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行政办公自动化工作规范详解

一、前言

随着信息技术的飞速发展，行政办公自动化已成为提升组织运营效率、优化管理流程、保障信息安全的核心支撑。为确保行政办公自动化系统（以下简称“办公系统”）在我单位内部得到规范、高效、安全的应用，特制定本工作规范。本规范旨在明确各部门及相关人员在办公自动化环境下的职责、操作准则与行为边界，以期最大限度发挥办公系统的效能，助力单位整体工作目标的实现。

二、总体要求

（一）基本原则

1.统一规划，分级负责：办公系统的建设、推广与维护应在单位统一规划下进行，各部门根据职责分工，负责本部门内部办公自动化工作的具体实施与日常管理。

2.规范高效，便捷实用：以提升工作效率和管理水平为核心，优化业务流程，简化操作环节，确保系统功能贴合实际工作需求，便于用户掌握和使用。

3.安全保密，权责清晰：严格遵守国家及单位有关信息安全和保密工作的法律法规，明确信息流转过程中的安全责任，确保涉密信息和敏感数据的绝对安全。

4.持续改进，动态适应：随着单位业务发展和技术进步，定期对本规范及办公系统功能进行评估与修订，确保其适用性和先进性。

（二）适用范围

本规范适用于单位所有部门及全体在职员工（含合同制人员、借调人员等）在使用办公系统进行日常办公、信息处理、业务流转等相关活动。外来访客及临时使用人员参照本规范执行，并由接待部门负责监督。

（三）组织领导

单位办公室（或指定信息化管理部门，下同）是办公自动化工作的归口管理部门，负责本规范的制定、解释、监督执行以及办公系统的整体运维、技术支持和用户培训。各部门负责人为本部门办公自动化工作的第一责任人，负责组织本部门人员学习并严格遵守本规范，协调处理本部门在办公系统使用中遇到的问题。

三、核心规范内容

（一）系统操作与账户管理规范

1.账户申请与开通：员工入职后，由所在部门统一向办公室提交办公系统账户开通申请，经审批后由办公室负责配置并通知用户。账户名原则上采用员工姓名拼音或工号，初始密码由系统自动生成或管理员指定，用户首次登录后必须立即修改。

2.密码管理：用户应设置复杂度符合要求的登录密码，定期（建议每季度）更换，并妥善保管，不得转借、泄露给他人。密码应包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不低于规定位数。严禁使用过于简单或与个人信息相关的字符组合作为密码。

3.权限管理：办公系统采用基于角色的权限分配机制。用户权限根据其岗位职责和工作需要进行配置，遵循“最小权限”原则。权限变更需由所在部门提出申请，经办公室审核并按审批流程办理。用户不得擅自越权操作或尝试获取未授权的功能和数据。

4.规范操作：用户应在授权范围内操作系统，严格按照系统提示和业务流程进行操作。严禁进行与工作无关的操作，如安装未经许可的软件、访问非法网站、利用系统从事经营性活动或其他违规行为。

5.操作日志：办公系统应具备完善的操作日志记录功能，记录用户登录、关键操作、数据修改等行为，日志信息应妥善保存，便于审计和追溯。

（二）信息处理与流转规范

1.信息录入：录入办公系统的各类信息（如公文、通知、报表、联系人等）必须真实、准确、完整、规范。涉及数据统计的，应确保数据源可靠，计算无误。

2.公文处理：严格遵循单位公文处理办法，在办公系统中完成公文的拟稿、审核、会签、签发、编号、排版、印发等流程。电子公文的格式、字体、字号等应符合规范要求。涉密公文原则上不得在非涉密办公系统中处理流转。

3.信息流转：各类待办事项、审批流程应在规定时限内处理完毕，确保信息传递的及时性和顺畅性。对于需要跨部门协作的事项，应明确主办部门和协办部门的职责，避免推诿扯皮。

4.信息分类与标识：根据信息的敏感程度和保密要求，对系统内信息进行适当分类和标识（如公开、内部、秘密、机密等）。用户应根据标识采取相应的处理和流转方式，不得随意扩散或处理高于自身权限的涉密信息。

5.文档管理：鼓励在办公系统内进行电子文档的创建、存储、共享和归档。电子文档应采用统一的命名规则，便于检索和管理。重要电子文档应定期备份。

（三）协同办公与流程管理规范

1.会议管理：通过办公系统进行会议通知、议程发布、参会回执、会议纪要撰写与分发等。会议材料应提前上传至系统，参会人员应及时查阅。

2.任务管理：利用办公系统进行工作任务的指派、跟踪、反馈和考核。任务负责人应及时更新任务进展，确保信息同步。

3.流程优化：各部门可根据实际工作需要，在办公室指导下，对现有审批流程、业务流程进行梳理和优化，通过办公系统固化，减少人为干预，提高流程透明度和执行效率。

4.信息共享与沟通：合理利用办公系统的即时通讯、公告通知、知识库等功能进行内部信息共享和工作沟通。共享信息应注意其适用性和保密性，避免无关信息干扰。

（四）数