办公室管理形成性考核册答案.docVIP

一、办公室实务工作一览表

序号

国内通常性

国外通常性

国内公司（含外企）

1

文书撰写

按上司的口头或书面指示完成信函。

记录上司指令及会谈、会议内容

2

文书制作

复印资料。

打印文稿及表格

3

文书解决

在权限内按自已的意思发出信函。

信函和邮件的解决。

4

档案管理

档案管理。

5

会议组织

安排会议事务,并做会议记录或纲要。

记录上司指令及会谈、会议内容。

6

调查研究

帮助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7

信息资料

准备好公司要公开的资料;

收集及整理各种信息

８

信访工作

替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。

接待宾客和员工的来访。

９

接待工作

接待来访宾客；

１0

协调工作

以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11

督查工作

督导通常职工或速记员。

12

曰程安排

替上司定约会并做好记录;

１3

平常事务

阅读并分类信件

通讯事务、电话;

14

办公室管理

办公室环境的布置和整理

保管办公室设备及用品

15

其余暂时交办的事项-

以速记记下上司交待的事项；

执行上司交办事项

１６

替上司申报交纳所得税及办理退税。

1７

外出办事,如银行、邮局等。

1８

二、办公用易耗品重要包含哪些?

办公用易耗品重要有：1.信封、纸张；2．软盘、光盘等；３．铅笔4．圆珠笔;5签字笔或钢笔；6.修正液或修正带;7.印盒；８.各种小型机器，如订书机(包含订书针）、打孔机、装订机（包含装订线）、曰期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9.小刀；１0．曰历等；1１.其余，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简明阐述文员工作的三个环节，相互关系如何?

文员工作分为三个环节:计划、实施和检验。

1．计划的环节,要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最正确。2.实施的环节，要注意:同时检验是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作不论是哪一个，都要对的地实施；配合上司预期的期限3.检验的环节,要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或别人做过的工作和现在自已所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：先作计划,付诸实施，然后检验成果,围绕“计划——实施——检验”这么一个滚动的过程开展。三者相互联络形成一个循环。

文员一方面要仔细制订计划，然后依照这个计划去实施,并严格检验其成果,使得这个成果对下一次的计划有所帮助和启示。

同学们在回答这道题时,需要注意本题一共有两个问题。不仅规定你阐述三个环节是什么,而且还要阐明三者之间的关系如何。

四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。

按照“优先顺序”制订计划书时,要按如下三个环节进行:

１.将自已要做的事情分为：A.是否应该做的事？B．是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于Ａ要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。

对于A类事情再进行分类,分为:

重要而且紧急的事(优先做)；紧急但是并不重要的事（第二做);重要但是并不紧急的事（第三做）;虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事(可以请别人代劳）。3．与上司形成默契,可以直接找上司商议、请示。

五、从以下文员工作方法中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。

1．请示方法和报告方法;2.计划方法和总结方法；3.受意方法;4.传达方法；5.进言方法；6.变通方法和挡驾方法;7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文件指示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易于文员判断和领略）和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其余人员谈话种就某一问题、某项工作刊登的意见和看法等)。

受意方法要注意:(1)善于领略上司意图,不要曲解上司意图;（２)备好记录本，记录下指示要点；(３）注意倾听,专心判断指示的用意(4)必要时可以提问,直至明了意图为止，但不要打断谈话;（5)如有不批准见，可以公开提出,但要言之成理，并要注意方式、态度；６)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分结识到，在受意时,充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包含四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点;事后,又怕显得自已没有能力，而没有去请示总经理。只得凭自已大脑中的记忆写，成果写出来的简介根本就不行。曰后，我再次向总经理问询，并备好了记录本做好了记录，依照总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中,我