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企业行政管理规范参考工具书

前言

为规范企业内部行政管理流程，提升运营效率，保障各项工作有序开展，特编制本工具书。本工具书涵盖日常办公、会议组织、物资管理、档案管理、印章管理、公务车辆等核心行政模块，适用于企业各部门管理人员及员工，旨在提供标准化操作指引，保证行政工作规范、高效、合规。

一、日常办公管理规范

适用范围与场景

适用于员工日常考勤、办公环境维护、办公用品申领等日常办公场景，旨在保障办公秩序，提升工作环境质量。

标准化操作步骤

（一）考勤管理

打卡规则：员工上下班需通过企业考勤系统刷脸/刷卡打卡，迟到、早退、旷工等异常情况需及时在系统中备注说明。

外出登记：工作时间内因公外出，需提前通过OA系统提交《外出申请单》，注明外出事由、时间、地点及联系方式，经部门负责人审批后生效。

请假流程：员工因病、因需请假，需提前1-3天提交《请假申请单》，附相关证明材料（如病假条），按审批权限逐级审批（部门负责人→分管领导→人力资源部）。

（二）办公环境维护

个人工位：员工每日下班前需整理工位，保持桌面整洁，文件资料分类存放，个人物品规范摆放。

公共区域：会议室、茶水间、走廊等公共区域由各部门轮流清扫，使用后及时整理（如会议结束后将桌椅归位、清理垃圾）。

（三）办公用品申领

申领渠道：员工通过企业内部物资管理系统提交申领需求，选择所需物品（如笔、本、文件夹等）及数量。

审批流程：部门负责人审核申领合理性（如是否为必需品、是否超量），行政部根据库存情况发放，每月汇总各部门申领数据。

配套表单示例

表1：考勤异常申请单

申请人

所属部门

异常类型（迟到/早退/旷工）

日期

异常原因

证明材料（如有）

部门负责人审批

*某

行政部

迟到

2023-10-01

交通拥堵

无

同意

表2：办公用品申领单

申领人

申领日期

物品名称

规格

申领数量

用途

审批人

*某

2023-10-02

A4纸

80g

5包

日常打印

*某

关键注意事项

考勤记录作为员工绩效考核、薪酬核算依据，需保证真实、准确，严禁代打卡、虚报考勤。

公共区域使用后需及时恢复原状，避免影响他人使用；个人工位禁止存放危险品、违禁品。

办公用品申领应遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，行政部定期对库存进行盘点，避免积压或短缺。

二、会议组织与执行规范

适用范围与场景

适用于部门例会、项目研讨会、公司级会议等各类会议的组织、召开及后续跟进，旨在提升会议效率，保证会议目标达成。

标准化操作步骤

（一）会议筹备

议题收集：会议发起人（部门负责人/项目组）提前3个工作日收集会议议题，明确各议题讨论目标及预期成果。

时间地点：根据参会人员日程协调会议时间，优先选择企业内部会议室，提前确认设备（投影仪、麦克风、白板）可用性。

参会人员：确定必要参会人员（决策人、执行人、相关业务部门代表），提前发送《会议通知》，注明会议时间、地点、议程及需提前准备的资料。

（二）会议召开

签到入场：参会人员提前5分钟入场，通过会议签到表签到；会议开始后，主持人宣布会议纪律（如手机静音、禁止随意走动）。

议程推进：按既定议程逐项讨论，主持人控制各议题时间，避免偏离主题；重要决议需当场确认，明确责任人和完成时限。

会议记录：指定专人记录会议内容，包括讨论要点、决议事项、待办任务（需记录任务内容、负责人、截止时间）。

（三）会后跟进

纪要分发：会议结束后2个工作日内，整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关部门。

任务跟踪：各部门负责人督促落实会议决议中的待办任务，行政部每周汇总任务进度，对逾期未完成的进行提醒。

配套表单示例

表3：会议通知单

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员

议程

主持人

联系人及电话

第三季度销售总结会

2023-10-1514:00-16:00

301会议室

销售部全体成员、分管领导

1.各区域销售汇报；2.Q4目标分解；3.资源需求讨论

*某

*某（）

表4：会议纪要模板

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

第三季度销售总结会

2023-10-1514:00-16:00

301会议室

*某

*某

一、讨论要点：

华东区销售额同比增长15%，但华南区下降5%，原因分析为竞品价格战。

Q4目标：整体销售额提升20%，需增加华东区广告投放，华南区推出促销活动。

二、决议事项：

增加10万元华东区广告预算（负责人：*某，10月20日前完成方案）。

华南区11月1日起开展“满减”促销活动（负责人：*某，10月25日前提交方案）。

关键注意事项

会议通知需提前发送，保证参会人员有充足准备；非必要人员不安排参会，避免资源浪费。

会议记录需客观、准确，重点突出决议和待办任务，避免记录无关细节。

会议结束后24小时内完成纪要审核与分发，保证信息及时传递，任务责任到