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行政事务流程标准化操作手册

为规范公司行政事务管理，提升工作效率，明确各环节职责分工，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖行政事务中的核心流程，旨在为各部门及工作人员提供标准化操作指引，保障行政工作的一致性与规范性。

第一章总则

1.1手册目的

统一行政事务操作标准，减少流程冗余，降低沟通成本，保证行政工作高效、合规完成，支撑公司日常运营及业务发展。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体员工，涉及行政事务的发起、审批、执行、归档等全流程管理，涵盖会议组织、办公用品管理、文件资料归档、差旅申请等常见行政场景。

1.3术语说明

行政事务：指保障公司日常运作所需的非业务类工作，如会议管理、物资采购、文件流转等。

标准化流程：将行政事务拆解为固定步骤，明确各环节责任人与操作要求，保证流程可复制、可追溯。

模板工具：用于规范行政事务记录、审批及沟通的标准化表格或文档。

第二章会议组织标准化流程

2.1会议筹备阶段

场景描述

需召开部门例会、项目推进会、跨部门协调会等正式会议时，由会议发起人提前完成筹备工作，保证会议目标明确、资源到位。

操作步骤

步骤1：明确会议基本信息

发起人根据会议目的，确定会议主题（如“Q3部门工作计划评审会”）、时间（精确到上/下午XX:XX）、预计时长（如1.5小时）、形式（线下/线上/hybrid）及核心议题（不超过5个）。

步骤2：确定参会人员及分工

根据议题内容，列出必须参会人员（如部门负责人、项目负责人）及列席人员（如记录人、支持岗），明确主持人（通常为部门负责人）、记录人（负责整理纪要）、设备支持人（负责调试投影、麦克风等）。

人员信息需提前与相关人员确认，避免时间冲突。

步骤3：申请会议资源

线下会议：通过行政系统提交《会议室使用申请表》，注明所需场地（如“301大会议室”）、设备（投影仪、白板、视频会议终端）、物料（矿泉水、会议资料袋）及特殊需求（如茶歇）。

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），会议号及密码，告知参会人员。

步骤4：拟定会议议程及材料

议程需包含议题顺序、每项议题讨论时间、主讲人；

提前3天将会议议程、相关材料（如PPT、数据报表）发送至参会人员，保证大家提前熟悉内容。

2.2会议通知阶段

操作步骤

步骤1：编制会议通知

内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、议程（简述）、需提前准备的物料或材料、联系人及联系方式。

示例：

会议通知

主题：Q3部门工作计划评审会

时间：2023年X月X日（周三）14:00-15:30

地点：301会议室（线上人员：腾讯会议号XXX-XXXX-XXXX）

参会人员：经理、主管、各项目负责人、记录人*

议程：14:00-14:10上月工作总结（主管）；14:10-14:40各项目Q3计划汇报（项目负责人）；14:40-15:10资源协调讨论（全体）；15:10-15:30总结部署（经理）

请各项目负责人提前2天提交Q3计划PPT至行政部邮箱，联系人*，分机号XXX。

步骤2：发送通知并确认

至少提前2个工作日通过企业/邮件发送通知，重要会议需逐一电话确认参会人员是否收到通知及能否参会。

步骤3：更新参会名单

若有人员无法参会，及时协调替代人员，并更新参会名单，同步通知全体。

2.3会议召开阶段

操作步骤

步骤1：会前准备（提前30分钟）

设备支持人提前到达会场，调试投影、麦克风、灯光等设备，保证正常运行；

行政人员摆放会议物料（矿泉水、名牌、议程表），检查签到表是否备齐。

步骤2：会议签到

参会人员入场后，在《会议签到表》上签字（线上人员通过会议软件“签到”功能确认）；

记录人核对参会人员与名单是否一致，如有缺席，及时告知主持人。

步骤3：主持会议

主持人按议程推进会议，控制各环节时间（如某议题超时5分钟，需提醒主讲人）；

鼓励参会人员围绕议题发言，避免讨论与主题无关内容；

关键决策需明确结论（如“同意A方案，由*负责本周五前完成资源对接”）。

步骤4：会议记录

记录人实时记录会议要点：发言核心内容、讨论分歧、最终决议、待办事项（明确“事项描述、责任人、完成时间”）；

示例待办：

事项描述

责任人

完成时间

修订Q3计划PPT并提交

*项目组

2023年X月X日17:00前

协调市场部配合推广资源

*主管

2023年X月X日12:00前

2.4会后跟进阶段

操作步骤

步骤1：整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息、参会人员、议程摘要、决议事项、待办事项（按优先级排序）。

纪需经主持人审核无误后，发送至全体参会人员及相关部门抄送。

步骤2：跟踪决议事项

行政部作为协调方，每周通过《决议事项跟踪表》更新待办进度，对逾期未完成的，提醒责任人