业务合作洽谈纪要模版与细节沟通指导.docVIP

适用场景：哪些洽谈需要这份纪要

在跨部门资源协作、外部商务合作接洽、联合项目启动、长期合作框架商定等场景中，洽谈纪要都是保证沟通成果落地的重要工具。例如：市场部与技术部共同推进新产品合作时，需明确双方权责与时间节点；与外部供应商洽谈服务合作时，需记录价格条款、交付标准等核心内容。通过标准化纪要，可避免信息遗漏、责任不清，为后续执行提供依据。

操作流程：从准备到确认的完整步骤

一、洽谈前：明确目标与准备材料

确定核心议题：根据洽谈目的（如合作模式、资源投入、风险分担等），提前梳理需讨论的关键问题，形成议题清单，避免讨论偏离方向。

确认参会人员：明确双方参与人（含决策人、执行人），例如甲方业务负责人经理、乙方技术负责人工程师，并提前告知会议时间、地点及议程。

准备背景资料：整理合作背景（如市场数据、过往合作记录）、初步方案（如合作框架草案、资源需求清单），提前发送给参会方，保证各方信息对等。

二、洽谈中：聚焦关键信息与共识记录

开场与目标重申：主持人简要说明洽谈目的（如“明确Q3联合营销活动的分工与资源”），并确认议程顺序。

逐项议题讨论：按议题清单展开讨论，记录各方观点（如“甲方希望乙方承担内容制作，乙方提出需增加设计人力支持”），重点关注分歧点与初步共识。

明确决策与待办：对达成一致的内容（如“合作预算上限为*万元”“乙方需在月日前提供方案初稿”）清晰记录，对未达成一致的议题（如“付款方式需法务审核”）标注后续跟进动作。

实时记录与核对：指定记录人实时整理讨论要点，重要数据（如时间、金额、数量）需与参会人当场确认，避免遗漏或误差。

三、会后：整理、确认与归档

纪要初稿撰写：会后2个工作日内，根据会议记录整理纪要初稿，结构包含基本信息、参会人员、合作背景、议题讨论情况、共识决议、待办事项、下一步计划，语言简洁、客观，避免主观评价。

多方核对与反馈：将初稿发送给所有参会人（含缺席人员），确认信息准确性（如“待办事项负责人是否为*某”“时间节点是否为月日”），收集修改意见并调整。

定稿与分发：确认无误后，由双方负责人签字（或电子签）盖章，正式版本同步至所有相关执行人员，并按公司规定归档（如至共享平台、留存纸质版）。

纪要模板：标准化记录框架

业务合作洽谈纪要

基本信息

内容

洽谈主题

例：2024年Q3联合市场推广合作洽谈

日期

例：2024年月日

时间

例：14:00-16:30

地点

例：甲方公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

例：甲方市场部*经理

记录人

例：乙方运营专员*助理

参会人员

部门/单位

姓名

职务

甲方

市场部

*经理

部门负责人

甲方

财务部

*专员

预算管理员

乙方

市场部

*总监

合作负责人

乙方

设计部

*主管

执行负责人

合作背景|简述洽谈起因（例：为提升甲方产品A在年轻用户中的渗透率，双方拟联合开展线上推广活动，明确合作分工与资源投入。）|

核心议题讨论情况

议题

讨论要点

各方观点

推广目标与范围

活动核心目标

提升产品A在18-25岁用户中的月活增长20%

甲方：需聚焦“新用户获取”；乙方：建议同步增加“老用户复购”指标

资源投入与分工

内容制作与投放执行

甲方提供产品资料与预算，乙方负责创意设计、媒介采购

乙方：设计团队需*人支持，人力成本需包含在预算中；甲方：媒介采购需共同审核渠道

时间节点

活动启动与关键里程碑

初稿方案提交、最终定稿、上线时间等

双方确认：方案初稿月日前提交，月日上线，每周五同步进度

达成的共识与决议

内容

依据

推广目标

明确核心目标为“18-25岁用户月活增长20%”，同步跟踪“复购率提升10%”

双方市场数据共同分析，目标具备可行性

预算分配

总预算*万元，其中内容制作占60%，媒介投放占40%，乙方人力成本包含在总预算内

甲方财务部预算上限，乙方报价清单

方案提交时间

乙方需在月日前提交包含创意、媒介、排期的完整方案，甲方*个工作日内反馈

保证预留充足修改与执行准备时间

待办事项

事项描述

负责人

完成时间

所需支持

甲方提供产品资料

提供产品A功能说明、用户画像数据

*专员

月日

无

乙方提交方案初稿

含创意、媒介、排期计划

*主管

月日

甲方提供过往活动案例参考

双方审核方案

法务审核合同条款，财务确认预算

经理（甲）总监（乙）

月日

双方法务/财务部门对接

下一步计划

时间节点

主要动作

负责人

方案定稿会

月日10:00

讨论并确认最终推广方案

经理（甲）总监（乙）

活动启动会

月日14:00

明确执行分工，建立沟通机制

双方执行团队负责人

关键要点：保证纪要有效的细节提醒

信息准确性优先：涉及数据（金额、时间、数量）、责任主体（负责人、部门）等关键信息，必须经参会人当场核对，避免因表述模糊导致执行偏差（如“尽快完成”需明确具