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企业采购流程及审批工具集

一、适用业务场景

本工具集适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产（如设备、办公家具）采购、服务类采购（如咨询、外包服务）等。可根据采购金额、物资类型及风险等级，适配不同的审批流程和管理要求，保证采购活动合规、高效、透明。

二、标准操作流程

需求提报与初审

操作内容：采购需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望交付日期等信息，并附相关支撑材料（如技术参数、比价依据等）。

负责人：需求部门经办人、部门负责人

输出物：《采购申请表》（含附件）

关键动作：需求部门负责人对采购必要性及预算合理性进行初审，保证需求与部门规划匹配，预算不超年度额度。

采购审批与立项

操作内容：初审通过的《采购申请表》按审批权限逐级流转：

日常小额采购（如金额≤5000元）：由需求部门负责人审批后，提交采购部审核；

中额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需采购部审核后，提交财务部复核，再报分管副总*审批；

大额采购（如金额＞50000元）：经采购部、财务部、分管副总审批后，提交总经理最终审批。

特殊采购（如涉及专利、独家供应商）需额外附专项说明。

负责人：采购专员、财务审核、各级审批人*

输出物：审批完成的《采购申请表》（标注审批意见及编号）

关键动作：审批人需重点关注预算合规性、需求合理性及采购方式适用性（如是否需招标、比价）。

供应商寻源与选定

操作内容：

寻源：采购部根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、询价等方式筛选供应商，至少获取3家供应商报价（小额采购可适当减少）；

评估：组织需求部门、技术部门（如需）对供应商资质（营业执照、相关资质证书）、报价、供货周期、售后服务等进行综合评估，填写《供应商评估表》；

选定：按“质优价廉、服务优先”原则确定中标供应商，大额采购需形成《供应商选定报告》。

负责人：采购主管、需求部门代表、技术专员*（如需）

输出物：《供应商评估表》《供应商选定报告》《询价/招标记录》

关键动作：供应商需在合格名录内，新增供应商需经资质审核后方可参与；禁止指定供应商，保证公平竞争。

采购执行与合同签订

操作内容：

订单：采购部根据选定结果，向供应商下达《采购订单》，明确物资/服务详情、价格、交付时间、付款方式、违约责任等；

合同签订：金额≥10000元的采购需签订正式合同，由法务部（或指定法务专员）审核合同条款，保证合规性，最终由采购负责人、供应商代表签字盖章。

负责人：采购专员、法务专员、采购负责人*

输出物：《采购订单》《采购合同》

关键动作：订单信息与审批结果、供应商选定报告一致，合同条款需与企业采购管理制度衔接。

物资/服务验收与入库

操作内容：

物资验收：物资送达后，由需求部门、仓库管理员共同核对物资名称、规格、数量、质量（如需检测，可邀请技术部门*参与），填写《物资验收单》；

服务验收：服务完成后，由需求部门根据服务标准出具《服务验收报告》，明确服务达标情况；

入库管理：验收合格的物资由仓库办理入库手续，登记《库存台账》；不合格物资需及时联系供应商退换货，并记录《不合格品处理单》。

负责人：需求部门经办人、仓库管理员、技术专员*（如需）

输出物：《物资验收单》《服务验收报告》《库存台账》《不合格品处理单》

关键动作：验收需“双人到场”，保证数量准确、质量合格，严禁未验收先入库。

付款结算与归档

操作内容：

付款申请：采购部根据验收单、合同及发票（合规票据），填写《付款申请单》，附《采购订单》《验收单》《合同》等材料，提交财务部*审核；

付款审批：财务部核对票据合规性、金额准确性后，按审批权限报分管领导或总经理审批；

付款执行：财务部通过银行转账完成付款，同步更新《应付账款台账》；

资料归档：采购部将采购全流程资料（申请表、审批记录、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限≥3年。

负责人：会计、财务经理、采购专员*

输出物：《付款申请单》《应付账款台账》、采购档案

关键动作：付款前需确认验收合格、票据齐全，禁止预付全款（特殊约定除外）。

三、核心工具表单

采购申请表

字段名称

填写要求

申请单号

按年度+流水号编制（如CG2024001）

申请部门

需求部门全称

申请人

需求部门经办人姓名（*）

联系方式

申请人电话（内部短号）

需求日期

期望采购完成日期

采购类别

物资/服务（可细分办公用品、原材料等）

物资名称/服务内容

详细名称及规格型号（如“A4纸80g500张/包”）

数量

需求数量

预估单价（元）

不含税单价

预算总价（元）

数量×预估单价（含税需注明）

用途说明

采购原因及使用场景

附件清单

技术参数、比价截图等（如有）

需求部门