企业流程审批电子化模板.docVIP

企业内部流程审批电子化模板指南

一、适用场景与核心价值

在企业日常运营中，各类流程审批（如员工请假、物资申领、费用报销、项目立项协作等）常因纸质表单流转慢、审批节点不透明、数据追溯困难等问题影响效率。电子化审批模板通过标准化表单、线上流转、实时跟踪等功能，可显著提升审批效率、规范操作流程、减少人为失误，同时实现审批数据的集中管理与分析，为企业数字化管理提供支持。适用于中小型企业及大型企业内部各部门的常规流程审批需求。

二、分步操作指南

1.发起申请：填写表单与附件

登录系统：申请人通过企业内部审批系统（如OA系统、钉钉审批等）登录账号，进入“新建审批”页面。

选择审批类型：根据需求选择对应审批类型（如“请假申请”“采购申请”“会议审批”等），系统自动关联对应表单模板。

填写基础信息：按表单要求填写申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（企业内部分机号）等基础字段。

填写申请详情：根据审批类型填写核心内容，例如：

请假申请：请假类型（事假/病假/年假等）、起止时间、请假事由、工作交接人（*）；

采购申请：申请物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、供应商信息（如有）。

附件：如涉及证明材料（如请假条、报价单、项目方案等），需清晰扫描件或电子文档，附件大小不超过10MB，格式支持PDF/JPG/Word/PPT。

预览提交：检查表单信息是否完整、附件是否成功，“提交”按钮，进入审批流转环节。

2.审批流转：多级审批与意见反馈

审批路径配置：系统根据预设审批规则（如金额、部门、职级等）自动分配审批链，例如：

部门内小额采购：申请人→部门负责人（）→行政部（）；

跨部门项目立项：申请人→部门负责人→分管领导（）→总经理（）。

审批人操作：审批人收到系统待办提醒后，需在2个工作日内完成审批操作（如遇特殊情况可“转交”或“委派”他人代为处理）：

同意：填写审批意见（如“已阅，同意执行”），“同意”，流程自动流转至下一节点；

驳回：填写驳回理由（如“预算超标，需重新提交”“材料不完整，补充附件”），流程退回至申请人，申请人修改后可重新提交；

加签：如需增加审批人，可“加签”，选择对应人员（如财务专员*），流程同步流转至加签人。

审批进度跟踪：申请人和审批人可通过系统“审批详情”页面实时查看流程状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”），各节点审批时间、意见均留痕记录。

3.结果确认与归档管理

结果通知：审批完成后，系统自动通过企业内部消息、短信或邮件（企业内部邮箱）通知申请人审批结果，申请人可查看完整审批意见及附件。

电子签章：对需存档的审批表单（如合同类、费用类），审批人可使用企业电子签章系统在线签章，签章后的文件具备法律效力。

归档存储：审批完成的表单及附件由系统自动归档至“审批档案库”，支持按申请日期、审批类型、申请人、审批状态等条件检索，保存期限不少于5年（根据企业档案管理规定调整）。

三、通用审批表单模板设计

表单模块

字段名称

字段类型

填写说明

基础信息

申请人姓名

文本（必填）

填写企业内部系统实名认证姓名，用代替（如“明”）

所属部门

下拉菜单（必填）

选择对应部门（如“市场部”“财务部”“研发中心”）

申请日期

日期（必填）

选择提交申请的日期

联系方式

文本（必填）

填写企业内部分机号或企业/钉钉账号

申请详情

审批事项类型

下拉菜单（必填）

如“请假申请”“采购申请”“会议审批”“费用报销”等

事项核心内容

长文本（必填）

根据事项类型填写（如请假起止时间、采购物品清单、会议主题及议程等）

预估金额/时长

数字（选填）

采购类填写预估金额，请假类填写请假天数，其他事项根据需求填写

特殊说明

长文本（选填）

需特别说明的事项（如请假期间紧急联系人、采购类需加急处理的理由等）

附件信息

附件名称

文件（必填）

证明材料命名格式：“事项类型+日期+说明”（如“请假申请病假证明”）

附件类型

下拉菜单（自动）

系统根据文件自动识别（PDF/JPG/Word等）

审批流程

第一审批人

自动带出（必填）

系统根据预设规则自动匹配（如部门负责人*）

第二审批人

自动带出（选填）

根据事项类型/金额自动匹配（如分管领导、财务部）

最终审批人

自动带出（选填）

如总经理、法务部等

审批意见

各节点审批意见

长文本（自动）

审批人填写意见后自动记录，支持查看历史意见

四、操作要点提示

信息填写规范：申请人需保证表单信息真实、完整，不得漏填必填项；数字类信息（如金额、数量）需准确无误，避免因格式错误（如小数点、单位）导致审批延误。

附件要求：附件需为清晰原件扫描件或电子文档，不得进行美修、篡改；涉及多页材料需合并为单个PDF文件，命名规范以便审批人快速识别。

审批时限：审批人需在系统规定时限内完成审批