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事故记录归档与管理规范

一、总则

(一)目的与意义

为规范各类事故（包括但不限于生产安全、设备故障、服务投诉、质量偏差等）的记录、收集、整理、归档及后续管理工作，确保事故信息的真实性、完整性、准确性和可追溯性，为事故原因分析、责任认定、预防措施制定、经验教训总结及持续改进提供可靠依据，特制定本规范。本规范旨在通过系统化的管理，提升组织应对风险、防范事故重复发生的能力，保障组织运营的稳定与高效。

(二)适用范围

本规范适用于组织内所有部门及员工在日常运营、项目实施、服务提供等各项活动中发生的各类事故的记录与归档管理工作。

(三)基本原则

1.及时性原则：事故发生后，相关人员应立即着手记录，避免因时间推移导致记忆模糊或关键信息遗漏。

2.真实性原则：记录内容必须实事求是，客观反映事故的原貌，严禁虚构、篡改或隐瞒。

3.完整性原则：事故记录应包含所有必要要素，确保信息的全面性，便于后续分析和处理。

4.规范性原则：记录格式、归档流程、保管方式等应遵循本规范及相关制度的统一要求。

5.保密性原则：涉及敏感信息、商业秘密或个人隐私的事故记录，应严格遵守保密规定，限制查阅范围。

二、事故记录的基本要求

(一)记录主体

事故发生的当事人、目击者、直接负责人或指定的记录员为事故记录的责任主体，应确保记录的及时与准确。

(二)记录工具与载体

1.优先采用电子记录：鼓励使用组织指定的信息系统、数据库或标准化电子表单进行记录，便于统一管理、检索和备份。

2.纸质记录：在电子记录条件不具备或紧急情况下，可先采用纸质表单记录，事后应及时转化为电子版本，并妥善保管纸质原件。

3.记录载体要求：无论是电子还是纸质记录，均应保证其清晰、耐久、不易篡改。

(三)记录时效性

事故发生后，原则上应在当班或一个工作日内完成初步记录。对于复杂事故，可先进行简要记录，待调查深入后再行补充和完善，但补充完善工作亦应在规定时限内完成。

三、事故记录的核心要素

一份完整的事故记录应至少包含以下核心要素，具体内容可根据事故类型（如安全事故、质量事故、设备事故等）进行适当调整和细化：

(一)事故基本信息

1.事故名称/编号：对事故进行简明扼要的命名，并赋予唯一的识别编号。

2.发生时间：精确到年、月、日、时、分，必要时记录持续时间。

3.发生地点：详细到具体区域、位置。

4.事故类型：根据组织内部事故分类标准进行划分。

5.报告部门/报告人：填写报告部门及报告人姓名、联系方式。

6.记录日期/记录人：填写实际记录的日期及记录人姓名。

(二)事故经过与现场情况

1.事故详细描述：清晰、客观、按时间顺序描述事故发生的具体过程，包括事发前的状态、事发时的现象、关键节点等。

2.现场环境与条件：记录事故发生时的天气、光线、温度、湿度、设备状态、物料情况等可能相关的环境因素。

3.涉及人员：记录事故涉及的所有人员（当事人、目击者、受影响人员等）的姓名、部门、岗位及在事故中的角色。

4.财产损失情况：如有财产损失，应详细记录受损物品名称、型号、数量、损坏程度等。

5.人员伤亡情况：如有人员伤亡，应记录受伤人员姓名、伤情诊断、救治情况等（遵循相关隐私保护规定）。

(三)事故原因分析

1.直接原因：导致事故发生的最直接、最表层的原因。

2.间接原因：导致直接原因产生的深层次原因，如管理缺陷、制度不完善、培训不足、设备维护不当、环境不良等。

3.根本原因：从组织层面、系统层面分析事故发生的本质原因。

(四)事故处理与应急措施

1.已采取的应急措施：记录事故发生后立即采取的控制事态、防止扩大、抢救伤员、保护现场等应急处置措施。

2.事故处理结果：记录对事故的初步处理意见、已执行的处理决定及处理结果。

3.责任人认定与处理：根据调查结果，明确事故责任人（直接责任、间接责任、领导责任等），并记录相应的处理意见或结果。

(五)预防与改进措施

针对事故原因分析，提出具体、可操作的预防同类事故再次发生的纠正措施和预防措施，明确责任部门、责任人和完成时限。

(六)附件材料

如事故现场照片、视频、草图、技术鉴定报告、证人证言、医疗证明等，应作为附件随事故记录一并归档。

四、事故记录的归档流程

(一)记录收集与初审

事故处理完毕或初步调查结束后，由记录责任部门或指定人员将完整的事故记录（含电子文档及纸质材料）收集汇总，并进行初步审核，确保要素齐全、内容准确、逻辑清晰。

(二)编号与分类

1.统一编号：按照组织规定的编码规则对事故记录进行统一编号，确保唯一性和可追溯性。

2.分类整理：根据事故类型、发生部门、严重程度等维度对事故记录进行分类整理，便于检索和统计。

(三)归档存储

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