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行政部门文件归档管理规范流程

一、总则

行政部门作为组织运营的中枢协调机构，其产生和流转的文件材料是组织各项决策、管理活动及历史沿革的直接记录，具有重要的查考利用价值和凭证作用。为确保行政文件的系统性、完整性、安全性和可追溯性，提高文件管理效率与利用水平，特制定本规范流程。本流程适用于本组织行政部门所有应归档文件的管理工作。

二、文件的收集与初步整理

文件归档管理的首要环节在于及时、完整地收集。行政部门应明确文件收集的范围，通常包括但不限于：上级单位来文、本单位发出的正式公文、会议纪要、各类合同协议（经相关业务部门会签后，行政部门留存副本或复印件）、重要的通知、报告、请示与批复、工作计划与总结、人事任免与奖惩材料、财务相关凭证与报表（由行政部门暂存或按规定向财务部门移交）、对外交往信函、以及其他具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的材料。

收集工作应遵循“谁承办，谁负责”的原则，各项工作中形成的文件材料，承办人应在工作办结后及时整理，并移交至部门档案管理员或指定人员。对于日常收发文件，应在传阅、办理完毕后立即进行收集。定期收集与即时收集相结合，确保无遗漏。

初步整理阶段，主要对收集到的文件进行筛选和区分。剔除重复、冗余、无保存价值的草稿、便条等。对破损文件进行必要的修补。同时，检查文件的完整性，如附件是否齐全、印章是否清晰等。

三、文件的分类与编号

文件分类是归档管理的核心环节，目的是使文件体系化、有序化。行政部门文件分类应遵循科学性、系统性、可操作性原则。建议采用年度-机构（或部门）-问题（或业务类型）的复合分类法，或根据组织实际情况选用适合的分类体系。例如，先按年度划分，再按行政部门内部的职能模块（如综合事务、人事管理、财务管理、资产管理、会务管理、后勤保障等）进行二级分类，每个二级类目下可根据需要设置三级类目。

分类体系一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案的连续性和一致性。

文件编号应在分类的基础上进行，旨在赋予每份文件或每卷文件一个唯一的标识，便于检索和管理。编号规则应简洁明了，包含分类信息和顺序信息。例如，可采用“年度-部门代号-类别代号-顺序号”的结构。编号应规范书写，统一位置，如文件首页右上角或左上角。

四、文件的著录与编目

著录是对文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目应包括：文件题名、责任者（制发单位或个人）、成文日期、文号、页数、附件、分类号、主题词（或关键词）、备注等。著录应力求准确、规范，使用标准的术语和文字。

编目则是将著录结果按照一定规则组织成目录，是档案检索的工具。行政部门应建立健全档案目录体系，至少包括案卷目录和卷内文件目录。有条件的可同时建立全引目录或专题目录。目录的编制应清晰、易查。随着信息化的推进，应积极采用档案管理软件进行著录和编目，建立电子目录数据库，提高检索效率。

五、文件的装订与装盒

为保护文件实体，便于保管和利用，需对文件进行装订。装订前应去除文件上的金属物（如订书钉、回形针），对破损文件进行修复，对纸张大小不一的文件进行折叠或衬垫。装订方式应牢固、整齐、美观，可根据文件厚度选择线装、胶装或使用专用文件夹。一般以件为单位装订，较厚的可组成案卷装订。

装订完毕的文件应装入符合标准的档案盒。档案盒封面应标明全宗名称、年度、保管期限、机构（部门）、盒号等信息。盒内放置卷内文件目录和备考表。备考表用于记录卷内文件的状况，如缺损、修改、补充等情况，由立卷人、检查人签字，并注明日期。

六、文件的归档保管

文件经整理、分类、编号、著录、装订、装盒后，即可移交档案室（或行政部门内部指定的档案库房/柜）进行集中保管。归档时应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认。

档案保管场所应具备良好的条件：保持适宜的温湿度，避免阳光直射、潮湿、高温、灰尘和有害气体；配备必要的防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防尘设备；档案柜架应坚固耐用，排列有序，并便于存取。

档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对重要档案和特殊载体档案（如照片、录音录像带、光盘等），应采取特殊的保护措施。

七、文件的查阅与利用

档案的查阅与利用是实现其价值的关键。行政部门应建立严格的档案查阅利用制度，明确查阅权限、程序和要求。

查阅档案需履行审批手续，填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后方可查阅。查阅时应在指定地点进行，一般不得带出阅档室。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄。如需复制，须经批准。

档案利用完毕后，应及时归还，档案管理人员应对归还档案进行检查核对，确认无误后方可入库。对于档案利用中形成的新的具有保存价值的材料，应及时整理归档。

八、文件的鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组