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员工离职管理流程及操作规范

一、总则：离职管理的意义与原则

员工离职，作为组织人员流动的正常现象，其管理的规范与否，直接关系到员工个体的职业体验、组织内部的运营连续性以及企业的整体形象。一套清晰、专业的离职管理流程，不仅能够妥善处理员工与企业间的权利义务关系，防范潜在的劳动风险，更能通过人性化的处理方式，最大限度减少离职事件对团队士气的负面影响，并为企业保留宝贵的人才信息与经验沉淀。

本规范旨在明确员工离职全过程的操作标准与责任分工，确保离职管理工作的有序、高效进行。所有涉及离职事务的员工、管理人员及人力资源部门，均应严格遵守本规范。

二、离职申请与沟通阶段

（一）离职申请的提出

员工基于个人原因或其他考量决定离职时，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》。申请书需清晰说明拟离职日期及简明扼要的离职原因。根据劳动合同及国家相关规定，员工应提前相应的时间提交申请，以确保工作交接的顺利进行。

（二）离职面谈与沟通

1.直接上级的初步沟通：接到员工离职申请后，直接上级应尽快与员工进行正式的离职面谈。面谈的目的在于：了解员工离职的真实原因，判断是否存在可以挽留的可能性（如适用），听取员工对团队管理、工作环境等方面的意见与建议。沟通应保持开放、尊重的态度，避免情绪化或指责性言行。

2.人力资源部的深度访谈：在直接上级沟通之后，或根据公司规定，人力资源部应与离职员工进行更为深入的离职访谈。此环节侧重于收集员工对公司整体管理、企业文化、薪酬福利、职业发展等方面的真实反馈，这些信息对于公司优化管理、改进工作具有重要参考价值。访谈内容应予以记录，并妥善保管。

三、离职审批与交接准备阶段

（一）离职申请的审批流程

1.直接上级审核：直接上级在与员工沟通后，根据面谈情况及团队工作安排，在《离职申请书》上签署意见，明确是否同意离职及建议的最后工作日期，并将申请材料提交至部门负责人。

2.部门负责人审批：部门负责人对本部门员工的离职申请进行审核，综合评估员工离职对部门工作的影响，并在审批意见中明确指示后续工作安排及交接要求。

3.人力资源部复核与审批：人力资源部收到审批流转的离职申请后，需对员工的劳动合同期限、服务期、竞业限制协议等进行核查，并确认员工是否已履行提前通知义务。审核无误后，按公司权限逐级报批。

（二）确定离职日期与交接计划

在离职申请获得批准后，由人力资源部或直接上级与离职员工协商确定最终的“最后工作日期”。该日期应确保员工有充足时间完成工作交接，同时兼顾部门工作的连续性。

直接上级应指导并协助离职员工制定详细的《工作交接计划》，明确交接内容、交接对象、完成时限等。

四、工作交接与资产清退阶段

（一）工作交接的实施

离职员工应严格按照《工作交接计划》，在规定时间内与指定的接任人员或直接上级进行全面、细致的工作交接。交接内容通常应包括：

1.正在进行的工作项目：项目进展情况、阶段性成果、后续计划、关键节点、联系人信息等。

2.已完成的工作档案：各类报告、方案、合同、数据资料等，需整理归档并说明存放位置。

3.客户资源与关系：重要客户信息、合作历史、当前状态等，需详细交接并确保平稳过渡。

4.内部流程与操作指南：岗位相关的工作流程、操作规范、注意事项等隐性知识的传递。

5.待办事项清单：清晰列出所有未完成的任务、截止日期及优先级。

工作交接完成后，交接双方及直接上级需在《工作交接清单》上签字确认，确保交接无遗漏。

（二）公司资产与资料的清退

离职员工在最后工作日前，必须办理完毕所有公司资产、资料的清退手续。主要包括：

1.办公用品：办公电脑、笔记本、手机、U盘、文具、钥匙等。

2.公司文件资料：纸质文件、电子文档（包括个人工作电脑中的公司数据）、技术资料、图纸、手册等，涉密文件需按保密规定处理。

3.财务借款与费用报销：结清所有个人向公司的借款，完成所有未报销的费用单据提交。

4.其他公司物品：工牌、门禁卡、借阅的书籍、公司分配的宿舍等。

相关部门（如行政部、IT部、财务部等）需在《资产清退清单》上签字确认，确保所有公司财产均已收回或妥善处理。

五、离职结算与关系终止阶段

（一）薪酬福利结算

人力资源部负责根据员工的实际出勤天数、加班情况、未休年假等，准确核算员工的离职当月工资、经济补偿金（如适用）、未休年假工资等。社保、公积金等则需按规定办理停缴或转移手续。所有款项应在规定时间内足额支付给离职员工。

（二）劳动合同的解除与证明开具

在员工完成所有交接手续、资产清退完毕且薪资结算清楚后，人力资源部应与员工签订《解除/终止劳动合同协议书》，正式解除双方的劳动关系。

同时，公司应在员工离职之日起的规定时限内，为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》，该证明需符合法律规定的格式与内容，以