流程化管理自动化审批表单模板.docVIP

适用业务场景

在企业运营中，各类审批事项常涉及跨部门协作、多级审批及流程留痕需求，例如：

采购管理：小额物资采购申请、供应商资质审核等，需保证采购流程合规、成本可控；

费用报销：员工差旅费、办公费报销，需关联预算额度及票据合规性；

项目立项：新项目启动申请，需评估资源投入、风险及跨部门协作可行性；

人事变动：岗位调整、权限变更等，需符合组织架构管理规范；

合同审批：业务合同签订前的条款审核、法律风险评估等。

上述场景均需通过标准化流程实现审批效率提升、责任明确及操作留痕，自动化审批表单可有效避免人工流转的延迟、遗漏及信息不对称问题。

操作流程详解

一、发起申请：填写基础信息与需求

登录系统：申请人通过企业内部OA系统或审批管理平台，进入“流程化管理”模块，选择对应的审批事项类型（如“采购申请”“费用报销”）。

填写表单：

基础信息：输入申请人、所属部门、联系方式、申请日期、申请事由简述（如“办公用品采购”）；

详细需求：根据事项类型填写具体内容（如采购清单含品名、规格、数量、预估单价；报销需附票据扫描件、费用明细）；

关联附件：必要的证明材料（如采购报价单、项目方案、合同草案等），保证附件清晰、完整。

提交申请：检查表单信息无误后，“提交”，系统自动唯一申请编号（如“CG001”），并触发流转流程。

二、流程流转：按预设规则自动分发

自动路由：系统根据预设的审批流程规则（如“采购申请：部门负责人→采购主管→财务审核→分管领导”），将申请自动推送到第一审批人*的待办列表。

审批人处理：

接收通知：审批人通过系统消息、邮件或移动端提醒获取审批任务，查看申请详情及附件；

审批操作：根据审批标准（如采购是否超预算、报销票据是否合规）选择“通过”“驳回”或“退回修改”：

通过：填写审批意见（如“同意采购，请按流程执行”），系统自动流转至下一审批人；

驳回：注明驳回原因（如“预算超标，需重新预估”），申请状态变更为“已驳回”，终止流程并通知申请人；

退回修改：说明修改要求（如“补充供应商联系方式”），申请退回至申请人环节，修改后可重新提交。

多级审批：逐级完成所有审批节点，系统记录每个审批人的操作时间、意见及处理状态，形成完整审批链。

三、结果反馈与执行

审批完成：所有审批节点通过后，系统自动将申请状态更新为“已批准”，并通过消息通知申请人及执行部门。

任务执行：执行部门根据审批结果启动后续动作（如采购部门下单采购、财务部门安排报销、项目组启动项目），并在系统中反馈执行进度（如“已下单”“已付款”）。

归档存储：审批完成的申请表单、附件及审批记录自动归档至系统数据库，支持按申请编号、日期、申请人等条件查询，保证数据可追溯。

自动化审批表单模板结构

模块

字段名称

填写说明

字段类型

是否必填

基础信息

申请人*

申请人姓名

文本

是

所属部门*

申请人所属部门

下拉选择

是

联系方式*

申请人手机号/分机号（仅用于内部联系）

文本

是

申请日期*

提交申请的日期

日期

是

申请编号

系统自动（格式：事项类型-年月日-序号，如“CG001”）

文本（自动）

否

申请事项

事项类型*

下拉选择：采购申请/费用报销/项目立项/人事变动/合同审批等

下拉选择

是

事项标题*

简明概括申请内容（如“10月办公用A4纸采购”）

文本

是

详细内容

事由说明*

详细描述申请背景、目的及具体需求（如“因部门纸张不足，需采购A4纸50包”）

文本域

是

需求明细

表格形式填写（如采购：品名、规格、数量、预估单价、总价；报销：费用类型、金额、用途）

动态表格

是（按事项）

预算金额

涉及费用时填写，需与需求明细总价一致

数字（保留两位小数）

是（涉及费用）

预计完成时间

项目类/采购类需填写

日期

否（按事项）

附件信息

附件列表

相关证明材料（如报价单、票据、合同草案等），支持PDF/JPG/PNG格式，单文件≤10MB

文件

是（按事项）

审批流程

审批环节

系统预设流程（如“部门负责人→主管领导→财务部”）

文本（自动显示）

否

各环节审批人*

系统根据组织架构自动匹配或手动指定

下拉选择（人员）

是

审批意见

审批人填写通过/驳回原因

文本域

否（审批时填写）

审批时间

系统自动记录审批人提交操作的时间

日期时间（自动）

否

审批状态

待审批/审批中/已通过/已驳回/已退回

文本（自动更新）

否

使用规范与提示

信息填写规范：

带“*”字段为必填项，填写需完整准确，避免模糊表述（如“采购一批文具”应明确品名、数量）；

附件需与申请事项直接相关，保证文件清晰可辨，重要材料（如合同）需加盖电子章。

审批时限要求：

各审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，紧急事项可标注“加急”，审批人需在4小时内响应；

超时未处