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高校办公自动化系统使用规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范我校办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的使用与管理，提高办公效率，保障信息传递的及时、准确与安全，促进学校各项工作的规范化、科学化开展，依据国家相关法律法规及学校内部管理规定，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于学校所有在职教职工、离退休人员（根据权限）以及其他经授权使用OA系统的人员（以下统称“用户”）。OA系统涵盖的所有功能模块及信息内容均受本规范约束。

（三）基本原则

用户在使用OA系统时，应遵循“高效便捷、规范有序、安全保密、权责明确”的原则，自觉维护系统的正常运行和良好秩序。

二、账号与安全管理

（一）账号申请与开通

1.OA系统账号实行实名制管理。新进教职工应在入职手续办理完毕后，由所在单位统一向学校办公室（或信息技术中心，根据学校实际情况确定）提交账号开通申请，经审核通过后由系统管理员统一创建并分配初始账号。

2.账号开通后，用户应及时登录系统，修改初始密码，并完善个人基本信息。

（二）账号保管与使用

1.用户账号实行专人专用制度，严禁转借、转让或泄露给他人使用。因账号转借、泄露等原因造成的一切后果，由账号持有人承担。

2.用户应妥善保管个人账号信息，定期更换登录密码。密码设置应具有一定复杂度，建议包含大小写字母、数字及特殊符号，避免使用生日、姓名等易被猜测的信息。

3.用户如忘记密码，可通过系统提供的“找回密码”功能自助找回，或向本单位管理员及系统管理员申请重置。

（三）安全登录与退出

1.用户应在安全的网络环境下登录OA系统，避免在公共网吧等不安全场所使用公共计算机登录。

2.登录系统后，应注意保护个人操作界面，离开工作岗位时应及时锁定计算机或退出OA系统，防止他人冒用账号进行操作。

3.严禁使用未经授权的第三方软件或工具访问、操作OA系统。

三、信息处理规范

（一）个人信息维护

用户应及时更新OA系统中的个人联系信息（如电话、邮箱等），确保信息准确无误，以便于工作联系和信息推送。

（二）通知公告与待办事项

1.用户应养成每日登录OA系统查看“通知公告”和“待办事项”的习惯，确保及时获取学校重要信息和需处理的工作任务。

2.对于系统推送的待办事项，应在规定时限内及时处理。如遇特殊情况无法按时处理，需提前与相关发起部门或人员沟通。

（三）公文流转处理

1.收文处理：用户接收到待办公文后，应认真阅读，根据公文内容和要求，及时进行拟办、分办、承办、督办或归档等操作。流转过程中，应确保意见明确、签署规范。

2.发文处理：各单位发起公文时，应确保文稿内容真实、准确、完整，格式符合学校公文规范要求。严格按照设定的审批流程进行流转，不得擅自跳过或更改审批环节。

3.会签与审核：参与公文会签或审核的人员，应认真履行职责，对文稿内容的政治性、政策性、准确性、规范性负责，提出明确的会签或审核意见。

4.公文流转过程中，涉及敏感信息的，应严格遵守保密规定，不得擅自扩散。

（四）常用办公事务处理

1.各类请假、出差、报销、采购、会议申请等日常办公事务，应通过OA系统相应模块按流程提交申请，确保信息填写完整、准确。

2.在发起流程时，应根据实际情况选择正确的流程模板和审批人员，避免因选择错误导致流程延误。

3.流程办理完毕后，相关电子表单和记录将自动存档，用户可根据需要进行查询。

四、信息发布与沟通协作

（一）信息发布

1.有权限发布信息（如新闻、通知、公告等）的用户，应确保所发布信息的真实性、准确性、权威性和时效性。内容应符合国家法律法规及学校相关规定，不得发布与工作无关的、涉密的或不当信息。

2.发布信息前，应仔细校对文字、格式及附件，确保无误后方可提交发布。

（二）内部沟通与协作

1.通过OA系统提供的内部邮件、即时通讯或讨论区等功能进行沟通协作时，应遵守职业道德和网络礼仪，语言文明，表达清晰、准确。

2.工作交流中涉及的文件资料，可通过系统内的文件传输功能进行共享，避免使用非加密的外部通讯工具传输敏感或重要工作信息。

3.合理使用系统提供的项目管理、日程安排等协作工具，提高团队工作效率。

五、系统资源与维护

（一）系统资源使用

1.用户应合理使用OA系统的存储空间、网络带宽等资源，不得上传与工作无关的大容量文件、音视频资料等，避免占用过多系统资源。

2.严禁在OA系统中存储、处理、传输违反国家法律法规及学校规定的信息。

（二）系统维护与故障报告

1.用户在使用OA系统过程中，如发现系统异常、功能故障或存在安全隐患，应立即停止相关操作，并及时向学校信息技术中心或系统管理员报告。

2.配合信息技术部门进行系统升级、维护和数据备份等工作，按照要求在指定时间内