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机关单位财务报销流程指引

前言

财务报销工作是机关单位日常运转中不可或缺的重要环节，它不仅关系到单位资金的规范使用与安全，也直接影响到工作效率和员工的切身利益。为进一步加强财务管理，明确报销流程，规范报销行为，确保各项支出合法、合规、真实、准确，特制定本指引。本指引旨在为机关单位全体工作人员提供清晰、便捷的报销操作指南，以期共同提升单位财务管理水平。

一、报销基本原则

在办理财务报销业务时，所有人员均需严格遵守国家财经法律法规、上级主管部门相关规定以及本单位内部财务管理制度。核心原则包括：

1.合法性原则：报销的经济业务必须符合国家法律法规及政策规定，报销凭证必须合法有效。

2.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，严禁虚构交易、虚报冒领。

3.合规性原则：报销流程、审批权限、开支标准等必须符合单位内部财务管理制度规定。

4.及时性原则：各项经济业务发生后，应尽快整理相关凭证并办理报销手续，避免跨年度报销（特殊情况除外）。

5.预算控制原则：各项支出应在批准的预算额度内执行，严禁无预算、超预算支出。

二、事前审批与预算控制

凡事预则立，不预则废。财务报销的第一道关口在于事前的审批与预算控制：

1.预算额度查询：经办人在发生经济业务前，应首先确认该项支出是否在年度预算范围内，或是否已获得相应的预算调整批复。

2.事前审批程序：对于大额支出、专项支出或规定需事前审批的项目（如因公出差、会议培训、购置固定资产等），经办人须提前填写相应的审批单，按照单位规定的审批权限报请相关领导审批。未经事前审批的此类支出，财务部门有权不予报销。

3.合同管理：涉及经济合同的支出，合同签订前需经过法务审核和财务部门对合同条款（特别是付款方式、金额、税务处理等）的审核。合同作为报销的重要附件。

三、原始凭证的规范获取与整理

原始凭证是财务报销的基石，其规范性直接影响报销的顺利与否：

1.凭证类型：合法有效的原始凭证主要包括税务机关监制的发票、财政部门监制的行政事业性收费票据、以及其他符合规定的自制凭证（如工资表、差旅费报销单等）。

2.基本要素：取得的发票或票据必须要素齐全，包括：单位名称（须与本单位全称一致）、开票日期、经济业务内容、规格型号（如适用）、数量、单价、金额（大小写必须一致且清晰）、开票单位发票专用章或财务专用章。

3.真实性与关联性：原始凭证所记载的内容必须与实际发生的经济业务相符，不得涂改、挖补。如有附件（如会议通知、培训文件、采购清单、验收证明等），应一并收集整理。

4.票据粘贴：原始凭证应分类、整齐地粘贴在“原始凭证粘贴单”上，粘贴时应从右至左、从上至下，避免覆盖票据金额等关键信息。同类票据应集中粘贴。

四、报销单的规范填写

报销单是经办人向单位申请报销的正式书面依据：

1.填写规范：经办人应根据经济业务性质，选择填写相应的报销单（如差旅费报销单、费用报销单、借款单等）。填写内容必须真实、完整、清晰，不得潦草。

2.关键信息：包括：报销部门、报销日期、报销人、事由（详细说明经济业务内容）、附件张数、各项费用明细（金额应与所附原始凭证金额一致）、合计金额（大小写）等。

3.签字确认：报销人需在报销单指定位置亲笔签名。

五、分级审核与审批

报销单填写完毕后，须按照单位规定的审批权限和程序进行逐级审核与审批：

1.部门负责人审核：部门负责人对本部门发生的经济业务的真实性、必要性以及报销单填写的完整性进行审核，并在报销单上签字确认。

2.财务初审（如设）：部分单位可能设置财务初审环节，由财务人员对报销凭证的合规性、票据的有效性等进行初步审核。

3.分管领导审批：分管领导对其分管范围内的经济支出的合理性、合规性进行审批。

4.单位负责人审批：根据支出金额大小及单位规定，由单位主要负责人或其授权人员进行最终审批。

*注：具体审批权限和流程以各单位内部规定为准。*

六、财务部门复核与支付

经审批通过的报销单，将提交至财务部门进行最终复核与资金支付：

1.财务复核：财务部门复核人员将对报销凭证的合法性、合规性、完整性，审批手续的完备性，以及金额计算的准确性进行全面复核。如有疑问，将退回经办人补充或说明。

2.支付方式：复核无误后，财务部门将根据相关规定和报销单上的收款信息，采用转账、公务卡结算等方式办理支付。原则上不提倡大额现金支付。

3.会计核算：财务部门根据审核无误的报销凭证进行会计核算，登记相关账簿。

七、报销注意事项与常见问题

1.票据时效性：尽量在票据开具后及时办理报销，避免长期积压。跨年度票据的报销，需符合单位相关规定。

2.公务卡使用：凡纳入公务卡强制结算目录的支出，应按规定使用公务卡结算。

3.差旅费标准：严格按照单位制定的差旅费