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企业员工离职管理规范操作手册

引言

员工离职，是企业人才流动的正常现象，也是人力资源管理工作中不可或缺的一环。规范、有序的离职管理，不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护企业正常的生产经营秩序，更能通过妥善处理离职过程，传递企业的人文关怀，塑造良好的雇主品牌形象，并从中汲取管理改进的经验。本手册旨在为企业人力资源部门及各级管理者提供一套系统、专业、可操作的离职管理指引，以期实现离职管理的规范化与人性化统一。

一、离职申请与接收

1.1离职申请的提出

员工如需解除劳动合同，应提前以书面形式向其直接上级提交离职申请书。试用期员工应提前三日，正式员工应提前三十日（以自然日计）。离职申请书应至少包含以下信息：申请人姓名、所在部门、职位、入职日期、拟离职日期、离职原因简述。

鼓励员工在提交书面申请前，可先与直接上级进行口头沟通，以便上级及时了解情况。

1.2离职申请的接收与确认

直接上级在收到员工书面离职申请后，应首先确认申请内容的完整性。若有信息缺失，应请员工补充。确认无误后，上级应在申请书上签收日期，并及时将其提交至人力资源部门。人力资源部门需对离职申请进行登记，建立离职管理档案，并向员工出具收到离职申请的回执或进行邮件确认。

注意事项：

*无论员工以何种理由提出离职，接收人都应保持冷静、专业的态度，避免当场表示不满或进行指责。

*确保离职申请的书面形式，这是后续所有流程的基础。对于口头提出离职的员工，应引导其提交书面申请。

二、离职面谈与挽留（若适用）

2.1离职面谈的安排

人力资源部门在收到离职申请后，应协同员工的直接上级（或更高层级管理者，视情况而定），在尊重员工意愿的前提下，尽快安排一次正式的离职面谈。面谈时间应充足，地点应选择安静、私密的环境，确保沟通不受干扰。

2.2离职面谈的目的与内容

离职面谈的核心目的在于：

*了解真实离职原因：探寻员工离职的根本原因，是个人发展、薪酬福利、工作环境、管理风格，还是其他因素。

*收集改进建议：听取员工对公司管理、业务流程、团队协作等方面的意见和建议。

*评估挽留可能性：对于核心骨干员工或有价值员工，在了解其离职原因后，若公司认为其继续留任对双方都有利，可探讨挽留的可能性与具体方案。

*传递企业关怀：表达对员工过往贡献的感谢，体现企业的人文关怀，即使员工离职，也力求使其成为公司的“校友”。

面谈内容应围绕上述目的展开，避免泛泛而谈。面谈人应事先准备好问题提纲，并在面谈过程中积极倾听，鼓励员工畅所欲言。

2.3离职面谈记录与分析

面谈结束后，面谈人应立即整理面谈记录，内容包括但不限于员工陈述的离职原因、主要诉求、对公司的建议、挽留情况（若有）等。记录应客观、准确，避免加入主观臆断。

人力资源部门应定期对离职面谈记录进行汇总分析，识别离职原因的共性问题和趋势，为公司改进管理、优化人才保留策略提供数据支持。

2.4挽留策略与实施（若适用）

对于决定尝试挽留的员工，应基于面谈了解到的真实需求，制定有针对性的挽留方案。可能的挽留措施包括但不限于：调整薪酬福利、优化工作岗位或职责、提供职业发展机会、改善工作环境等。

挽留方案需经相关管理层审批后实施。若挽留成功，应与员工就新的工作安排达成书面共识，并撤销原离职申请。若挽留未成功，应尊重员工的最终决定，继续推进离职流程。

三、离职审批

3.1审批流程的启动

在完成离职面谈（或确认无需/无法挽留）后，由人力资源部门启动离职审批流程。审批流程应根据公司现有组织架构和权限设置进行，通常包括直接上级、部门负责人、人力资源部门负责人等关键节点的审批。

3.2审批意见的处理

各级审批人在收到离职审批单后，应根据员工的实际情况、部门工作安排等因素，在规定时限内签署明确的审批意见。若对离职申请有异议，应及时与人力资源部门及相关人员沟通。

3.3审批结果的通知

离职申请获得最终批准后，人力资源部门应及时将审批结果（包括最终的离职日期）书面通知员工本人及其直接上级。若审批未通过（如未提前通知且无特殊理由），人力资源部门需向员工解释原因，并协商处理。

四、工作交接与资产清退

4.1工作交接计划制定

在离职日期确定后，由员工的直接上级牵头，与员工共同制定详细的工作交接计划。计划应明确交接内容、交接对象、完成时限和验收标准。交接内容通常包括：

*手头未完成的工作任务（含进度、关键节点、联系人等）；

*负责的项目资料（方案、报告、数据、代码等）；

*客户资源信息及对接情况；

*内部文档、技术资料、操作手册等；

*正在处理的合同、款项等经济事务。

4.2工作交接的实施与监督

员工应严格按照交接计划，在直接上级的监督和指导下，与指定的接任人（或临时负责人）进行逐项交接。交接过程中，应确保信息