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公司行政管理工作流程手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司行政管理工作，明确工作流程，提高行政效率与服务质量，确保公司各项行政事务有序开展，保障公司整体运营顺畅，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。本手册旨在为行政部门及相关人员提供清晰的工作指引，促进协同合作，提升行政管理水平。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体行政人员及涉及行政管理事务的其他部门员工。凡公司内部的办公环境维护、办公用品管理、会务组织、差旅安排、固定资产管理、后勤保障、行政费用控制等行政管理活动，均须遵循本手册规定。

1.3基本原则

行政管理工作应遵循以下基本原则：

*服务导向：以保障业务部门高效运作和员工满意为核心，提供优质、便捷的行政服务。

*效率优先：优化工作流程，简化审批环节，确保各项事务得到及时处理。

*合规运作：严格遵守公司规章制度及国家相关法律法规，确保行政行为合法合规。

*成本控制：在保证服务质量的前提下，力求节约行政开支，提高资源使用效益。

*持续改进：定期评估工作流程的合理性与有效性，不断优化和完善管理方法。

第二章日常办公运营管理

2.1办公环境管理

2.1.1办公区域维护

行政部负责统筹办公区域的日常清洁、绿化养护及环境秩序维护工作。各部门应教育员工保持工位整洁，共同维护公共区域卫生。对于办公区域内的设施损坏或环境问题，员工可向行政部报修，行政部接到报修后应及时安排处理，并跟踪结果。

2.1.2办公设备管理

办公设备（如电脑、打印机、复印机、投影仪等）的日常维护与简易故障排除由行政部负责协调。员工在使用设备时发现故障，应立即停止使用并向行政部报告。行政部将根据故障情况联系专业维修人员或安排内部处理，确保设备尽快恢复正常运行。重要办公设备应建立台账，记录其采购、维修、报废等信息。

2.2办公用品管理

2.2.1采购与库存

行政部根据公司实际需求及历史消耗数据，制定办公用品月度或季度采购计划，经审批后统一采购。办公用品入库时需进行数量和质量核对，并登记入库台账。库存管理应遵循“先进先出”原则，定期进行盘点，确保账实相符，避免积压或短缺。

2.2.2申领与发放

员工申领办公用品应通过公司指定的线上系统或填写纸质申领单，经部门负责人审批后，由行政部按标准发放。行政部应建立办公用品领用登记制度，对高频消耗品和贵重办公用品的领用进行适当控制，倡导节约使用。

2.3会务管理

2.3.1会议安排

会议组织者需提前向行政部提出会议需求，明确会议主题、时间、地点、参会人数、所需设备及服务等。行政部根据需求预订会议室，准备会议材料、设备调试、茶水供应等。重要会议应提前进行场地布置和流程彩排。

2.3.2会议服务与收尾

会议期间，行政部应安排人员提供必要的现场支持。会议结束后，参会人员应自觉整理个人物品，行政部负责会场清理、设备回收及环境恢复工作。

2.4差旅管理

2.4.1出差申请与审批

员工出差前需填写出差申请单，注明出差事由、地点、时间、交通方式及预算等，按审批权限逐级报批。未经批准，不得擅自出差。

2.4.2交通与住宿安排

出差人员原则上应选择经济、便捷的交通方式。行政部可协助预订机票、酒店，但需在公司规定的标准范围内进行。特殊情况需超标时，须事先获得更高层级领导批准。

2.4.3差旅费用报销

出差人员返回后，应在规定时限内整理差旅费用票据，填写报销单，附出差申请单及相关凭证，按财务制度规定报批。报销凭证须真实、合法，符合公司差旅费用报销标准。

第三章固定资产管理

3.1资产购置与入库

各部门因工作需要购置固定资产，须提出申请，经审批后由行政部（或指定采购部门）统一采购。固定资产到货后，由使用部门、行政部共同验收，验收合格后办理入库手续，登记固定资产台账，明确资产编号、规格、价值、使用部门及责任人。

3.2资产领用与转移

固定资产领用需办理领用手续，领用人即为资产的直接责任人，负责资产的日常保管和维护。资产在公司内部部门或人员之间转移时，须办理转移手续，更新资产台账信息，确保资产归属清晰。

3.3资产盘点与处置

行政部会同财务部每年至少组织一次固定资产全面盘点，核对资产实有数与账面数，对盘盈、盘亏情况查明原因并按规定处理。固定资产达到使用年限或因损坏、技术淘汰等原因无法继续使用的，由使用部门提出处置申请，经审批后，行政部负责按规定程序进行报废、变卖等处置，并及时更新台账。

第四章后勤保障服务

4.1员工餐饮（如适用）

行政部负责员工餐厅的日常运营管理，包括食材采购、菜品质量、卫生安全、服务规范等。定期收集员工对餐饮服务的意见和建议，持续改进餐饮质量。

4.2车辆管理（如适用）

公司车辆由行政部统一调度和管理。员工因公务需使用车辆，应提前申请，经