性谈判等）。

分级审批：根据采购金额及重要性，提交至对应层级审批：

金额≤1万元：由采购管理部门负责人审批；

1万元＜金额≤5万元：由分管副总审批；

金额＞5万元：由总经理办公会审批；

涉及重大项目或特殊采购：需经董事会或决策委员会审批。

立项确认：审批通过后，采购管理部门出具《采购立项通知书》，明确采购方式、预算金额、项目编号等信息，启动采购流程。

关键输出：《采购立项通知书》

（三）供应商寻源与筛选

供应商信息收集：

公开寻源：通过企业合格供应商库、第三方采购平台、行业协会等渠道收集供应商信息；

定向寻源：对于独家或特殊产品，可由供应商推荐（需提供资质证明）；

紧急采购：可从历史合作优质供应商中快速筛选，保证时效性。

供应商资质审核：采购管理部门对供应商的营业执照、相关资质证书（如生产许可证、ISO认证等）、经营状况、过往合作业绩等进行审核，形成《供应商资质审核表》。

供应商入围：通过资质审核的供应商纳入本次采购候选名单，对于金额较大或重要采购，可组织实地考察（重点关注生产能力、质量管控、交付能力等）。

关键输出：《供应商资质审核表》、《候选供应商名单》

（四）采购方式执行与比选

根据采购金额及项目特点，选择对应采购方式：

1.询比价采购（适用金额≤5万元、标准通用物资）

向3家及以上合格供应商发出《询价单》，明确采购需求、报价要求（含报价有效期、是否含税、运费等）、响应截止时间；

供应商在规定时间内提交报价，采购管理部门整理《询比价记录表》，对比价格、质量、交付周期、售后服务等，形成《比选分析报告》，推荐中标候选人。

2.招标采购（适用金额＞5万元或重要设备/服务）

编制招标文件（含投标人须知、技术要求、评标办法、合同条款等），通过企业官网或指定平台发布招标公告；

组织开标会议，成立评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），按评标标准（价格权重≤40%，技术、服务、业绩权重≥60%）进行评审，确定中标供应商，发布《中标通知书》。

3.单一来源采购（适用只能从唯一供应商处采购或紧急情况）

提供《单一来源采购申请表》，说明理由（如专利、独家代理、不可抗力等），经审批后向指定供应商直接采购。

关键输出：《询比价记录表》、《比选分析报告》、《招标文件》、《评标报告》、《中标通知书》、《单一来源采购申请表》

（五）合同拟定与审批

合同拟定：采购管理部门根据中标结果或比选结果，拟定《采购合同》，明确双方权利义务、标的物详情、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，技术部门审核技术条款，财务部门审核付款条款。

合同审批：按企业合同审批流程逐级审核（采购部门→法务部门→财务部门→分管领导→总经理），审核通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

关键输出：《采购合同》（含审批单）

（六）订单下达与执行跟踪

订单下达：采购管理部门根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、仓库、财务部门，明确订单编号、采购内容、数量、交付地址、联系人等信息。

执行跟踪：采购专员定期跟踪供应商生产/备货进度，对于周期较长或关键物资，要求供应商提供进度报告；如遇可能延迟情况，及时协调并反馈至需求部门，制定应对方案（如调整交付时间、寻找备选供应商）。

关键输出：《采购订单》、《进度跟踪记录》

（七）到货验收与入库

到货通知：供应商发货后通知采购管理部门及需求部门，需求部门组织验收（可邀请仓库、技术部门共同参与）。

现场验收：

数量验收：核对送货单与订单数量是否一致，点收实物；

质量验收：按合同约定的技术标准、检验方法进行检验（如外观检