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采购需求标准化审批模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化审批流程详解

1.需求提报与初步审核

操作主体：需求部门申请人（）及部门负责人（）

操作内容：

申请人根据实际需求，填写《采购需求审批表》（详见模板表格），详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间等核心信息，并附必要附件（如技术参数要求、市场初步询价单、使用部门需求说明等）。

部门负责人（*）对需求的合理性、必要性进行审核，确认采购内容是否符合部门年度工作计划及预算安排，签字确认后提交至采购部门。

关键要求：需求描述需清晰准确，避免使用“急用”“大概”等模糊表述；预估单价需基于市场调研或历史数据，保证预算合理性。

2.采购部门合规性与可行性复核

操作主体：采购部门专员（）及采购经理（）

操作内容：

采购专员（*）接收需求后，重点审核：采购需求是否在公司《采购目录》范围内；是否属于集中采购品类（如需）；规格型号是否明确，避免因描述不清导致后续采购偏差；预算金额是否符合采购分级审批权限（如1万元以下由部门审批，1-5万元由采购经理审批，5万元以上需分管领导审批）。

对复杂采购需求（如大型设备、定制化服务），采购经理（*）可组织技术部门、使用部门共同召开需求评审会，确认技术参数及采购方案的可行性。

关键要求：若需求存在不合规或模糊之处，需及时与需求部门沟通补充完善，不得擅自降低审核标准。

3.财务部门预算与资金审核

操作主体：财务部门专员（）及财务经理（）

操作内容：

财务专员（*）核对采购总预算是否超出部门年度预算额度，资金来源（如运营资金、专项基金）是否明确且合规。

对超预算需求，需核实是否已履行预算调整流程，审批手续是否齐全；对涉及大额资金支出（如10万元以上），财务经理（*）需评估资金支付计划与公司现金流匹配情况。

关键要求：预算审核以公司财务制度为唯一依据，严禁无预算或超预算采购，特殊情况需经总经理（*）特批并书面说明原因。

4.分级审批与最终决策

操作主体：根据采购金额分级审批（以下为示例，企业可根据自身规模调整）

小额采购（≤1万元）：由需求部门负责人（）、采购经理（）、财务专员（*）审批后生效。

中额采购（1万-5万元）：在上述基础上，增加分管采购副总（*）审批。

大额采购（≥5万元）：需经分管采购副总（）、财务经理（）、总经理（*）三级审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

操作内容：各审批人需在审批表中明确签署“同意”“不同意”或“需补充说明”的意见，并签字确认；“不同意”需注明具体理由，反馈至需求部门。

5.审批结果反馈与采购执行

操作主体：采购部门专员（）及需求部门申请人（）

操作内容：

采购部门汇总审批结果，对通过的采购需求，启动采购执行流程（如招标、询价、直接采购等），并将采购进度同步至需求部门；

对未通过的采购需求，采购部门需在1个工作日内将审批意见及原因反馈至需求部门，由需求部门根据意见调整后重新提报。

三、采购需求审批表模板

基本信息

需求部门

申请人

*

联系方式

申请日期

年月日

采购类别（可多选）

□办公物资□生产设备□原材料□服务类□固定资产□其他：_________

采购明细

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

（需详细描述采购目的及使用场景，例如：用于项目办公设备替换）

期望交付时间

年月日

附件清单（可附页）

□技术参数要求□市场询价单□部门需求说明□其他：_________________

审批流程

需求部门负责人意见

签字：_________日期：_________（审核需求必要性及预算合理性）

采购部门意见

签字：_________日期：_________（审核合规性及采购方案可行性）

财务部门意见

签字：_________日期：_________（审核预算及资金来源）

分管领导意见（≥1万元）

签字：_________日期：_________（根据金额分级审批）

总经理意见（≥5万元）

签字：_________日期：_________（大额采购最终决策）

备注

审批结果

□通过□未通过（请注明原因：_________________________________）

采购执行负责人

*

执行进度反馈

（采购完成后填写，例如：已签订合同，预计X月X日交付）

四、操作要点与风险提示

信息填写规范：采购明细中的“规格型号”“技术参数”等需具体明确，避免使用“品牌不限”“类似产品”等模糊表述，防止后续采购出现偏差或质量不达标问题。

预算管理红线：严格执行“无预算不采购”原则，超预算需求必须提前完成预算调整流程，严禁先采购后补预算或拆分采购金额规避审批。

审批时限要求：各部门需在