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- 2026-02-06 发布于江苏
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采购订单审批及供应商管理工具
一、适用工作场景
本工具适用于企业日常采购管理中的全流程规范，具体场景包括：
常规采购需求处理：当各部门（如生产部、行政部、研发部）产生物料或服务采购需求时，通过工具发起申请、审批并订单；
供应商合作管理：对新供应商的引入评估、现有供应商的绩效跟踪（质量、交货、服务等），以及供应商分级管理；
采购成本控制：通过订单审批流程实现预算管控，避免超预算采购，同时通过供应商比价优化采购成本；
合规与风险规避：保证采购流程符合企业内控要求，防范采购过程中的不规范操作（如未经审批下单、供应商资质不全等）。
二、工具操作流程详解
步骤1：采购需求发起
操作内容：需求部门填写《采购申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交货日期等信息，并附上相关技术参数或需求说明文件。
负责人：需求部门专员（如生产部物料员明、行政部采购申请华）。
注意事项：需保证需求描述清晰，预估金额不超部门预算，若预算不足需提前申请预算调整。
步骤2：供应商选择与评估（新供应商/现有供应商）
操作内容：
新供应商：采购部通过供应商寻源（如行业推荐、公开招标）收集供应商信息，填写《供应商准入评估表》，包含供应商资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例（可提供3家以上客户证明）、报价等，由采购经理刚组织技术、质量部门联合评审，评审通过后纳入《合格供应商名录》。
现有供应商：优先从《合格供应商名录》中选择，若需新增供应商，需重复上述准入流程；若现有供应商无法满足需求（如产能不足、报价超预算），需启动备选供应商评估。
负责人：采购部专员丽、采购经理刚、技术部工程师峰、质量部检验员敏。
注意事项：供应商资质需在有效期内，关键物料（如生产原料）的供应商需实地考察产能和质量管控能力。
步骤3：采购订单创建与审批
操作内容：
采购部根据《采购申请表》和选定供应商信息，填写《采购订单》，包含订单编号（格式：PO-年月日-流水号，如PO001）、供应商全称、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量要求、违约责任等条款，经采购专员丽核对无误后提交审批。
审批流程：根据采购金额分级审批（示例）：
金额≤5000元：需求部门负责人强审批→采购经理刚审批；
5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人强→采购经理刚→财务部主管梅审批；
金额＞50000元：需求部门负责人强→采购经理刚→财务部主管梅→总经理军审批。
负责人：采购专员丽、各审批层级负责人。
注意事项：订单信息需与采购申请一致，审批过程中若需修改，需退回需求部门或采购部调整后重新提交；审批完成后，订单加盖公司公章生效，同步发送给供应商及需求部门。
步骤4：订单执行与跟进
操作内容：
采购部将生效的《采购订单》扫描件存档，并同步给供应商，要求供应商按订单约定发货/提供服务；
供应商发货后，需提供送货单（注明订单号、物品明细），需求部门根据订单核对送货单信息（数量、规格），确认无误后签收，并填写《到货验收单》（需验收人签字，如生产部班组长磊、质量部检验员敏）；
若到货存在质量问题（如规格不符、损坏），需求部门需在24小时内反馈给采购部，由采购部丽联系供应商协商退换货或索赔。
负责人：采购专员丽、需求部门验收人员、供应商。
注意事项：验收需严格按订单要求执行，留存验收单及送货单作为后续付款依据；若交货延迟，采购部需及时与供应商沟通，明确原因并评估是否影响生产/运营。
步骤5：供应商绩效评估与归档
操作内容：
每季度末，采购部组织对合作供应商进行绩效评估，填写《供应商绩效评估表》，评估指标包括：
质量评分（产品合格率、质量问题响应速度，权重40%）；
交货评分（准时交货率、订单满足率，权重30%）；
服务评分（沟通效率、问题解决及时性，权重20%）；
成本评分（价格竞争力、付款条件灵活性，权重10%）。
根据总分将供应商分为四级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（＜70分）。
评估结果同步至《合格供应商名录》，对优秀供应商优先合作，对不合格供应商发出整改通知，连续两次不合格则暂停合作并移出名录。
所有采购相关表单（采购申请、订单、验收单、评估表）按季度整理归档，保存期限不少于3年。
负责人：采购部专员丽、采购经理刚、需求部门负责人。
注意事项：绩效评估需客观公正，数据需来源于实际合作记录（如验收单、交货记录）；评估结果需与供应商沟通确认，避免争议。
三、核心工具表单模板
表1：采购申请表
申请部门
申请人
申请日期
订单编号（后续填写）
采购物品/服务名称
规格型号
单位
需求数量
预估单价（元）
预估金额
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