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办公电话使用管理制度

一、总则

为了规范办公电话的使用，提高工作效率，降低通信成本，确保公司通信秩序的正常运行，特制定本办公电话使用管理制度。本制度适用于公司内所有办公电话的使用、管理和维护。

二、办公电话的配备与管理

（一）配备原则

1.按需配备

根据各部门的工作性质、业务量和实际需求，合理确定办公电话的配备数量和位置。对于业务量大、对外联系频繁的部门，可适当增加办公电话的数量；对于业务量较小、内部沟通为主的部门，可适当减少配备数量。

2.统一标准

公司办公电话的型号、品牌和功能应尽量统一，以便于管理和维护。同时，应根据公司的实际情况，选择性价比高、质量可靠的办公电话设备。

（二）申请与审批

1.部门申请

各部门如需新增或更换办公电话，应填写《办公电话申请表》，详细说明申请原因、使用部门、使用人员、安装位置等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。

2.行政审核

行政部门接到《办公电话申请表》后，应根据公司的办公电话配备原则和实际情况进行审核。对于符合要求的申请，应及时安排安装或更换；对于不符合要求的申请，应向申请部门说明原因。

3.领导审批

对于涉及到特殊需求或较大数量的办公电话申请，行政部门审核通过后，还应报公司领导审批。经公司领导批准后，方可进行安装或更换。

（三）安装与调试

1.安装安排

行政部门应根据《办公电话申请表》的审核结果，及时安排专业人员进行办公电话的安装和调试。安装过程中，应确保办公电话的线路连接正确、信号稳定、功能正常。

2.调试测试

办公电话安装完成后，专业人员应进行全面的调试和测试，确保办公电话能够正常使用。同时，应向使用人员介绍办公电话的使用方法和注意事项。

（四）资产登记与管理

1.资产登记

行政部门应建立办公电话资产台账，对公司所有办公电话的品牌、型号、数量、购买时间、使用部门、使用人员等信息进行详细登记。同时，应定期对办公电话资产进行盘点，确保资产的安全和完整。

2.资产管理

办公电话属于公司的固定资产，使用人员应妥善保管和使用办公电话，不得随意拆卸、损坏或转借他人。如因使用不当或保管不善造成办公电话损坏或丢失的，使用人员应承担相应的赔偿责任。

三、办公电话的使用规范

（一）使用范围

1.公务使用

办公电话主要用于公司的公务活动，包括与客户、供应商、合作伙伴的业务沟通，内部部门之间的工作协调，以及上级领导的工作指示传达等。使用人员应在工作时间内合理使用办公电话，确保公务活动的顺利进行。

2.限制私用

严禁使用办公电话拨打私人电话，如因特殊情况需要拨打私人电话的，应尽量缩短通话时间，并控制通话费用。同时，不得使用办公电话进行聊天、娱乐、购物等与工作无关的活动。

（二）通话礼仪

1.礼貌用语

使用办公电话时，应使用礼貌用语，如“您好”、“请”、“谢谢”、“再见”等。不得使用不文明、不礼貌的语言，以免影响公司的形象和声誉。

2.声音适中

通话时，应注意声音的大小和语调，保持声音适中、清晰、温和。不得大声喧哗或使用过于生硬、冷漠的语调，以免给对方造成不良印象。

3.及时接听

办公电话应及时接听，一般应在三声之内接听。如因特殊情况未能及时接听的，应在接听后向对方表示歉意。

4.准确记录

在通话过程中，应准确记录对方的姓名、单位、联系电话、主要内容等信息，以便于后续的工作处理。对于重要的通话内容，应及时向相关人员汇报或传达。

（三）通话费用控制

1.费用预算

行政部门应根据公司的业务需求和实际情况，制定办公电话费用预算，并将费用指标分解到各部门。各部门应严格按照预算控制办公电话费用的支出，不得超支。

2.长途电话管理

对于长途电话的使用，应严格控制。如因工作需要拨打长途电话的，应先填写《长途电话申请表》，经部门负责人批准后，方可拨打。同时，应尽量选择话费较低的通话时段和通话方式，以降低通话费用。

3.费用监控

行政部门应定期对办公电话的通话费用进行监控和分析，及时发现异常情况并采取相应的措施。对于超出预算或存在异常费用的部门，应进行调查和处理。

四、办公电话的维护与维修

（一）日常维护

1.清洁保养

使用人员应定期对办公电话进行清洁和保养，保持办公电话的外观整洁和内部卫生。如发现办公电话有灰尘、污渍或其他杂物，应及时清理。

2.线路检查

使用人员应定期检查办公电话的线路连接情况，确保线路连接牢固、无松动、无破损。如发现线路存在问题，应及时通知行政部门进行维修。

（二）故障报修

1.报修流程

如办公电话出现故障，使用人员应及时向行政部门报修。报修时，应详细说明故障现象、出现时间、使用部门、使用人员等信息，并填写《办公电话故障报修单》。

2.维修安排

行政部门接到《办公电话故障报修单》后，应及时安排专业人员进行维修。维修人员应在接到报修通知后的[X]小时内