采购申请与审批流程标准化工具简化采购流程版.docVIP

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业及事业单位内部规范采购行为，尤其适用于需简化审批层级、提升采购效率的中小型组织。当部门因日常运营、项目实施或业务拓展需要采购物资、服务或设备时，通过标准化流程明确需求提报、审核、审批及执行各环节职责，避免因流程混乱导致的采购延误、资源浪费或职责不清，同时实现采购过程的可追溯性与合规性。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起

需求确认：申请人（部门员工或需求部门负责人）明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途及紧急程度，保证需求合理且符合部门年度预算。

填写申请单：通过内部OA系统、采购管理平台或纸质表单填写《采购申请单》（模板见第三部分），附上必要的支撑材料（如报价单、技术参数、需求说明等），提交至部门负责人审核。

（二）部门负责人初审

合规性与必要性审核：部门负责人*核对采购需求是否属于部门职责范围、是否符合预算规划，评估采购的紧急性与合理性。

意见反馈：初审通过后，在申请单上签署“同意”意见并注明“建议采购”，提交至采购管理部门（或行政部/综合管理部）；若不通过，注明“退回补充说明”或“不予采购”理由并退回申请人。

（三）采购管理部门复核

预算与流程核查：采购管理部门*检查申请单信息完整性、附件齐全性，核对采购项目是否属于集中采购目录（若有）、预算金额是否在部门权限内，是否符合公司采购制度（如是否需要招标、比价等）。

提出调整建议：若需调整采购方式（如改用更优性价比供应商）或补充信息（如明确技术标准），与申请人及部门负责人沟通后修改申请单；若无需调整，流转至财务部门。

（四）财务部门合规审查

预算与资金审核：财务部门*确认采购项目预算是否已批复、资金来源是否合规，评估采购成本与市场价格的合理性（必要时参考历史采购数据或市场询价结果）。

签署意见：审查通过后，在申请单上签署“同意采购”意见；若预算不足或成本异常，注明“建议暂缓采购”或“需重新议价”并反馈至采购管理部门。

（五）分级审批决策

根据采购金额与类别划分审批权限（示例）：

低值采购（如≤5000元）：由采购管理部门负责人*审批，审批通过后进入采购执行环节。

中等金额采购（如5000元-5万元）：由分管领导*审批，需附财务部门审查意见。

大额采购（如＞5万元）：由总经理*审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至24小时），逾期未反馈视为默认同意。

（六）采购执行与结果反馈

供应商选择：采购管理部门根据审批结果，通过询价、比价或定点供应商采购等方式确定供应商，保证价格、质量及交货期符合要求。

订单下达与合同签订：与供应商签订采购合同（金额较大时），下达正式订单，明确双方权利义务。

结果反馈：采购完成后，采购管理部门将采购合同、订单复印件反馈至申请部门及财务部门，同步更新采购台账。

三、采购申请单模板设计

公司采购申请单

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

采购类别

□物资□服务□设备□其他

预算编号

采购物品/服务信息

名称

规格型号

单位

数量

用途说明（请详细说明采购原因、使用场景等）：

附件清单（如报价单、技术参数、图纸等）：

审批意见

部门负责人审核：

日期：

采购管理部门复核：

日期：

财务部门审查：

日期：

分级审批：

□低值采购（采购部门负责人）：

日期：

签字：

□中等金额（分管领导）：

日期：

签字：

□大额采购（总经理）：

日期：

签字：

采购执行结果

供应商名称：

合同编号：

交货日期：

验收人：

备注：

填写说明：

带“*”为必填项，采购类别需在对应框内打“√”；

规格型号需明确（如办公用品需注明品牌、型号，设备需注明功率、参数等）；

附件需清晰可辨，与采购内容一致；

审批意见栏需手写签字或电子签章，日期需填写完整。

四、使用过程中的关键提示

信息真实性：申请人需对采购申请信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或夸大预算金额。

审批时效性：各环节审批人需在规定时限内完成审核，确因特殊情况无法及时审批的，需提前告知申请人及采购管理部门，避免流程延误。

紧急采购处理：若遇紧急情况（如生产设备突发故障需立即抢修），申请人可先口头向部门负责人及分管领导报备，同步提交申请单，后续24小时内补全审批手续。

预算控制：采购项目需严格控制在年度预算内，超预算采购需提交预算调整申请，经财务部门及分管领导审批后方可发起。

采购记录留存：采购管理部门需妥善保管采购申请单、合同、订单、验收单等资料，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。

供应商管理：优先选择公司合格供应商名录内的供应商，新供应商引入需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书等）及试用评估。