采购申请与审批流程手册低耗高效采购的关键环节模板.docVIP

采购申请与审批流程手册：低耗高效采购关键环节模板

一、适用范围与场景说明

日常运营采购：各部门办公用品、生产辅料、服务支持（如保洁、维修）等常规物资采购；

项目专项采购：新建/改扩建项目所需设备、材料、技术服务的采购；

小额高频采购：单笔金额低于企业设定标准（如5万元以下）的重复性采购需求；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速响应的采购任务。

二、采购申请与审批操作流程详解

（一）需求提出与部门初审

需求发起：申请人根据实际需求（如部门办公耗材短缺、项目物料需求），填写《采购需求申请表》（见模板1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等关键信息，并附相关依据（如库存盘点表、项目计划书）。

部门初审：部门负责人*对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门年度工作计划；

数量是否与实际消耗匹配，是否存在重复申领；

预估金额是否在部门预算范围内。

审核通过后签字确认，需求流转至采购部门；若不通过，需反馈具体理由并退回申请人调整。

（二）采购申请单编制与提交

信息核对：采购部门接收需求后，核对《采购需求申请表》信息完整性，重点关注规格型号的明确性（避免“类似产品”等模糊描述）、数量计算的准确性（如是否考虑损耗率）。

补充信息：对于复杂采购（如设备采购），采购部门需协同申请人补充技术参数、验收标准等细节；对于市场波动较大的物资（如原材料），需收集近期市场价格行情作为审批参考。

正式提交：信息无误后，采购部门编制《采购申请单》（见模板2），关联《采购需求申请表》，按企业规定的审批路径发起流程。

（三）多级审批流程

根据采购金额、物资类型及风险等级，实行分级审批，核心节点

审批层级

审批人

审核要点

部门负责人

*（部门负责人）

需求合理性、预算匹配度、部门内优先级

采购部门

*（采购经理）

采购方式合规性（如是否需招标/询价）、供应商资源库匹配度、市场价格合理性

财务部门

*（财务主管）

预算余额、付款方式合规性、成本效益分析

管理层

*（分管副总/总经理）

重大采购（如超10万元）的战略必要性、对公司整体运营的影响

审批时效要求：各环节需在1-3个工作日内完成审核（紧急采购可缩短至4小时），超时未反馈视为默认通过。审批通过后，进入供应商选择环节。

（四）供应商选择与合同签订

供应商筛选：

优先从企业《合格供应商名录》中选择，名录内供应商不足时，通过公开询价（至少3家比价）、招标等方式新增；

供应商需提供资质证明（如营业执照、相关行业许可证），采购部门对其生产能力、质量认证、供货周期进行评估。

价格谈判：采购部门与供应商就价格、付款条件、交付方式、售后服务等进行谈判，保证性价比最优。

合同签订：审批通过后，由采购部门拟定《采购合同》（模板3），明确双方权利义务，经法务部门（如有）审核后，由双方授权代表签字盖章。

（五）订单执行与验收

订单下达：采购部门根据合同《采购订单》（模板4），发送给供应商，明确交付时间、地点、验收标准。

交付跟踪：供应商发货后，采购部门跟踪物流信息，保证按时交付；若延迟，需及时协调并反馈至需求部门。

联合验收：

物资送达后，由需求部门、采购部门、质检部门（如需）共同验收，核对数量、规格、质量（如抽样检测、试运行）；

验收合格后，填写《采购验收单》（模板5），三方签字确认；若不合格，当场拒收并通知供应商退换货，同时启动质量追溯流程。

（六）付款与归档

付款申请：采购部门凭《采购合同》《采购订单》《采购验收单》《发票》（合规发票）等资料，填写《付款申请单》（模板6），提交财务部门审核。

资金支付：财务部门审核无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）办理支付，并留存付款凭证。

资料归档：采购部门将采购全流程资料（需求申请、审批单、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于5年，保证可追溯。

三、核心流程模板表格

模板1：采购需求申请表

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价

采购用途

是否紧急

期望交付时间

预算科目

□是□否

附件清单

（如库存盘点表、项目计划书等）

部门负责人意见

签字：日期：

模板2：采购申请单

申请编号

关联需求编号

采购部门

申请人

日期

物资名称

规格型号

单位

数量

预算金额

采购方式

□询价□招标□单一来源□紧急采购

供应商推荐（如有）

审批意见栏

部门负责人：日期：

采购经理：日期：

财务主管：日期：

管理层：日期：

模板3：采购合同（核心条款节选）

合同编号

甲方（采购方）

乙方（供应商）

签订日期

物资明细

规格型号

单位

数量

质量标准

（如：符合GB/T19001-2016标准，提供质检报告）

付款方式

□预付30%□