公司报销费用管理标准操作手册合规管理.docVIP

公司日常报销费用管理标准操作手册（合规管理版）

一、适用范围与业务场景

本手册适用于公司各部门员工在日常工作中发生的合规费用报销管理，涵盖以下典型场景：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

差旅费用：因公外出产生的交通、住宿、餐饮及市内交通费用；

业务招待费用：与客户、合作方开展业务沟通产生的合理招待支出；

其他合规费用：经审批的培训费、市场推广费等日常运营相关支出。

二、标准化操作流程

（一）费用申请与预算控制

事前申请：单笔费用预计超过2000元或属于大额支出（如差旅、招待），需提前3个工作日通过OA系统提交《费用申请单》，注明费用用途、预算金额、时间及明细，经部门负责人审批后方可执行。

预算核对：申请时需同步关联部门年度预算，保证费用在预算额度内，超预算部分需额外提交《预算调整申请》，经分管副总审批。

（二）合规凭证准备

基础凭证要求：

所有支出需取得合法合规的原始凭证，凭证需清晰显示交易双方信息、金额、日期及业务内容；

电子凭证需打印并经经办人签字确认，注明“与原件一致”；

差旅费需附行程单（如机票、车票）、住宿清单、会议通知等辅助材料；

业务招待费需注明招待对象、人数、事由及参与人员职务。

凭证整理规范：按费用类型分类粘贴，原始凭证不得涂改、挖补，若有错误需出具单位证明并加盖公章。

（三）报销单据填写与提交

登录系统：通过公司OA系统“费用报销”模块，选择对应报销类型（如“差旅费”“办公费”）。

填写信息：

报销人姓名、所属部门、报销日期、费用归属项目；

费用明细：按类别逐项填写（如交通费、住宿费），注明金额、用途及凭证数量；

附件：扫描所有原始凭证，保证图片清晰、完整。

提交审批：填写完毕后提交系统，依次流转至部门负责人、财务部、分管领导审批。

（四）审批流程管理

审批层级：

部门负责人：审核费用真实性、合理性及预算匹配度；

财务部：审核凭证合规性、金额准确性及审批流程完整性；

分管领导：审批大额费用（单笔超5000元）及特殊支出。

时限要求：各审批节点需在1个工作日内完成，特殊情况需备注说明。

（五）财务审核与支付

审核要点：财务部重点检查凭证是否齐全、是否符合公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准）、报销金额与附件是否一致。

退回整改：对不合规单据，财务部需在2个工作日内注明原因并退回报销人，整改后重新提交。

支付安排：审核通过后，财务部于5个工作日内完成支付，报销金额直接转入员工工资账户。

（六）费用归档与查询

归档管理：每月结束后，财务部将报销单据、原始凭证按部门分类归档，保存期限不少于5年。

查询反馈：员工可通过OA系统查询报销进度，对结果有异议的，需在支付后10个工作日内向财务部提出书面复核申请。

三、常用报销单据模板

模板一：费用报销单

报销部门

报销日期

年月日

报销人

*

员工编号

费用归属项目

预算科目

费用明细

类别

金额（元）

用途说明

办公费

1,200.00

采购办公用品（笔记本、打印纸）

快递费

85.50

寄送合同文件

通讯费

300.00

部门固定电话费用

合计金额

大写：壹仟伍佰捌拾伍元整

小写：￥1,585.50

部门负责人审批

财务审核

签字：

日期：年月日

签字：

日期：年月日

模板二：差旅费报销明细表

出差人

*

所属部门

市场部

出差事由

参加行业展会

出差时间

2023年X月X日-X月X日

出差地点

上海市

交通方式

高铁

费用明细

项目

金额（元）

凭证号

交通费

680.00

G次高铁票

住宿费

1,200.00

上酒店

市内交通费

150.00

地铁、出租车票

餐补（按标准）

300.00

合计金额

￥2,330.00

附件清单

1.高铁票复印件2.酒店发票3.会议通知4.市内交通票据

审批意见

部门负责人：财务：分管领导：

四、关键合规要点与风险提示

预算刚性约束：所有费用支出需严格控制在年度预算内，严禁无预算、超预算支出，特殊情况需履行预算调整程序。

凭证真实性：原始凭证必须真实反映业务发生情况，严禁虚构业务、篡改凭证或使用不合规凭证（如无公章的收据）。

审批权限规范：严格按照审批层级执行，不得越权审批或代签，审批人对所审批内容的真实性、合规性承担连带责任。

时限管理：费用需在业务发生后10个工作日内提交报销，逾期未报需提交《延迟报销说明》，经部门负责人及财务部审批后方可受理。

禁止行为：严禁将个人消费混入公费报销，严禁拆分报销规避审批，严禁重复报销同一笔费用，违者将按公司规定追究责任。

五、附则

本手册由财务部负责解释和修订，自发布之日起执行。

如遇国家政策调整或公司业务变化，将另行通知补充规定。