合同管理系统功能需求文档.docxVIP

合同管理系统功能需求文档

一、引言

在现代企业的日常运营与商业合作中，合同作为明确双方权利义务、规范商业行为的核心法律文件，其重要性不言而喻。传统的合同管理方式，如依赖纸质文件、分散存储于个人电脑或简单的电子表格记录，往往伴随着效率低下、版本混乱、审批流程冗长、风险难以预警、检索困难以及数据统计分析滞后等诸多问题。这些痛点不仅耗费了大量的人力与时间成本，更可能因管理疏漏给企业带来潜在的法律风险与经济损失。

为有效解决上述问题，提升企业合同管理的规范化、精细化与智能化水平，特提出本合同管理系统的功能需求。本系统旨在构建一个全生命周期的合同管理平台，实现合同从起草、审批、签署、履行到归档、分析的全过程数字化管理，确保合同信息的准确性、完整性与安全性，为企业决策提供数据支持，最终助力企业提升运营效率、控制法律风险、优化资源配置。

二、用户角色与权限

系统的稳定运行和数据安全，离不开清晰的用户角色划分与严格的权限控制。根据企业合同管理的实际参与人员及其职责，系统应至少包含以下几类用户角色，并为每类角色配置相应的操作权限：

1.系统管理员：负责系统的基础配置、用户账户管理（创建、修改、禁用）、角色定义与权限分配、组织机构维护等。拥有系统最高操作权限，确保系统按企业需求正常运转。

2.合同管理员：通常隶属于法务部门或综合管理部门，负责合同模板的维护与更新、合同分类体系的管理、合同审批流程的配置、合同归档的监督与抽查，以及系统内合同数据的整体把控。

3.业务部门用户：这是系统的主要操作用户群体，包括各业务部门的合同发起者、经办人。他们负责根据业务需求发起合同申请、填写合同基本信息、上传相关附件、跟踪合同审批进度，并在合同履行过程中更新履行状态、记录相关事项。

4.审批人：根据合同的类型、金额、重要性等因素，系统会自动或手动指定相应层级的审批人，如部门负责人、分管领导、总经理等。审批人根据其职责范围，对提交的合同草案进行审阅、提出修改意见或批准/驳回合同。

5.财务人员：参与涉及财务条款的合同审批，关注合同金额、付款方式、发票信息等。在合同履行阶段，负责合同款项的支付申请审核、收款记录等与财务相关的操作。

6.法务人员：对合同的合法性、合规性、条款严谨性进行专业审核，提供法律意见，修改法律条款，确保合同在法律层面的风险可控。

7.企业管理层：通常不直接参与合同的具体操作，但需要通过系统查看合同汇总数据、关键指标报表，如合同总览、履约情况、风险预警等，以便进行宏观决策和管理监督。

三、系统功能需求

（一）合同起草与拟定

合同的起草与拟定是合同管理的起点，系统应提供便捷、规范的工具支持：

*合同模板管理：系统应内置或允许管理员上传、维护多种标准合同模板（如采购合同、销售合同、服务合同等）。用户可基于模板快速创建合同草案，有效避免条款遗漏和不规范表述。模板应支持版本控制，确保用户使用的是最新版本。

*合同要素填写：在基于模板创建合同时，系统应提供清晰的表单界面，引导用户填写合同关键要素，如合同名称、合同编号（可自动生成规则）、甲乙方信息（支持从客户/供应商名录中选择，避免重复录入）、合同金额、有效期、核心商务条款等。

*在线编辑与版本控制：提供功能完善的在线编辑器，支持合同文本的编辑、格式调整、插入表格、图片等。系统应自动记录合同起草过程中的修改历史，保留不同版本的合同文本，用户可查看各版本间的差异，回溯修改轨迹，避免版本混乱。

*合同附件管理：支持上传与合同相关的各类附件，如报价单、技术方案、对方资质证明等，并可对附件进行命名、分类和预览。

（二）合同审批与签署

合同审批是保障合同质量、控制风险的关键环节，签署则标志着合同正式生效：

*审批流程自定义：系统应支持管理员根据合同类型、金额、重要性等条件，预设或自定义灵活的审批流程。例如，小额合同可能只需部门负责人审批，大额或特殊合同则需多级审批及法务、财务介入。审批流程应支持串行、并行等多种模式。

*审批发起与流转：合同草案完成后，用户可一键提交审批。系统根据预设规则自动将合同流转给相应的审批人。审批人可收到系统消息通知（如站内信、邮件或短信集成）。

*审批操作与意见记录：审批人在收到审批任务后，可查看合同全文、附件，并执行同意、驳回（可附带修改意见）、退回修改（指明退回至某环节或某起草人）、转审（将审批任务转交给其他有权限的人）等操作。所有审批意见应被系统完整记录，作为合同档案的一部分。

*电子签署集成（可选，但推荐）：系统可集成第三方电子签章服务，支持在合同审批完成后，由指定人员在线进行电子签章，或发送给外部合作方进行电子签署。电子签章应符合国家相关法律法规要求，确保签署的合法性和不可否认性。对于仍需纸质签署的场景，系统