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内部沟通会议纪要编写指南

一、适用情境

本指南适用于各类内部沟通场景的会议纪要编写，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、阶段性总结会等。通过规范的纪要记录，可有效沉淀会议核心信息、明确责任分工、保证行动落地，为后续工作推进及信息追溯提供依据。尤其适用于需要多人协作、跨团队配合或需形成明确决议的会议类型。

二、编写流程与步骤

（一）会前准备：夯实记录基础

明确会议目标

提前与会议主持人确认会议核心议题、预期成果（如需形成决议、明确分工或解决特定问题），保证记录方向与会议目标一致。

收集背景资料

整理会议相关的议程、前期讨论记录、数据报表或问题清单，熟悉会议背景，避免记录时因信息不足遗漏关键内容。

准备记录工具

根据会议性质选择记录方式：电子档（如Word、Excel、会议纪要模板工具）或手写稿（保证字迹清晰）。优先使用结构化模板，预留“议题、决议、负责人、时限”等关键信息栏位。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心议题

按会议议程顺序逐项记录，重点关注每个议题的讨论要点、不同观点的分歧点及最终结论（避免记录无关细节或个人发言冗余内容）。例如针对“项目进度延期”议题，需记录延期的原因、各方建议的解决方案及最终确定的调整方案。

标注待办事项

对会议中明确的任务、需跟进的事项，单独标注“待办”标识，同步记录以下信息：

任务具体内容（如“完成客户需求调研报告”）；

责任人（需明确到具体岗位或人员，如“市场部*主管”）；

截止时间（精确到日期，如“2024年X月X日下班前”）。

确认关键信息

对存在疑问的数据、决议或表述，及时向会议主持人或发言人确认，避免记录误差。例如若未明确某任务的截止时间，需当场询问“此任务需在X月X日前完成吗？”并记录确认结果。

（三）会后整理：形成规范纪要初稿

梳理会议内容

会后2小时内整理记录稿，按“会议基本信息—会议主题—议程及讨论内容—后续行动清单—附件”的逻辑结构梳理，保证条理清晰。删除重复内容、修正口语化表述（如“那个方案”改为“A方案”），但需保留原意。

补充必要细节

对记录中简化的讨论要点（如“技术可行性需进一步评估”），可补充简要说明（如“需测试新服务器兼容性，预计需3个工作日”），但避免过度扩展偏离核心内容。

形成初稿

按模板框架（详见第三部分）填写完整内容，保证“会议基本信息”无遗漏、“后续行动清单”责任到人、“决议结论”明确具体。初稿完成后通读1-2遍，检查语句是否通顺、信息是否完整。

（四）审核与分发：保证纪要有效性

内部审核

将初稿提交会议主持人审核，重点核对：

决议结论是否准确反映会议结果；

待办事项的责任人、截止时间是否无误；

敏感信息（如未公开的决策、数据）是否已脱敏处理。

根据审核意见修改后，形成定稿。

规范分发

定稿在会议结束后24小时内分发至所有参会人员及相关方，可通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送，并抄送存档部门。分发时注明“会议纪要—[会议名称]—[日期]”，便于归档查找。

归档保存

将定稿电子档按“部门—年份—会议类型”分类存档（如“市场部2024项目推进会”），保存期限不少于1年，保证后续可追溯。

三、会议纪要模板框架

会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议号X）

主持人

例：*经理

记录人

例：*助理

参会人员

例：总监、主管、*专员（共8人）

缺席人员及原因

例：*工程师（因出差请假）

会议主题

例：明确Q3项目关键节点进度，解决跨部门协作问题

议程及讨论内容

序号

议题

发言摘要（重点记录结论、分歧及关键依据）

决议/结论

负责人

完成时限

1

项目A模块开发进度

工程师：当前完成60%，因第三方接口延迟导致测试环节受阻；主管：建议协调第三方优先支持，同步调整内部测试计划

1.由*工程师对接第三方，明确接口交付时间（最晚X月X日）；2.测试环节顺延3天

*工程师

X月X日

2

跨部门需求优先级冲突

专员：市场部提出紧急需求，但当前资源已排满；总监：按“战略项目优先”原则，暂缓非核心需求

市场部紧急需求纳入待办池，待资源空闲后启动，*专员负责需求评估与排序

*专员

X月X日前完成评估

3

项目风险应对措施

经理：需关注供应链稳定性，建议备选供应商；总监：同意，要求采购部本周完成备选供应商筛选

采购部牵头完成备选供应商筛选，提交风险评估报告

*采购经理

X月X日

后续行动清单

序号

任务描述

负责人

截止日期

备注（所需支持/风险提示）

1

对接第三方接口，明确交付时间

*工程师

2024-06-15

需产品部配合提供接口测试用例

2

评估市场部紧急需求优先级

*专员

2024-06-12

参考公司战略目标