合同信息管理及执行状况表.docVIP

合同信息管理及执行状况表工具指南

一、适用场景与价值定位

在企业运营中，合同管理是连接业务、法务、财务等环节的核心纽带。本工具适用于以下场景：

法务部门：集中监控合同全生命周期，规避法律风险；

项目部：跟踪合同执行进度，保证项目按约定推进；

财务部门：关联合同条款与付款节点，规范资金管理；

业务部门：实时掌握合作方履约情况，辅助决策调整。

通过系统化记录合同信息与执行动态，可实现“风险前置、进度可视、责任到人”，提升管理效率，减少因信息不对称导致的纠纷或延误。

二、操作流程与实施步骤

（1）前期准备：资料收集与工具初始化

收集基础资料：获取合同文本、双方主体信息（如公司名称、统一社会信用代码）、关键条款（金额、履行期限、违约责任等）；

明确管理分工：指定合同负责人（如经理）、执行对接人（如专员）、财务审核人（如会计），保证各角色职责清晰；

定制化调整模板：根据企业需求（如行业特性、合同类型），在模板中增减字段（如添加“验收标准”“质保期”等）。

（2）信息录入：构建合同档案库

填写基础信息：在表格中录入合同编号（建议按“年份-部门-序号”规则编制）、合同名称（需体现合作方与核心内容，如“公司与公司采购合同”）、签订日期、生效日期、合同金额（含大写）、合作方全称及联系人（某公司，联系人某经理）；

录入核心条款：明确履行期限（起始/结束日期）、主要交付物（如“设备10台”“服务期12个月”）、付款节点（如“预付30%到货付60%质保10%”）、违约责任摘要（如“逾期付款按日0.05%支付违约金”）；

关联附件索引：标注合同扫描件、补充协议、技术参数表等附件的存储路径（如“企业云盘-合同库-2024-采购-001”）。

（3）执行跟踪：动态监控履约进展

设置关键节点：根据合同条款拆解执行里程碑（如“预付款支付到货验收最终验收付款”），明确各节点负责人及计划完成时间；

定期更新状态：执行对接人每周/每月更新节点进展（如“2024-03-15：预付款已支付，状态‘已完成’；2024-04-20：到货验收中，状态‘进行中’”），并记录实际完成时间与计划时间的偏差；

记录异常情况：若出现延迟、违约或争议，需详细说明原因（如“供应商生产延误，到货日期延后7天”）、影响评估（如“项目整体进度顺延，已启动违约条款协商”）及应对措施（如“与供应商签订补充协议，调整交付时间”）。

（4）变更与归档：保证信息闭环

合同变更管理：若发生条款修改（如金额、履行期限），需填写“变更记录”模块，注明变更内容、审批流程（如“法务审核-总经理批准-双方盖章”）、生效日期，并关联原合同编号；

归档与总结：合同履行完毕或终止后，更新状态为“已归档”，并附执行总结（如“按期完成，无违约情况”“存在争议，已通过诉讼解决”），最终移交档案管理部门存储。

三、模板表格结构与字段说明

合同信息管理及执行状况表

模块

字段名称

填写说明

示例

基础信息

合同编号

企业唯一编码，按规则编制

CG-2024-采购-001

合同名称

?体现合作方与核心内容

公司与公司设备采购合同

签订日期

合同签署的年月日

2024-01-15

生效日期

合同开始具备法律效力的日期

2024-01-20

合同金额（元）

含大写金额，明确币种

1,000,000.00（壹佰万元整）

合作方信息

全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（仅工作电话）

科技有限公司，联系人经理，电话010-xxxx

核心条款

履行期限

起始至结束日期，或关键节点时间

2024-02-01至2024-08-31

主要交付物/服务内容

简述合同标的物或服务范围

交付型号设备10台，含安装调试

付款节点

分阶段付款比例及条件

预付30%到货付60%质保10%

违约责任摘要

关键违约条款简要记录

逾期交货按日0.1%支付违约金

执行跟踪

当前执行阶段

待执行/进行中/已完成/已终止

进行中

关键节点计划/实际完成时间

按里程碑记录计划与实际日期

计划到货：2024-04-10；实际到货：2024-04-18

节点负责人

每个节点的对接人

到货验收：专员

进展说明

正常进展需简述状态，异常需说明原因及措施

设备已到货，正在调试，延迟8天因供应商物流问题

风险提示

潜在风险（如对方履约能力不足、政策变化）及应对建议

对方近期资金紧张，建议缩短付款周期

变更记录

变更日期

合同条款修改的生效日期

2024-05-10

变更内容摘要

修改的具体条款（如金额、期限）

履行期限延长至2024-09-30

审批流程

内部审批环节（如法务-财务-总经理）

法务审核通过，总经理批准

关联附件

变更协议、审批单等文件存储路径

企业云盘-合同变更-2024-采购-001-补充协议.pdf

归档信息

归档日期

合同履行完毕或终止后的归档时间

2024-1